Elektroniskās parakstīšanas risinājums
Apstipriniet, parakstiet un pārvaldiet dokumentus vienuviet. Folderit eSign sasaista elektroniskos parakstus ar iesaistītajiem cilvēkiem, lēmumiem un ierakstiem.
Nosūtiet dokumentus kolēģiem, klientiem vai piegādātājiem un izvēlieties parakstīšanas secību. Ārējie saņēmēji var tos pārskatīt un parakstīt pārlūkā, neveidojot Folderit kontu.
Neierobežots parakstu skaits ar iebūvēto eSign Tailor plānā. Bez papildu maksas par katru parakstu. Skatiet plānus.
Kāpēc komandas izvēlas Folderit eSign
Apstiprināšana pirms parakstīšanasApvienojiet iekšēju apstiprināšanas darba plūsmu ar elektronisko parakstīšanu. Iepirkumu vadītājs var pārbaudīt piegādātāja līgumu, pirms tas nonāk pie pilnvarotajiem parakstītājiem. Lēmumi paliek saistīti ar dokumentu.
Paredzamas parakstīšanas izmaksasTailor plānā iekļauti neierobežoti iebūvētās eSign paraksti bez papildu maksas par katru saņemto parakstu. Tas palīdz, ja līgumi un darbinieku dokumenti ir ikdienas daļa. Abonēšanas maksa atkarīga no izvēlētās plāna konfigurācijas.
Viegli ārējiem saņēmējiemKlienti un piegādātāji saņem drošu e-pasta uzaicinājumu. Viņi var lasīt un parakstīt pārlūkā bez Folderit konta, atsevišķa parakstīšanas pakalpojuma konta vai īpašas parakstīšanas aparatūras.
Ieraksts, ko pēc tam var atrastParakstītais dokuments un tā darba plūsmas vēsture paliek kopā. Pārskatiet dalībniekus, komentārus un laika zīmogus un konfigurējiet pabeigto failu pārvietošanu uz izvēlētu mapi pēc sekmīgas darba plūsmas.
No dokumenta līdz parakstītam ierakstam
- Sagatavojiet pieprasījumu. Atveriet dokumentu, sāciet Folderit eSign un pievienojiet saņēmējus. Pievienojiet īsu norādi un izvēlieties, vai viņi var redzēt metadatus un saistītos vienumus. Parakstīšanas iespēja kļūst pieejama, kad dokumenta priekšskatījums ir gatavs.
- Izvēlieties parakstīšanas secību. Izmantojiet paralēlu parakstīšanu, lai visus uzaicinātu vienlaikus, secīgu parakstīšanu, ja vienai personai jāparaksta pirms nākamās, vai pielāgotus posmus, lai apvienotu saņēmēju grupas noteiktā secībā.
- Pārskatiet, parakstiet un sekojiet progresam. Saņēmēji atver uzaicinājumu, izvēlas lapu, novieto parakstu un izvēlas Parakstīt. Viņi var arī lūgt skaidrojumu, komentēt vai noraidīt pieprasījumu. Jūs sekojat progresam dokumenta detalizētajā skatā un saglabājat pabeigto failu kopā ar tā vēsturi.
Reģistrēti lietotāji pieprasījumus var atrast arī savos Folderit uzdevumos. Detalizētus iestatījumus skatiet eSign iestatīšanas ceļvedī.
Iekļaujiet parakstīšanu ikdienas darbā
Konfigurējiet procesu atbilstoši organizācijas pienākumiem. Piemēram:
Piegādātāju līgumiUzdodiet iepirkumu komandai pārskatīt līgumu, pēc tam uzaiciniet piegādātāju un savu direktoru nepieciešamajā secībā. Pēc sekmīgas parakstīšanas pārvietojiet failu uz piegādātāju līgumu mapi un saglabājiet ar to saistītus pamatojošos dokumentus.
Darbinieku dokumentiĻaujiet personāla nodaļai sagatavot dokumentu un organizēt iekšēju apstiprināšanu, pirms paraksta darbinieks un darba devēja pārstāvis. Saglabājiet pabeigto failu ar atbilstošām darbinieka mapes tiesībām. Iepazīstiet personāla dokumentu pārvaldību plašākam procesam.
Klientu līgumi un projektu pieņemšanaAtkārtoti izmantojiet parakstīšanas darba plūsmu regulāriem līgumiem vai projektu dokumentiem. Sniedziet klientam skaidru norādi par to, ko viņš pieņem. Pirms pabeigšanas atrisiniet skaidrojumu pieprasījumus, saglabājot komentārus un parakstīšanas vēsturi kopā ar dokumentu.
Izveidojiet atkārtojamu procesu
Darba plūsmu veidnes saglabā saņēmējus, parakstīšanas secību, norādes un redzamības iestatījumus. Izmantojiet tās, ja komandai katrs pieprasījums jāsāk apzināti. Failiem, kas jau gatavi parakstīšanai, mapes līmeņa automatizācija var sākt iepriekš noteiktu parakstīšanas darba plūsmu ikreiz, kad konfigurētajā mapē pievieno jaunu failu.
Plašākam procesam darba plūsmu veidotājs apvieno parakstīšanu ar nosacījumiem, apstiprināšanu, iepazīšanās apliecinājumiem un failu pārvietošanu. Līgums var iziet vadības apstiprināšanu, nonākt parakstīšanā un pēc sekmīgas pabeigšanas tikt pārvietots uz arhīva mapi. Varat konfigurēt arī darbības uzdevuma neveiksmes vai noildzes gadījumā. Uzziniet par dokumentu darba plūsmu automatizāciju.
Iekļaujiet iestatījumos arī piekļuves noteikumus. Izvēlieties, kurus metadatus un saistītos vienumus saņēmēji drīkst redzēt, un izmantojiet dokumentu un mapju tiesības piekļuves kontrolei DMS. Folderit nodrošina šifrētus savienojumus, ar 256 bitu šifrēšanu aizsargātu glabāšanu, divfaktoru autentifikāciju un auditācijas pierakstus. Plašāku informāciju skatiet sadaļā drošības kontroles pasākumi un Uzticamības centrā.
Pirms darba sākšanas
Kurā plānā iekļauti neierobežoti paraksti?
Tailor plānā iekļauts neierobežots parakstu skaits ar iebūvēto Folderit eSign bez papildu maksas par parakstu. Pārbaudiet pašreizējos plānus, lai uzzinātu lietotāju un glabāšanas konfigurāciju un citas iekļautās funkcijas.
Vai klientiem un piegādātājiem nepieciešams konts?
Nē. Ārējie saņēmēji var atvērt drošo e-pasta uzaicinājumu un parakstīt pārlūkā, nereģistrējoties Folderit.
Vai varam izmantot citu parakstīšanas metodi?
Folderit atbalsta arī DocuSign integrāciju un eID elektroniskos parakstus. Tās ir atsevišķas metodes ar savām prasībām. Neierobežotā iebūvētā Folderit eSign neietver trešās puses parakstīšanas abonementu.
Kā izvēlēties pareizo metodi?
Nosakiet dokumentus, valstis un nepieciešamo identitātes pārbaudi vai paraksta standartu. Apspriediet prasības ar juridisko vai atbilstības komandu, pēc tam apstipriniet piemērotāko metodi ar Folderit. Iebūvēto eSign un eID parakstīšanu nevajadzētu uzskatīt par savstarpēji aizvietojamām.
Vai varam vispirms pārbaudīt savu procesu?
Jā. Izmantojiet 14 dienu bezmaksas izmēģinājumu, lai pārbaudītu dokumenta paraugu, iekšējo apstiprināšanu, ārēju parakstītāju un vēlamo parakstīšanas secību. Pārbaudiet pabeigtā faila atrašanās vietu. Procesiem ar vairākām nodaļām vai īpašām parakstīšanas prasībām pieprasiet demonstrāciju.
Izmēģiniet nākamo parakstīšanas darba plūsmu Folderit.