Dokumentu darba plūsmu automatizācijas programmatūra
Vienkāršas dokumentu darba plūsmas: automatizējiet apstiprināšanu, pārskatīšanu, iepazīšanās apliecināšanu un parakstīšanu ar Folderit — lietotājam draudzīgāko dokumentu pārvaldības sistēmu pasaulē.
Iestatiet vienkāršas dokumentu darba plūsmas dažās minūtēs. Sarežģītākiem uzņēmuma procesiem izmantojiet vizuālo darba plūsmu veidotāju:
Četras darba plūsmas. Viens savienots process.
Folderit atbalsta četrus galvenos darba plūsmu veidus un pielāgojamas darba plūsmu metodes, kas uz tiem balstītas, katru paredzot noteiktam dokumenta dzīves cikla posmam. Izmantojiet tās atsevišķi vai savienojiet, lai viens dokuments vienā automātiskā plūsmā izietu pārskatīšanu, apstiprināšanu, parakstīšanu un iepazīšanās apliecināšanu.
Dokumentu apstiprināšanas darba plūsmas
Saņemiet formālus, auditējamus apstiprinājumus no personām vai noteiktām grupām bez atgādināšanas e-pastā.
Dažās minūtēs iestatiet apstiprināšanas darba plūsmas rēķiniem, līgumiem, pasūtījumiem, politikām, personāla dokumentiem un visam, kam pirms tālākas virzības nepieciešams saistošs lēmums. Apstiprinātāji redz dokumentu, jūsu pielāgoto piezīmi, pamatojošos failus un pilnu citu dalībnieku sarakstu. Viņi var apstiprināt, noraidīt vai deleģēt un atstāt komentāru vai pielikumu sava lēmuma skaidrošanai.
Ja dokuments tiek noraidīts, augšupielādējiet pārskatītu versiju un nosūtiet atkārtotai apstiprināšanai. Folderit versiju pārvaldība saglabā pilnu faila vēsturi, lai nekas nepazustu starp kārtām. Katram lēmumam pievieno laika zīmogu un reģistrē auditācijas pierakstos. Apstiprinātos un noraidītos dokumentus var eksportēt kā PDF ar pievienotu pilnu darba plūsmas kopsavilkumu, nemainot sākotnējo failu.
Dokumentu pārskatīšanas darba plūsmas
Ne katram dokumentam nepieciešams saistošs lēmums. Dažreiz vispirms tikai vajadzīgs pareizo cilvēku skatījums.
Pārskatīšanas darba plūsmas ļauj nosūtīt dokumentus vienam vai vairākiem pārskatītājiem pirms apstiprināšanas vai parakstīšanas. Izmantojiet tās kvalitātes kontrolei, atbilstības pārbaudēm, redakcionālai pārskatīšanai vai jebkuram iekšējam saskaņošanas procesam, kur svarīgas atsauksmes, bet nav vajadzīgs formāls apstiprinājums.
Tāpat kā visas Folderit darba plūsmas, pārskatīšana atbalsta paralēlu, secīgu vai pielāgotu soļu konfigurāciju, lai nosūtītu visiem vienlaikus vai noteiktā pārskatītāju secībā. Katra darbība tiek reģistrēta ar laika zīmogu un pārskatītāja identitāti, nodrošinot skaidru informāciju auditācijas pierakstos bez manuālas ierakstu uzturēšanas.
Dokumentu iepazīšanās apliecinājumu darba plūsmas
Nepieciešams apliecinājums, ka dokuments ir izlasīts un saprasts, nevis tikai piegādāts?
Iepazīšanās apliecinājumu darba plūsmas sniedz strukturētu, auditējamu ierakstu par to, kurš apstiprinājis dokumenta saņemšanu un izpratni. Tā ir pamatspēja jebkuram uzņēmuma dokumentu automatizācijas gadījumam, kur nepietiek ar pasīvu piegādi.
Tipiski izmantošanas gadījumi ietver personāla politikas, veselības un darba drošības procedūras, apmācību materiālus, SOP un normatīvos paziņojumus — visur, kur jāpierāda, ka darbinieki vai trešās puses pienācīgi informētas. Katrs apliecinājums tiek fiksēts ar laika zīmogu un dalībnieka identitāti. Pilns ieraksts ir lejupielādējams kā kopsavilkuma PDF, nemainot oriģinālo dokumentu un atvieglojot pierādījumu iesniegšanu auditiem, ISO izvērtēšanai vai GDPR pārbaudēm. Varat izmantot arī lietotāju grupas, lai iepazīšanās apliecinājuma darba plūsmas nosūtītu visām komandām vienlaikus.
eSign darba plūsmas: elektroniskie paraksti
Folderit eSign nodrošina neierobežotus elektroniskos parakstus Tailor plānā bez trešās puses pakalpojuma vai maksas par parakstu.
Izmantojiet eSign darba plūsmas visur, kur citādi vajadzīgs pašrocīgs paraksts: līgumiem, NDA, piegādātāju līgumiem, klientu apstiprinājumiem un ievadīšanas darbā dokumentiem. Ārējām pusēm nav nepieciešams Folderit konts — tās saņem drošu e-pasta saiti un paraksta tieši no iesūtnes, padarot to par praktisku dokumentu automatizācijas risinājumu jauktām komandām un ārējiem darījumu partneriem.
Jau izmantojat DocuSign? Folderit atbalsta arī to — Medium un Tailor plānos ar jūsu esošo DocuSign abonementu. Jūs neesat piesaistīts vienam parakstīšanas pakalpojuma sniedzējam. Organizācijām, kam nepieciešami kvalificēti elektroniskie paraksti, Folderit atbalsta arī eID (XAdES/ASIC-E) valsts izdotām elektroniskajām ID kartēm.
Iestatiet darba plūsmu atbilstoši procesam
Sāciet darba plūsmu
Sāciet darba plūsmu:
- Tieši jebkuram failam ar klikšķi.
- Mapei — visi no jauna pievienotie dokumenti automātiski ierosina darba plūsmas.
- No atkārtoti lietojamas darba plūsmas veidnes, kas izveidota regulāram uzņēmuma procesam.
- No saglabātas vizuālas darba plūsmas automatizācijas ar iepriekš noteiktiem posmiem, noteikumiem un dalībniekiem.
(Dokumentus var pat nosūtīt tieši uz šīm mapēm e-pastā, zinot mapes adresi.)
Nosakiet dalībnieku secību
- Paralēli — visi dalībnieki saņem uzaicinājumu vienlaikus.
- Secīgi — katrs dalībnieks saņem uzaicinājumu tikai pēc iepriekšējā uzdevuma pabeigšanas.
- Pielāgoti — ļauj apvienot paralēlus un secīgus soļus. Piemēram, var sākt ar trim personām, kas strādā paralēli, un pēc to pabeigšanas pāriet uz nākamo soli ar citu grupu vai pat vienu personu, kam jābūt galīgajam apstiprinātājam.
Šeit izvēlaties darba plūsmas metodi un nosakāt dalībniekus mapes līmeņa automatizācijai:
Padariet katru uzdevumu viegli pabeidzamu
Ātrākais uzdevumu pabeigšanas laiks starp visām DMS
Saskaņā ar Gartner testu Folderit piedāvā ātrāko darba plūsmas uzdevumu pabeigšanu savā klasē. Pārskatāms, apstiprināms, parakstāms vai apliecināms dokuments — Folderit to paveic ātri.
Šo skatu apstiprināšanas darba plūsmā redz lēmuma pieņēmējs. Viņš var priekšskatīt un lejupielādēt failu, lasīt pielāgoto piezīmi un redzēt citus dalībniekus. Viņš var atstāt komentāru, pievienot lēmumam failu un izvēlēties apstiprināt, noraidīt vai deleģēt uzdevumu citam lietotājam.
Sniedziet uzaicinātajiem pilnu kontekstu
- Parādiet dokumenta metadatus, piemēram, termiņus, kategorijas vai projekta informāciju, ja vēlaties.
- Parādiet saistītos vienumus — pamatojošos dokumentus un atsauces — labākiem lēmumiem, ja vēlaties.
Piedalīties var ikviens
Gan organizācijas iekšienē, gan ārpus tās:
- Reģistrēti lietotāji iegūst pilnu paneļa piekļuvi visu uzdevumu izsekošanai, pārvaldīšanai un pārskatīšanai.
- Nereģistrēti lietotāji var droši piedalīties e-pastā.
- Visa darba plūsmu vēsture tiek reģistrēta un ir auditējama.
Deleģēšana un atvaļinājuma režīms
- Neesat pareizā persona šim uzdevumam? Deleģējiet to citam.
- Dodaties atvaļinājumā? Iestatiet prombūtnes periodu un norīkojiet darba plūsmu aizvietotāju savā profilā.
Saglabājiet redzamus lēmumus un progresu
Skatiet nepabeigtās darba plūsmas visā organizācijā
- Skatiet visas nepabeigtās darba plūsmas visā organizācijā.
- Uzreiz ziniet, kur un kāpēc kaut kas iestrēdzis un kad tas sākās.
Skatiet katra dokumenta statusu
Katrs dokuments mapes skatā parāda pašreizējo darba plūsmas statusu ar skaidrām statusa ikonām:
Dokuments var iziet visas dokumentu darba plūsmu metodes vienā plūsmā. Piemēram, šis dokuments ir gan parakstīts, gan apliecināts, kā norāda ikonas:
Lejupielādējiet darba plūsmu kopsavilkumus
Noraidīti vai apstiprināti faili var kļūt par PDF ar darba plūsmu kopsavilkumiem. Sākotnējais dokuments paliek nemainīts.
- Pievienojiet atjauninātas versijas plūsmas atkārtotai sākšanai, ja kaut kas noraidīts.
- Kopsavilkuma lapas ietver:
- Lēmumus ar laika zīmogiem
- Komentārus
- Deleģējumus
- Lejupielādējiet:
- Pilnu dokumentu un kopsavilkuma lapas
- Tikai kopsavilkumus
- Vai tikai sākotnējo failu
Vai esat gatavi racionalizēt dokumentu darba plūsmas?
Ar neierobežotu iebūvētu apstiprināšanu un elektronisko parakstīšanu, ātrāko uzdevumu pabeigšanu un bez vilšanās.