Virtuālās datu telpas programmatūra
Kopīgojiet konfidenciālus dokumentus ar ārējiem pārskatītājiem, kontrolējot, kas tos var skatīt, ko ar tiem drīkst darīt un kad piekļuve beidzas.
Folderit iekļauj virtuālās datu telpas rīkus jūsu dokumentu pārvaldības sistēmā: konkrētiem lietotājiem piešķirtas tiesības, piekļuvi tikai priekšskatīšanai, auditācijas pierakstus un izvēles dinamiskās ūdenszīmes. Sagatavojiet failus, kopīgojiet noteiktu pārskatīšanas mapi un saglabājiet pārredzamību darba gaitā.
Piešķiriet katram pārskatītājam viņa uzdevumam nepieciešamo piekļuvi
Padziļinātas izpētes laikā reti nepieciešams katram saņēmējam redzēt visus failus. Kopīgojiet izvēlētus failus, mapes vai sadaļas ar konkrētiem lietotājiem vai grupām un katram izvēlieties tiesību līmeni. Turiet iekšējos darba dokumentus atsevišķi no materiāliem, kas apstiprināti izpaušanai.
| Kas nepieciešams saņēmējam | Izmantojamā piekļuve |
|---|---|
| Lasīt bez lejupielādes | PriekšskatītājsPriekšskatiet atbalstītus dokumentus bez lejupielādes, drukāšanas, teksta kopēšanas vai rediģēšanas vadīklām. |
| Saglabāt kopiju darbam | SkatītājsPriekšskatiet, lejupielādējiet un drukājiet, nemainot un nedzēšot glabāto resursu. |
| Sagatavot un labot dokumentus | RedaktorsĻaujiet iekšējai komandai atjaunināt versijas un metadatus, piešķirot kopīgotā resursa rediģēšanas un dzēšanas tiesības. |
Skatiet plašāku informāciju par tiesību līmeņiem. Tailor nodrošina pielāgotas tiesības atsevišķām darbībām. Priekšskatīšanas ierobežojumi neliedz lietotājam nofotografēt ekrānu.
Pārvaldiet pārskatītājus grupās
Izveidojiet pārskatīšanā iesaistīto personu grupas, piemēram, ārējiem juridiskajiem konsultantiem vai pircēja finanšu komandai. Kopīgojiet tikai attiecīgās mapes ar katru lietotāju grupu, lai piekļuve būtu atkarīga no dalības tajā.
Padariet priekšskatījumus sasaistāmus ar skatītāju
Izmantojot ūdenszīmju papildinājumu, priekšskatījumos pāri dokumentam pa diagonāli redzams skatītāja lietotājvārds, savukārt galvenē vai kājenē — piekļuves datums, laiks un faila nosaukums. Regulējama necaurspīdība palīdz saglabāt satura lasāmību.
Piemērs: pircēja veikta pārskatīšana. Jūsu darījuma komanda sagatavo dokumentus iekšējā mapē. Jūs kopīgojat apstiprinātos finanšu pārskatus ar pircēja finanšu grupu, piešķirot Priekšskatītāja tiesības, savukārt apstiprinātiem lejupielādējamiem pielikumiem piešķirat Skatītāja piekļuvi. Atsevišķa juridisko dokumentu mape tiek nodota juridiskajiem pārskatītājiem. Šis ir konfigurācijas piemērs; pirms saņēmēju uzaicināšanas nosakiet izpaužamās informācijas apjomu.
Skatiet darbības un pārtrauciet piekļuvi pēc pārskatīšanas beigām
Pārskatiet auditācijas pierakstus
Administratori var filtrēt globālo auditācijas žurnālu pēc datuma, lietotāja, resursu tvēruma un darbības. Eksportējiet rezultātus XLSX, ODS vai CSV formātā, lai tos pārskatītu kopā ar projekta ierakstiem.
Izmantojiet kopīgošanu ar konkrētiem lietotājiem, ja darbībām jābūt saistītām ar kontu. Anonīms publiskās saites apmeklējums neapliecina apmeklētāja identitāti.
Nosakiet piekļuves beigu termiņu
Norādiet datumu un laiku, kad lietotāja vai grupas kopīgošanas tiesības beidzas. Tas noder ierobežota ilguma pārskatīšanai vai konsultanta iesaistei.
Termiņa beigas atceļ attiecīgās kopīgošanas tiesības, nevis izdzēš failu. Pārbaudiet arī citus piekļuves ceļus: saņēmējam joprojām var būt piekļuve caur citu grupu, augstāka līmeņa mapi vai atsevišķu kopīgošanas ierakstu.
Piekļuves kontrole ir atkarīga arī no tā, kā personas pierakstās. Administratori var pieprasīt divfaktoru autentifikāciju, noteikt paroļu prasības un konfigurēt IP ierobežojumus, izmantojot Drošības politiku. Folderit nodrošina šifrētus savienojumus un ar 256 bitu šifrēšanu aizsargātu glabāšanu; pārskatiet Uzticamības centru atbilstoši savas organizācijas prasībām.
Izveidojiet telpu atbilstoši pārskatīšanas procesam
- Nosakiet izpaužamās informācijas struktūruSāciet ar tādām mapēm kā Uzņēmums, Finanses, Līgumi un Personāls. Katrai jomai norīkojiet iekšējo atbildīgo un izlemiet, kuri dokumenti ir gatavi ārējai pārskatīšanai.
- Sagatavojiet skaidru dokumentu kopumuIzmantojiet konsekventus nosaukumus un pārbaudiet, vai kopīgota pareizā versija. Folderit versiju vēsture saglabā labojumus vienuviet; pirms jau izpaustu failu aizstāšanas izveidojiet iekšēju pārskatīšanas procesu.
- Pārbaudiet pārskatītāja pieredziUzaiciniet pilnvarotu testa pārskatītāju ar paredzētajām tiesībām. Pirms visas grupas pievienošanas pārbaudiet mapju redzamību, dokumentu priekšskatījumus, atļautās lejupielādes un piekļuves termiņa beigas. Pārliecinieties, ka jūsu failu formāti tiek priekšskatīti, kā paredzēts.
- Slēdziet piekļuvi un saglabājiet ierakstusPārskatiet darbības, atceliet atlikušo piekļuvi un izlemiet, kas organizācijai jāsaglabā. Arhivēšana un glabāšana ir atsevišķi lēmumi no ārējās pārskatīšanas izbeigšanas.
Apvienošanās un pārņemšana
Sakārtojiet finanšu, juridiskos un darbības materiālus noteiktām pircēju grupām. Iepazīstiet datu telpas izmantošanu M&A darījumos.
Padziļināta izpēte
Nodrošiniet konsultantiem noteiktu dokumentu kopumu pārskatīšanai ar tiesībām un piekļuves beigu termiņu. Skatiet padziļinātas izpētes izmantošanas piemērus.
Jaunuzņēmumu finansējuma piesaiste
Sagatavojiet investoru materiālus pa posmiem un izvēlieties, kam katrs saņēmējs var piekļūt. Lasiet par datu telpām jaunuzņēmumiem.
Jautājumi, kas jāatrisina pirms pārskatītāju uzaicināšanas
Kāda ir priekšrocība, izmantojot Folderit kā datu telpu?
Pārskatīšana var notikt tajā pašā sistēmā, kuru izmantojat dokumentu sakārtošanai un pārvaldīšanai. Jūs varat sagatavot failus iekšēji, izpaust izvēlētu kopumu ar noteiktām tiesībām un pēc tam saglabāt ierakstus. Tas ir īpaši noderīgi, ja organizācijai nepieciešama gan pastāvīga dokumentu pārvaldība, gan neregulāras ārējas pārskatīšanas.
Kurš plāns mums nepieciešams, un vai ūdenszīmes ir iekļautas?
Dinamiskās ūdenszīmes ir atsevišķi iegādājams papildinājums un nav iekļautas nevienā noklusējuma plānā. Tailor nodrošina detalizētas pielāgotas tiesības. Plānos ir noteikts arī lietotāju skaits un glabāšanas apjoms, tāpēc, plānojot telpu, pārbaudiet pārskatītāju skaitu un nepieciešamās funkcijas, salīdzinot ar pašreizējām cenām. Lūdziet demonstrēt paredzēto konfigurāciju, tostarp ūdenszīmes, ja tās nepieciešamas.
Vai ārējiem pārskatītājiem nepieciešams Folderit konts?
Kopīgošanai ar konkrētiem lietotājiem saņēmējiem jāreģistrējas un jāpierakstās. Publiska saite ļauj piekļūt bez konta, taču to var izmantot jebkurš, kam ir URL. Konfidenciālām pārskatīšanām, kur piekļuvei un auditācijas ierakstiem jābūt saistītiem ar identitāti, izvēlieties kopīgošanu ar konkrētiem lietotājiem.
Vai varam atsaukt failu, ko kāds jau lejupielādējis?
Piekļuves izbeigšana novērš turpmāku piekļuvi caur atceltajām tiesībām; tā nevar atgūt jau lejupielādētas kopijas. Ja saņēmējiem dokuments tikai jālasa, apsveriet Priekšskatītāja piekļuvi un ūdenszīmes. Šie kontroles līdzekļi atbalsta jūsu informācijas izpaušanas politiku līdztekus konfidencialitātes līgumiem un procedūrām, ko pieprasa organizācija.
Apskatiet savu pārskatīšanas procesu Folderit
Pastāstiet, kas jums jākopīgo, kas to pārskatīs un kādi kontroles līdzekļi ir svarīgi. Mēs parādīsim tiesības, ūdenszīmes un jūsu izmantošanas gadījumam piemērotos plānus.