Automatyczne przypomnienia o rekordach formularzy
Automatyczne przypomnienia o formularzach umożliwiają skonfigurowanie przypomnień e-mail opartych na dacie dla rekordów szablonu formularza, w tym istniejących rekordów. Używaj ich do przypominania o terminach umów, datach przeglądu i dalszych działaniach. Regułę konfigurujesz poprzez Zarządzaj przypomnieniami w menu akcji szablonu formularza.
Aby uzyskać przypomnienie dotyczące pojedynczej pozycji z datą i godziną wybraną bezpośrednio, zobacz Przypomnienia. Aby uzyskać pomoc w tworzeniu samego formularza, zobacz eForms (szablony formularzy).
Otwórz ustawienia przypomnień
- W Narzędzia administracyjne otwórz Szablony formularzy.
- Znajdź szablon i otwórz menu koła zębatego w jego kolumnie Działania.
- Wybierz Zarządzaj przypomnieniami.
- Wybierz Dodaj przypomnienie na pasku narzędzi.
Jeżeli dla szablonu nie skonfigurowano żadnych przypomnień, na stronie wyświetli się Nie skonfigurowano jeszcze przypomnień.
Wybierz, kiedy wysłać przypomnienie
Wybierz Pole daty, na którym ma opierać się przypomnienie. Następnie ustaw:
- Ilość: wielkość przesunięcia czasowego.
- Jednostka: Minuty, godziny, dni, tygodnie, miesiące lub lata.
- Harmonogram: Przed lub po wybranej dacie.
Przykład:, aby skonfigurować przypomnienie na 30 dni przed końcem umowy, wybierz odpowiednie pole daty zakończenia umowy, wpisz 30, wybierz Dni, a następnie wybierz Przed. Nazwy pól zależą od formularza i konfiguracji konta.
Dodaj opcjonalne warunki
Użyj Warunki (opcjonalnie), aby określić, które rekordy się kwalifikują. Warunki są sprawdzane w momencie rozpoczęcia przypomnienia i ponownie, gdy nadejdzie termin.
- Wybierz + Dodaj warunek.
- Wybierz Pole formularza do sprawdzenia.
- Wybierz Operator.
- Wprowadź Wartość, jeśli wymaga tego operator.
- W razie potrzeby dodaj więcej warunków.
W obszarze Warunki dopasowania wybierz Wszystkie warunki (AND), jeśli każdy warunek musi spełniać, lub Dowolny warunek (LUB), jeśli co najmniej jeden musi spełniać.
Dostępne operatory zależą od typu pola. Opcje obejmują sprawdzanie istnienia i wartości pustej, równość, dopasowywanie tekstu oraz porównania „większe lub mniejsze”. Na przykład pole tekstowe może zawierać Równa się, Zawiera, Zaczyna się od lub Kończy się na.
Warunki daty
Do porównania dat Typ wartości oferuje Bezwzględny i Względny. Wartości względne mają wielkość przesunięcia, jednostkę i czas przed/po. Względny do oferuje Aktualny czas i Wartość pola; + Przesunięcie dodaje kolejny komponent przesunięcia. Jednostki warunków względnych obejmują sekundy, minuty, godziny, dni, tygodnie, miesiące i lata.
Wybierz odbiorców
Użyj jednej lub więcej opcji odbiorców:
- + Dodaj e-mail: wprowadź adres e-mail.
- + Dodaj użytkownika: wybierz użytkownika konta.
- + Dodaj grupę: wybierz grupę użytkowników.
- + Dodaj odbiorcę z pola: wybierz odpowiednie pole, które identyfikuje odbiorcę rekordu.
Dostępne pola odbiorców zależą od formularza. Użyj kontrolki usuwania obok dodanego wiersza odbiorcy, aby usunąć go z konfiguracji.
Napisz wiadomość i zapisz
Wprowadź Temat i Wiadomość. Edytor wyświetla listę symboli zastępczych pól formularza dostępnych dla Twojego szablonu. Tworząc przypomnienie, użyj dokładnie pokazanych tam symboli zastępczych; dostępne nazwy różnią się w zależności od szablonu.
Przejrzyj pole daty, czas, warunki, odbiorców i wiadomość, a następnie wybierz Zapisz.