Digitālo ierakstu pārvaldības programmatūra
Pārvaldiet dokumentus un strukturētus ierakstus kopā. Folderit apvieno digitālās veidlapas, pārmeklējamus metadatus, apstiprināšanu un glabāšanas iestatījumus vienuviet.
Izveidojiet incidentu reģistru, sakārtojiet darbinieku ierakstus vai glabājiet līgumus kopā ar pamatojošajiem failiem. Komanda var iegūt vajadzīgo informāciju, atrast pareizo ierakstu un redzēt, kas ar to noticis laika gaitā.
Iegūstiet ierakstiem nepieciešamo informāciju
Noderīgam ierakstam nepieciešams konteksts: par ko tas ir, kurš atbild un kuri datumi ir svarīgi. Folderit ļauj glabāt šo informāciju blakus failiem vai iegūt to tieši ar elektronisku veidlapu.
Veidojiet ierakstus ar e-veidlapām
Izveidojiet atkārtoti lietojamu veidlapu ar datumiem, nolaižamajiem sarakstiem, lietotāju laukiem, obligātām vērtībām un failu pielikumiem. Iesniegšana rada strukturētu ierakstu mapē, kur lietotājs atvēra veidlapu. Datu glabāšanai nav nepieciešams atsevišķs Word dokuments.
Iestatiet ieraksta nosaukuma modeli no lauku vērtībām, piemēram, incidenta atsauces un nodaļas. Pievienojiet svarīgus laukus mapju kolonnām, lai cilvēki redzētu galveno, neatverot katru ierakstu. Skatiet, kā darbojas e-veidlapas.
Ņemiet līdzi esošos failus un e-pastus
Augšupielādējiet dokumentus, saglabājiet atlasītos e-pastus un pielikumus ar Outlook pievienojumprogrammu vai aktivizējiet mapes e-pasta importēšanas adresi ienākošajiem failiem.
Šo adresi var izmantot arī skeneris vai cita sistēma, kas spēj nosūtīt dokumentus e-pastā. Izvēlieties galamērķi un konfigurējiet metadatus, piekļuvi un automatizācijas iestatījumus atbilstoši saņemtajiem ierakstiem.
Izmantojiet konsekventus laukus visās komandās
Sasaistiet saderīgus laukus dažādās veidlapās ar vienu esošu metadatu lauku. Piemēram, klienta vārds līguma veidlapā un pakalpojuma lietas veidlapā var parādīties vienā kopīgā mapes kolonnā. Katrs ieraksts saglabā savu vērtību.
Izvēlieties šo saikni, veidojot lauku; vienādi divu lauku nosaukumi tos nesavieno. Kopīgi metadati padara vairāku veidlapu sarakstus un meklēšanu noderīgāku.
Piešķiriet ierakstiem atsauces numuru
Konfigurējiet automātisku numerāciju dokumentiem vai veidlapu ierakstiem ar secību un datuma komponentēm. Viena veidlapu numerācijas shēma var aptvert vairākas veidlapu veidnes.
Numerācija ir atsevišķa no parādītā ieraksta nosaukuma modeļa un pieejama Medium un Tailor plānos.
Atrodiet pareizo ierakstu un rīkojieties savlaicīgi
Meklējiet pēc tā, ko zināt
Izmantojiet meklēšanas filtrus veidlapas veidam, nodaļai, klientam, datumam vai citai metadatu vērtībai. Pievienojiet uzdevumu filtrus, ja vajadzīgi ieraksti, kas saistīti ar apstiprināšanu vai citiem darba plūsmas uzdevumiem.
Padziļinātā meklēšana meklē arī indeksētā saturā atbalstītos dokumentos un skenējumos, tostarp PDF, DOCX, PNG un JPG. OCR precizitāte atkarīga no skenējuma kvalitātes un valodas; XLSX saturs OCR satura meklēšanā nav iekļauts.
Eksportējiet meklēšanas rezultātus ar metadatiem Excel vai CSV formātā. Rezultāti paliek ierobežoti līdz ierakstiem, kuriem lietotājam ir piekļuve.
Pārvērtiet ierakstu datumus atgādinājumos
Konfigurējiet automātiski veidlapu atgādinājumi pirms vai pēc datuma lauka ar izvēles nosacījumiem un atlasītiem saņēmējiem. Noteikumus var piemērot gan esošiem, gan jauniem ierakstiem.
Piemēram, nosūtiet atgādinājumu 30 dienas pirms līguma beigu datuma tikai tad, ja statuss ir Aktīvs. Izvēlieties lietotāju, grupu, e-pasta adresi vai piemērotu saņēmēja lauku un iekļaujiet ziņojumā ieraksta vērtības.
Tas padara termiņus par ieraksta konfigurācijas daļu, nevis atsevišķu kalendāru, kura uzturēšana kādam jāatceras.
Nosakiet darbības glabāšanas termiņa beigās
Folderit pēc noklusējuma glabā failus bez termiņa. Ar glabāšanas automatizāciju, kas pieejama Medium un Tailor plānos, jūs izvēlaties periodu, sākuma datumu un veicamo darbību.
- Izvēlieties sākumpunktu.Izmantojiet attiecīgu metadatu datumu, piemēram, izveides, pēdējo izmaiņu vai apstiprināšanas laiku, lai noteiktu glabāšanas laika atskaites sākumu.
- Izvēlieties beigu darbību.Pārvietojiet failus uz arhīva mapi, nosūtiet uz atkritni vai neatgriezeniski dzēsiet. Arhivēšana var saglabāt esošo mapju struktūru.
- Nosakiet tvērumu un izņēmumus.Piemērojiet iestatījumus mapei un pēc izvēles tās apakšmapēm. Aizstājiet mantotos iestatījumus atsevišķiem failiem vai mapēm, kam nepieciešams cits periods.
Parādiet lauku Glabāšanas beigas mapes sarakstā un izmantojiet sadaļu Panelis un pārskati, lai skatītu failus ar tuvojošos datumu. Organizācija nosaka piemērotus glabāšanas periodus un darbības; Folderit izpilda jūsu konfigurētos iestatījumus.
Kontrolējiet piekļuvi un saglabājiet saistītu vēsturi
Izvēlieties, kurš ko var darīt
Kopīgojiet ierakstus ar personām vai grupām, kurām tie nepieciešami. Tailor pielāgotās tiesības ļauj nodalīt tādas darbības kā priekšskatīšana, lejupielāde, versiju atjaunināšana, kopīgošana un dzēšana.
Dinamiskās ūdenszīmes ir atsevišķi iegādājams papildinājums. Izvietošanas un aizsardzības informāciju skatiet sadaļā Folderit drošība un lokālas uzstādīšanas piedāvājumā.
Glabājiet lēmumus kopā ar ierakstu
Izmantojiet dokumentu darba plūsmas pārskatīšanai, apstiprināšanai, iepazīšanās apliecināšanai un parakstīšanai. Nosakiet dalībniekus paralēlos, secīgos vai pielāgotos posmos un pēc izvēles pārvietojiet vienumu uz citu mapi pēc sekmīgas pabeigšanas.
Darba plūsmas informācija parāda dalībniekus, lēmumus, komentārus un laika zīmogus. Izvēlieties parakstīšanas metodi un plānu, kas atbilst procesam.
Glabājiet failu versijas kopā
Augšupielādējiet aizvietotāju kā jaunu faila versiju, lai saglabātu agrākās versijas ar kopīgiem metadatiem. Versiju saraksts identificē pašreizējo failu un parāda, kurai versijai pieder darba plūsmas uzdevums.
Agrākas versijas apstiprinājums nenozīmē, ka jaunā versija ir apstiprināta. Nosūtiet pārskatīto failu atsevišķai apstiprināšanai, ja process to prasa.
Atrodiet un eksportējiet darbību vēsturi
Administratori var filtrēt globālos auditācijas pierakstus pēc datuma, lietotāja, tvēruma un darbības, piemēram, lai pārskatītu lejupielādes vai dzēšanas konkrētā periodā.
Eksportējiet auditācijas žurnālu XLSX, ODS vai CSV formātā pārskatīšanai. Tas sniedz komandai darbību ierakstu, ko pārbaudīt līdzās savām politikām un procedūrām.
Sāciet ar vienu reģistru, ko komanda izmanto katru nedēļu
Šie ir konfigurāciju piemēri, kurus varat pielāgot organizācijai.
Incidentu reģistrs
Apkopojiet incidenta datumu, vietu, nodaļu, aprakstu, atbildīgo personu un fotoattēlus. Nosakiet būtiskos laukus par obligātiem un, gatavojot pārskatīšanu, filtrējiet pēc nodaļas vai datuma.
Līgumu reģistrs
Reģistrējiet darījuma partneri, īpašnieku, statusu un beigu datumu ar pievienotu līgumu. Konfigurējiet atjaunošanas atgādinājumu un numerācijas shēmu, lai sarunas atsauktos uz vienu ierakstu.
Aprīkojuma ieraksti
Glabājiet aktīva ID, atrašanās vietu, atbildīgo personu un apkopes datumus veidlapā. Pārbaudes veidlapa var izmantot saistības lauku, lai izvēlētos esošu aprīkojuma ierakstu, sasaistot katru pārbaudi ar aktīvu.
Sāciet ar vienošanos par laukiem, piekļuvi un pārskatīšanas datumiem vienam ierakstu veidam. Pārbaudiet konfigurāciju ar dažiem raksturīgiem ierakstiem, pirms piemērojat to visai nodaļai.
Skatiet, kā jūsu ieraksti darbotos Folderit
Atnesiet reģistra, veidlapas vai glabāšanas procesa piemēru uz demonstrāciju vai mēģiniet izveidot to pats.
Salīdziniet plānus un iekļautās funkcijas savai komandai.