Software de gestão de registos digitais

Crie registos com eForms

Crie um formulário reutilizável com datas, listas pendentes, campos de utilizador, valores obrigatórios e anexos. A submissão cria um registo estruturado na pasta onde o formulário foi aberto. Não é necessário um documento Word separado para guardar os dados.

Defina um padrão de nome com valores dos campos, como referência do incidente e departamento. Adicione os campos importantes às colunas da pasta para consultar os dados essenciais sem abrir cada registo. Veja como funcionam os eForms.

Traga os ficheiros e e-mails existentes

Carregue documentos, guarde e-mails e anexos selecionados com o suplemento do Outlook ou ative o endereço de importação por e-mail da pasta para receber ficheiros.

Um scanner ou outro sistema com envio de documentos por e-mail também pode utilizar esse endereço. Escolha o destino e configure metadados, acessos e automatizações adequados aos documentos recebidos.

Utilize campos consistentes entre equipas

Associe campos compatíveis de formulários diferentes ao mesmo campo de metadados existente. Por exemplo, o nome do cliente num formulário de contrato e num formulário de atendimento pode aparecer na mesma coluna de uma pasta. Cada registo mantém o seu próprio valor.

Escolha essa associação ao criar o campo; dar o mesmo nome a dois campos não os liga. Os metadados partilhados melhoram as listas e pesquisas entre formulários.

Atribua uma referência aos registos

Configure a numeração automática de documentos ou registos de formulários, com sequência e componentes de data. Um esquema de numeração pode abranger vários modelos de formulário.

A numeração é independente do padrão do nome apresentado e está disponível no Medium e no Tailor.

Pesquise com a informação que conhece

Utilize filtros de pesquisa por tipo de formulário, departamento, cliente, data ou outro metadado. Adicione filtros de tarefas para encontrar registos associados a aprovações ou outras tarefas de fluxos.

A pesquisa avançada também consulta conteúdos indexados de documentos e digitalizações suportados, incluindo PDF, DOCX, PNG e JPG. A exatidão do OCR depende da qualidade e do idioma; o conteúdo XLSX não está incluído na pesquisa OCR.

Exporte os resultados com metadados para Excel ou CSV. Os resultados limitam-se aos registos a que o utilizador tem permissão de acesso.

Transforme datas dos registos em lembretes

Configure a lembretes automáticos de formulários antes ou depois de um campo de data, com condições opcionais e destinatários selecionados. As regras podem aplicar-se a registos existentes e novos.

Por exemplo, envie um lembrete 30 dias antes do fim de um contrato, apenas se o estado for Ativo. Escolha um utilizador, grupo, endereço de e-mail ou campo de destinatário compatível e inclua valores do registo na mensagem.

Os prazos passam a fazer parte da configuração do registo, sem depender de uma agenda separada que alguém tem de manter.

Escolha quem pode fazer o quê

Partilhe os registos com as pessoas ou grupos que precisam deles. As permissões personalizadas do Tailor permitem separar ações como pré-visualizar, descarregar, atualizar versões, partilhar e eliminar.

As marcas de água dinâmicas são um complemento de aquisição separada. Para conhecer a implementação e a proteção, consulte a segurança da Folderit e a opção de instalação local.

Mantenha as decisões com o registo

Utilize fluxos documentais para revisão, aprovação, confirmação de leitura e assinatura. Defina participantes em paralelo, em sequência ou em etapas personalizadas e, se necessário, mova o item para outra pasta após a conclusão com sucesso.

Os detalhes mostram participantes, decisões, comentários, datas e horas. Escolha o método de assinatura e o plano adequados ao processo.

Mantenha juntas as versões dos ficheiros

Carregue uma substituição como nova versão do ficheiro para conservar as anteriores com metadados partilhados. A lista identifica o ficheiro atual e a versão a que pertence cada tarefa de fluxo.

A aprovação de uma versão anterior não aprova a nova versão. Envie o ficheiro revisto para a sua própria aprovação quando o processo o exigir.

Consulte e exporte o histórico de atividade

Os administradores podem filtrar o registo de auditoria global por data, utilizador, âmbito e ação, por exemplo, para analisar transferências ou eliminações num período.

Exporte o registo em XLSX, ODS ou CSV. A equipa dispõe de um histórico de atividade para analisar em conjunto com as próprias políticas e procedimentos.