Politiku pārvaldības programmatūra
Uzturiet politikas sakārtotas, nosūtiet izmaiņas apstiprināšanai un skatiet, kurš apliecinājis iepazīšanos ar lasāmajiem dokumentiem.
Folderit apvieno politiku pārvaldības programmatūru ar ikdienas dokumentu pārvaldību. Politiku īpašnieki var izmantot versiju vēsturi, pārskatīšanas atgādinājumus un apstiprināšanas darba plūsmas, bet darbinieki saņem iepazīšanās apliecinājuma pieprasījumus un skaidru vietu publicēto politiku atrašanai.
No politikas uzmetuma līdz reģistrētam iepazīšanās apliecinājumam
Politiku pārvaldības sistēma apvieno dokumentu, tā īpašnieku un saistītās darbības. Folderit palīdz koordinēt četras šī procesa daļas bez atsevišķas e-pasta sarakstes katrai politikai.
Nodrošiniet politiku īpašniekiem darba zonu
Glabājiet uzmetumus mapē, kas kopīgota ar to sagatavošanu un pārskatīšanu atbildīgajām personām. Izmantojiet versiju vēsturi, lai saglabātu redakcijas kopā un vajadzības gadījumā izgūtu agrākās versijas.
Nodaliet darbiniekiem paredzēto politiku bibliotēku no uzmetumu darba. Jaunas versijas augšupielāde padara to par pašreizējo failu; tā automātiski nekļūst par apstiprinātu izlaidumu.
Uzticiet lēmumu pareizajām personām
Nosūtiet politiku apstiprināšanai paralēli vai secīgi. Piemēram, juridiskā un personāla nodaļa var pārskatīt uzmetumu, pirms nodaļas vadītājs pieņem galīgo lēmumu.
Apstiprinātāji var pieņemt, noraidīt vai lūgt skaidrojumu. Ar atbilstošu darba plūsmas konfigurāciju sekmīga pabeigšana var pārvietot dokumentu uz citu mapi. Pirms iespējošanas nosakiet izlaiduma galamērķi un tā tiesības.
Lūdziet darbiniekiem apliecināt iepazīšanos
Sāciet iepazīšanās apliecinājumu darba plūsmu atlasītiem lietotājiem vai grupām. Saņēmēji redz uzdevumu Folderit un var saņemt e-pasta paziņojumu atbilstoši saviem paziņojumu iestatījumiem.
Viņi atver dokumentu un izvēlas “Iepazīšanās apliecināta”. Varat apskatīt darba plūsmu, lai redzētu uzaicinātos un atbildējušos, pēc tam sazināties ar tiem, kuri vēl nav atbildējuši.
Atgrieziet politiku tās īpašniekam
Iestatiet pārskatīšanas atgādinājumu ar datumu, laiku, saņēmēju un ziņu. Atgādinājumus var atkārtot, un dokumentam var būt vairāki atgādinājumi dažādām personām vai datumiem.
Mainoties politikai, pārskatiet jauno versiju un nepieciešamības gadījumā nosūtiet jaunu iepazīšanās apliecinājuma pieprasījumu. Konfigurētas mapes iepazīšanās apliecinājumu automatizācija var sākties, kad pievieno dokumentu vai jaunu versiju.
Nodaliet apstiprināšanu un iepazīšanās apliecināšanu. Apstiprinājums reģistrē lēmumu par politikas izlaišanu. Iepazīšanās apliecinājums reģistrē saņēmēja atbildi uz to. Apliecinājums pats par sevi nepierāda, ka persona sapratusi politiku vai pabeigusi apmācību.
Izveidojiet politiku reģistru, ko cilvēki patiešām var izmantot
Sakārtojiet politikas pēc nodaļas vai tēmas un izmantojiet pielāgotus metadatus un mapju veidnes konsekventam lauku kopumam. Parādiet noderīgos laukus mapju kolonnās, lai īpašnieki varētu pārskatīt reģistru, neatverot katru failu.
| Lauks | Piemērs un mērķis |
|---|---|
| Politikas atsauce | HR-014 — konsekventa atsauce jautājumiem un saistītām procedūrām. |
| Īpašnieks | Personāla vadītājs — persona, kas atbild par politikas aktualitāti. |
| Nodaļa vai auditorija | Visi darbinieki — paredzētā auditorija, atsevišķi no faktiskajām kopīgošanas tiesībām. |
| Spēkā stāšanās datums | 2026. gada 1. novembris — kad organizācija paredz politikas stāšanos spēkā. |
| Pārskatīšanas datums | 2027. gada 1. novembris — kad īpašniekam jāizvērtē atjauninājuma nepieciešamība. |
| Politikas statuss | Uzmetums, pārskatīšanā, publicēta vai aizstāta — etiķetes, ko komanda nosaka un uztur. |
Tie ir ieteikti lauki, nevis automātiski izlaišanas noteikumi. Datuma vai statusa etiķetes pievienošana pati par sevi nepublicē politiku, nemaina tiesības un nerada atgādinājumu. Konfigurējiet šīs darbības atsevišķi.
Palīdziet darbiniekiem atrast pareizo politiku
Meklējiet dokumentu nosaukumos, metadatos un atbalstītu failu saturā. Darbinieks var meklēt politikas atsauci vai frāzi, piemēram, “attālināts darbs”, materiālos, kuriem viņam ir piekļuve.
Saglabājiet rediģēšanas tiesības īpašniekiem
Izmantojiet tiesības, lai nošķirtu politiku redaktorus no lasītājiem. Kopīgojiet publicēto bibliotēku ar attiecīgajām lietotāju grupām un pārskatiet dalību grupās, kad darbinieki pievienojas, maina komandu vai aiziet.
Noskaidrojiet, kurš apstiprinājis, kurš apliecinājis iepazīšanos un kas mainījies
Glabājiet darba plūsmas ierakstu kopā ar politiku
Darba plūsmas informācija parāda dalībniekus, lēmumus un laika zīmogus. Iepazīšanās apliecinājumu progress rāda uzaicinātos saņēmējus un pabeigtās atbildes ar lejupielādējamu kopsavilkumu jūsu ierakstiem.
Pārbaudiet uzdevuma statusu pret attiecīgo faila versiju. Ja aktīvas apstiprināšanas laikā augšupielādē jaunāku versiju, esošais apstiprinājums paliek saistīts ar agrāko versiju; tas neapstiprina aizvietotāju.
Izmantojiet pārskatus regulārai pārraudzībai
Administratori var izmantot sadaļu Panelis un pārskati, lai pārskatītu apstiprināšanu gaidošos dokumentus un eksportētu pārskatus. Auditācijas žurnāls nodrošina atsevišķu sistēmas darbību ierakstu.
Dokumentu ar tuvojošos termiņu pārskatā tiek izmantoti dokumenta izpildes datuma metadati. Tas automātiski nepārskata patvaļīgu pielāgoto pārskatīšanas datumu vai darba plūsmas termiņu. Izvēlieties pārskatīšanas procesam atbilstošus laukus un pārskatus.
Piemērs: attālinātā darba politikas atjaunināšana. Personāla nodaļa sagatavo redakciju uzmetumu zonā, juridiskā nodaļa to pārskata, un pilnvarotais īpašnieks izlaiž apstiprināto failu politiku bibliotēkā. Personāla nodaļa sāk iepazīšanās apliecināšanu paredzētajiem darbiniekiem, pārbauda neatbildējušos un ieplāno nākamo pārskatīšanas atgādinājumu. Pirms ieviešanas visā uzņēmumā pārbaudiet tiesības un darba plūsmu ar nelielu grupu.
Jautājumi par politiku pārvaldību Folderit
Ar ko tas ir labāks par kopīgu mapi un e-pastu?
Kopīga mape dod vietu politiku glabāšanai. Folderit ap šiem failiem pievieno apstiprināšanas lēmumus, iepazīšanās apliecinājuma pieprasījumus, versiju vēsturi un atgādinājumus. Īpašnieki var pārbaudīt progresu pie dokumenta, nevis salīdzināt atbildes iesūtnēs un izklājlapās.
Kurš plāns ietver politiku apstiprināšanu un iepazīšanās apliecināšanu?
Medium ietver vienkāršas apstiprināšanas un iepazīšanās apliecinājumu darba plūsmas, pielāgotus metadatus un automātisku glabāšanu. Tailor pievieno darba plūsmu veidotāju sarežģītākiem procesiem, detalizētas tiesības, SSO un citas funkcijas. Katram plānam ir noteikts lietotāju skaits un glabāšanas apjoms; pārbaudiet pašreizējos plānus atbilstoši komandas lielumam un darba plūsmas prasībām.
Vai apstiprināšana un iepazīšanās apliecināšana var būt viens process?
Jā. Folderit atbalsta daudzposmu darba plūsmas, kas apvieno metodes, piemēram, apstiprināšanu, kam seko iepazīšanās apliecināšana. Tailor darba plūsmu veidotājs ļauj sasaistīt soļus un noteikt darbības pēc sekmīgas pabeigšanas, neveiksmes vai noildzes. Konfigurējiet un pārbaudiet izlaišanas ceļu, lai noraidīts uzmetums netiktu nosūtīts darbiniekiem.
Vai politikai var pieprasīt elektronisku parakstu?
Jā, parakstīšana var būt daļa no politikas procesa, ja organizācija to prasa. Folderit eSign ir iekļauts Tailor. Izvēlieties, vai uzdevumam nepieciešama apstiprināšana, iepazīšanās apliecināšana vai paraksts, balstoties uz apkopojamajiem pierādījumiem.
Vai programmatūra nodrošinās mūsu atbilstību?
Folderit atbalsta dokumentētu politiku procesu ar piekļuves kontroli, darba plūsmu ierakstiem un pārskatīšanas atgādinājumiem. Atbilstība joprojām ir atkarīga no politiku satura, piemērojamām prasībām, darbinieku apmācības un procesa īstenošanas. Plašākai dokumentu kontroles programmai skatiet ISO dokumentu kontroli.
Sāciet ar vienu politiku un tās faktisko auditoriju
Atnesiet politiku, tās apstiprināšanas soļus un cilvēku loku, kam jāapliecina iepazīšanās. Parādīsim, kā sakārtot reģistru, konfigurēt darba plūsmu un pārbaudīt iegūtos ierakstus Folderit.