Configurar visualizações de pastas
Em qualquer pasta, você pode configurar um Mensagem de cabeçalho (suporte completo ao Markdown) para fornecer informações importantes e personalizar quais Colunas de metadados serão exibidas para melhor organização.
As colunas que, por padrão, exibem informações de nome, tags e data na exibição de lista de pastas podem ser configuradas para exibir quaisquer metadados (incluindo seus próprios campos personalizados) de sua escolha. Você também pode exibir mais de 3 colunas. Você pode alternar entre a classificação A-Z / Z-A ao clicar no rótulo da coluna ‘Nome’ e pelos documentos mais antigos/mais novos primeiro ao clicar no rótulo da coluna ‘Data’.
Clique em ‘Colunas’ na barra de ferramentas para iniciar a configuração das colunas visíveis. Clique em ‘Modificar’ para adicionar metadados ou mensagem de pasta.
A seguir está a janela modal que aparece se você clicar no botão ‘Colunas’. Isso permite que você selecione outros metadados a serem mostrados em vez dos dados padrão de nome, tags e data e adicione mais colunas com o ícone de adição. Por exemplo, você pode optar por exibir o tamanho do arquivo e o período de retenção lá! E qualquer um dos seus próprios campos de metadados personalizados que você criou.
Se você quiser aplicar o mesmo modelo de coluna também às subpastas, basta marcar a caixa de seleção!
Mostrar valores de diferentes formulários em uma coluna
Se vários formulários vincularem campos ao mesmo campo de metadados, uma coluna da pasta poderá mostrar seus valores juntos. Cada registro exibe seu próprio valor em sua linha, mesmo quando os formulários usam rótulos de campo diferentes.
- Abra a pasta que contém os registros do formulário e clique em Colunas na barra de ferramentas.
- Escolha o campo de metadados compartilhados em um seletor de colunas, por exemplo Customer name. Você pode substituir uma coluna existente ou usar o ícone + para adicionar outra.
- Se necessário, selecione Também aplicável às subpastas.
- Clique em Guardar.
Por exemplo, um campo Nome do comprador em um formulário e um campo Client organisation em outro podem alimentar a coluna Customer name quando estiverem vinculados ao mesmo campo de metadados. Selecione o nome do campo de metadados compartilhados em Colunas. Os rótulos de campo correspondentes por si só não combinam campos separados.