ISO dokumentu kontroles programmatūra

Dokumentu kontrolei nevajadzētu būt atkarīgai no izklājlapas

Kopīgs disks var glabāt SOP. Grūtākais ir kontrolēt apkārt notiekošo: kurš drīkst rediģēt? Kuram jāpārskata? Vai jaunā versija ir apstiprināta? Kam jāapliecina iepazīšanās ar izmaiņu? Kad paredzēta nākamā pārskatīšana? Un kas notika ar iepriekšējo versiju?

Folderit uztur šos kontroles pasākumus pie paša dokumenta. Versijas, metadati, tiesības, darba plūsmas, atgādinājumi, glabāšana un auditācijas vēsture paliek saistīti, lai dokumentu kontrole kļūtu par ikdienas darba daļu, nevis kaut ko rekonstruējamu pirms audita.

Kontrolēta dokumenta dzīves cikls no uzmetuma līdz arhīvam

1. Izveidojiet vai atjauniniet dokumentu
Augšupielādējiet esošu dokumentu vai veidojiet un rediģējiet Microsoft Office dokumentus ar Office 365 integrāciju. Jaunās versijas paliek pie tā paša dokumenta, nevis kļūst par failiem ar nosaukumiem “SOP-gala-v2-JAUNS”.

2. Nosūtiet to pareizajam pārskatīšanas un apstiprināšanas procesam
Virziet dokumentus pa secīgām, paralēlām vai pielāgotām darba plūsmām. Dažādi soļi var ietvert pārskatīšanu, apstiprināšanu, Folderit eSign, iepazīšanās apliecināšanu un citus darba plūsmas uzdevumus.

3. Izlaidiet to pareizajām personām
Pēc darba plūsmas pabeigšanas Folderit var automātiski pārvietot dokumentu uz citu kontrolētu mapi. Galamērķim var būt savas tiesības un darba plūsmas.

4. Apkopojiet iepazīšanās apliecinājumus, kur tas ir svarīgi
Kad mainās SOP, politika vai darba instrukcija, nosūtiet to attiecīgajiem lietotājiem vai grupām iepazīšanās apliecināšanai. Folderit reģistrē, kurš un kad to apliecinājis.

5. Pārskatiet, saglabājiet vai aizstājiet
Izmantojiet termiņus, atgādinājumus un glabāšanas noteikumus periodiskai pārskatīšanai, beigu datumiem un ierakstu glabāšanai. Kad dokuments atkal mainās, iepriekšējās versijas paliek pieejamas tā vēsturē.

Dokumenti un QMS ieraksti vienā sistēmā

QMS neveido tikai kontrolēti Word un PDF dokumenti. Tā rada arī ierakstus: incidentus, neatbilstības, CAPA, audita konstatējumus, pārbaudes, aprīkojuma ierakstus, piegādātāju novērtējumus, izmaiņu pieprasījumus un daudzus citus.

Folderit e-veidlapas ļauj tos veidot kā strukturētus ierakstus, nevis uzturēt atsevišķas izklājlapas. Administratori nosaka lietotājiem aizpildāmos laukus, tostarp tekstu, datumus, skaitļus, izvēles, lietotājus, saistības, tabulas un failu pielikumus.

Veidlapā ievadītā informācija kļūst par pārmeklējamiem metadatiem. Veidlapu laukus var parādīt kā kolonnas, filtrēt ierakstus pēc to vērtībām un izmantot iegūtos ierakstus ar tām pašām tiesībām, darba plūsmām, atgādinājumiem, glabāšanas iestatījumiem un auditācijas pierakstiem kā citus Folderit vienumus.

Piemēram, varat izveidot veidlapu Iekšējā neatbilstība ar nodaļu, atklāšanas datumu, nopietnības pakāpi, aprakstu, atbildīgo personu, koriģējošo darbību un plānoto pabeigšanas datumu. Iesniegto ierakstu pēc tam var virzīt pa koriģējošo darbību darba plūsmu un saglabāt kopā ar pamatojošajiem pierādījumiem.

Ko kvalitātes komandas var kontrolēt Folderit

Neierobežota dokumentu versiju vēsture
Saglabājiet iepriekšējās versijas kopā ar dokumentu un vajadzības gadījumā tās priekšskatiet, lejupielādējiet vai atjaunojiet.

Apstiprināšana, pārskatīšana, iepazīšanās apliecināšana un elektroniskā parakstīšana
Veidojiet QMS nepieciešamo procesu, nevis pielāgojiet procedūru stingrai darba plūsmai. Darba plūsmas var apvienot secīgus un paralēlus posmus, un tai pašai faila versijai var izmantot dažādas darba plūsmas.

Automātiskas darba plūsmas
Sāciet darba plūsmu automātiski, kad mapē pievieno dokumentu, un automātiski pārvietojiet to pēc procesa pabeigšanas. Tas palīdz nodalīt uzmetumus, pārskatāmos dokumentus un izlaistos dokumentus.

Periodiska pārskatīšana un termiņu izsekošana
Izmantojiet termiņus, atkārtotus atgādinājumus un administratīvos pārskatus, lai redzētu uzmanību prasošos dokumentus, nevis uzturētu atsevišķu pārskatīšanas izklājlapu.

Kontrolēta dokumentu numerācija
Veidojiet dokumentu numerācijas shēmas, izmantojot metadatus, lai SOP, procedūras un citi kontrolētie dokumenti konsekventi ievērotu organizācijas nosaukšanas un numerācijas noteikumus.

Obligāti metadati
Nosakiet metadatus, piemēram, dokumenta veidu, nodaļu, īpašnieku, spēkā stāšanās datumu, pārskatīšanas datumu vai konfidencialitātes līmeni. Mapju līmeņa metadatu veidnes var padarīt laukus obligātus.

Detalizētas piekļuves tiesības
Piešķiriet lietotājiem tikai priekšskatīšanas, tikai augšupielādes, Skatītāja vai Redaktora piekļuvi un piemērojiet papildu kontroli lejupielādei, kopīgošanai, administrēšanai un auditācijas pierakstu redzamībai. Piekļuvi var kontrolēt konta, sadaļas, mapes un atsevišķa vienuma līmenī.

Auditācijas pieraksti un darba plūsmu pierādījumi
Lietotāju un sistēmas darbības tiek reģistrētas, un auditācijas informāciju var eksportēt, kad nepieciešami dokumentu piekļuves, izmaiņu vai darba plūsmu lēmumu pierādījumi.

Ātra izgūšana audita laikā
Atrodiet dokumentus pēc metadatiem, atzīmēm, datumiem, termiņiem vai pilnteksta. OCR padara pārmeklējamus arī skenētus PDF un attēlus.

Dokumentu glabāšana
Piemērojiet glabāšanas termiņus atsevišķiem vienumiem vai veselām mapēm, lai kvalitātes ieraksti ievērotu glabāšanas politiku bez manuālas izsekošanas.

Praktisks SOP darba plūsmas piemērs

Kontrolēta procedūra var sākties mapē Procedūru uzmetumi. Kad jaunā versija ir gatava, dokumentu nosūta procesa īpašniekam pārskatīšanai un pēc tam kvalitātes vadītājam apstiprināšanai.

Pēc apstiprināšanas Folderit var to automātiski pārvietot uz mapi Kontrolētas procedūras. Attiecīgie darbinieki pēc tam var saņemt pieprasījumu apliecināt jaunās versijas izlasīšanu. Var reģistrēt pārskatīšanas datumu un nosūtīt atgādinājumus, tuvojoties nākamajai plānotajai pārskatīšanai.

Ja procedūru vēlāk pārskata, jaunā versija atkārtoti iziet nepieciešamo darba plūsmu, bet iepriekšējās versijas un to vēsture paliek pieejama.

Noder ne tikai SOP

• Kvalitātes rokasgrāmatas, politikas un procedūras
• Standarta darbības procedūras (SOP)
• Darba instrukcijas un kontrolētas veidnes
• Neatbilstības un CAPA ieraksti
• Iekšējo un ārējo auditu konstatējumi
• Incidentu un noviržu pārskati
• Apmācību un iepazīšanās ar dokumentiem apliecinājumi
• Aprīkojuma, kalibrēšanas un apkopes ieraksti
• Piegādātāju dokumentācija un novērtējumi
• Sertifikāti un citi dokumenti ar beigu vai pārskatīšanas datumiem
• Ārējie dokumenti, kas jāglabā ar kontrolētu piekļuvi

Atbalsts ISO balstītām kvalitātes un pārvaldības sistēmām

Folderit var konfigurēt atbilstoši dokumentu un ierakstu kontrolei, ko organizācija noteikusi savā pārvaldības sistēmā. Tas piemērots komandām, kas strādā ar ISO 9001, ISO 14001, ISO/IEC 17025, ISO/IEC 27001 un citiem standartiem, kuros svarīga kontrolēta dokumentētā informācija, izsekojamība un pierādījumi.

Programmatūra nenosaka, kā jādarbojas jūsu QMS. Jūs nosakāt dokumentu veidus, atbildību, metadatus, pārskatīšanas intervālus, apstiprināšanas ceļus, piekļuves noteikumus un glabāšanas termiņus, un Folderit sniedz rīkus šo noteikumu konsekventai piemērošanai.

Drošības kontroles pasākumi sensitīvai QMS dokumentācijai

• AES 256 bitu šifrēšana glabātajiem datiem
• Šifrēti savienojumi pārsūtāmajiem datiem
• Divfaktoru autentifikācija (2FA), tostarp obligātas 2FA politikas
• Paroļu politikas un atļauto IP adrešu saraksts
• SSO integrācija ar Microsoft Entra ID, Google un Okta
• Detalizētas lietotāju, grupu un administratoru tiesības
• Lietotāju un sistēmas darbību auditācijas pieraksti
• Trīskāršas rezerves kopijas AWS infrastruktūrā
• Izvēles dinamiskās ūdenszīmes priekšskatījumiem un lejupielādēm

Uzziniet vairāk par Folderit drošību, automātiskām apstiprināšanas darba plūsmām, elektronisko parakstīšanu un auditācijas žurnālu.

Skatiet, kā jūsu QMS varētu darboties Folderit

Jums nav jāpārveido kvalitātes sistēma ap programmatūru. Atvediet pašreizējo dokumentu struktūru, apstiprināšanas procesu vai pārskatīšanas izklājlapu, un parādīsim, kā to pašu procesu var pārvaldīt Folderit.

Sāciet bezmaksas izmēģinājumu vai pieprasiet demonstrāciju, lai redzētu, kā Folderit var konfigurēt jūsu QMS.

14 dienu bezmaksas izmēģinājums. Maksājumu karte nav nepieciešama.