Dokumentu pārvaldības terminu vārdnīca

Apvienotā meklēšana

Apvienotā meklēšana ir tehnoloģija, kas ļauj no vienas meklēšanas saskarnes meklēt vairākās datu krātuvēs. Tā vietā, lai meklētu katrā platformā atsevišķi, tā nosūta vaicājumu visām savienotajām sistēmām un apkopo rezultātus vienā vietā. Tas ir kā universāla meklēšanas josla visā jūsu digitālajā ekosistēmā.

Atkritumu nodošanas dokuments (WTN)

Atkritumu nodošanas dokuments (WTN) ir juridisks dokuments, kas Apvienotajā Karalistē reģistrē nebīstamu atkritumu nodošanu no vienas puses otrai. Tajā apraksta atkritumus, identificē abas puses un reģistrē nodošanas datus. Uzņēmumiem šie dokumenti jāglabā vismaz divus gadus.

Auditācijas pieraksti

Auditācijas pieraksti ir detalizēts žurnāls, kurā reģistrē katru dokumentu pārvaldības sistēmā veikto darbību. Tas ietver dokumentu izveidi, piekļuvi, rediģēšanu, dzēšanu, kopīgošanu un pat pierakstīšanās mēģinājumus. Žurnāli nodrošina hronoloģisku darbību uzskaiti, palīdzot organizācijām izsekot datu izmantošanai, atklāt novirzes un uzturēt pārskatāmību.

Darbinieka ieraksts

Darbinieku ieraksti aptver visu nodarbinātības dzīves ciklu no pieteikuma līdz aiziešanas intervijai; DMS glabā katru versiju vienā metadatu profilā.

Datu rezidence

Datu rezidence ir fiziskā vai ģeogrāfiskā vieta, kur organizācijas dati tiek glabāti un apstrādāti. Tā ir svarīga, jo valsts, kurā dati atrodas, nosaka tiem piemērojamos likumus, regulatorus un valsts iestāžu piekļuves pilnvaras. Tāpēc datu rezidence ir būtisks jautājums GDPR atbilstībā, piegādātāja izvēlē un IT drošības izvērtējumos.

Digitālā dokumentu pārvaldība

Digitālā dokumentu pārvaldība apvieno visus failus vienā drošā, meklējamā vietā, lai informāciju atrastu sekundēs, nevis minūtēs, vienlaikus ietaupot naudu, nomierinot auditorus un iepriecinot klientus.

DMS sistēma

DMS sistēma (no angļu Document Management System system) ir programmatūras risinājums digitālo dokumentu glabāšanai, organizēšanai, atrašanai un drošībai. Lai gan izteiciens tehniski atkārtojas, jo DMS jau nozīmē Document Management System jeb dokumentu pārvaldības sistēma, to plaši izmanto meklēšanas vaicājumos un biznesa sarunās.

DocuWare

DocuWare ir visaptveroša elektroniska dokumentu pārvaldības sistēma (DMS) un darba plūsmu automatizācijas platforma biznesa informācijas digitalizācijai un pārvaldībai. DocuWare programmatūra piedāvā jaudīgas integrācijas iespējas un ir piemērota dažādām jomām, piemēram, finansēm, personāla vadībai un pārdošanai.

Dokumenta spēkā stāšanās datums

Dokumenta spēkā stāšanās datums ir datums, kad kontrolēts dokuments organizācijā kļūst oficiāli derīgs un piemērojams. Tas apzīmē brīdi, kad darbiniekiem jāievēro jaunā vai pārskatītā versija, kas aizstāj iepriekšējo revīziju. Spēkā stāšanās datumi ir ISO dokumentu kontroles un audita pierādījumu pamatprasība.

Dokumentu atbilstība GDPR

Dokumentu atbilstība GDPR nozīmē dokumentu pārvaldīšanu, glabāšanu un apstrādi atbilstoši Vispārīgajai datu aizsardzības regulai (GDPR). Šis ES tiesību akts nosaka, kā organizācijas rīkojas ar personas datiem, nodrošinot cilvēku tiesības uz privātumu, pārskatāmību un kontroli pār savu informāciju. Dokumenti ar vārdiem, e-pasta adresēm, personas identifikācijas numuriem, veselības datiem vai citiem personiskiem identifikatoriem ir jāapstrādā ar stingru drošību un skaidru atbildību.

Dokumentu ārēja kopīgošana

Dokumentu ārēja kopīgošana ir kontrolēta failu izplatīšana cilvēkiem ārpus organizācijas, piemēram, klientiem, auditoriem, darbuzņēmējiem vai piegādātājiem. Atšķirībā no e-pasta pielikumiem pārvaldīta ārēja kopīgošana katram dokumentam piemēro piekļuves tiesības, derīguma termiņus un auditācijas pierakstus, saglabājot sensitīvas informācijas izsekojamību arī pēc tās iziešanas no iekšējām sistēmām.

Dokumentu drošība

Dokumentu drošība ir dokumentu aizsardzība pret nesankcionētu piekļuvi, pārveidošanu, zādzību vai iznīcināšanu. Tā ietver tehnoloģijas un procedūras, kas nodrošina, ka dokumentiem piekļūt vai tos mainīt var tikai pilnvarotas personas, saglabājot svarīgas informācijas konfidencialitāti, integritāti un pieejamību.

Dokumentu dzīves cikla pārvaldība

Dokumentu dzīves cikla pārvaldība (DLM) ir dokumenta pārvaldīšana no tā izveides līdz iznīcināšanai. Sistēma aptver visus dokumenta dzīves posmus. Tā nodrošina dokumentu izveidi, glabāšanu, atjaunināšanu, izmantošanu un galīgo iznīcināšanu saskaņā ar noteiktiem noteikumiem.

Dokumentu izmaiņu kontrole

Dokumentu izmaiņu kontrole ir formāls process izmaiņu pieprasīšanai, pārskatīšanai, apstiprināšanai un reģistrēšanai kontrolētos dokumentos, piemēram, procedūrās, politikās un specifikācijās. Tas pieprasa pilnvarotu pārskatīšanu pirms publicēšanas un uztur pierakstus par to, kurš ko mainījis, kad un kāpēc.

Dokumentu klasifikācija

Dokumentu klasifikācija ir dokumentu sakārtošana noteiktās kategorijās pēc to satura, sensitivitātes vai biznesa funkcijas. Tā nosaka, kurš var piekļūt katram dokumentam, cik ilgi tas jāglabā un kādas kontroles piemērojamas visā dzīves ciklā, veidojot dokumentu pārvaldības un atbilstības pamatu.

Dokumentu masveida augšupielāde

Dokumentu masveida augšupielāde ir dokumentu pārvaldības sistēmas funkcija, kas ļauj vienā darbībā augšupielādēt vairākus failus vai mapes, nevis katru atsevišķi. To bieži izmanto jaunu klientu ieviešanā, sistēmu migrācijā vai papīra ierakstu digitalizācijā. Rīks parasti atbalsta dažādus failu veidus, tagu piešķiršanu partijām un automātisku mapju organizēšanu.

Dokumentu tveršanas darba plūsma

Dokumentu tveršanas darba plūsma ir automātisks dokumentu apkopošanas, digitalizācijas un klasifikācijas process, tiem ienākot dokumentu pārvaldības sistēmā. Tas ietver gan skenētus papīra dokumentus, gan digitālus failus, kas saņemti pa e-pastu, tīmekļa veidlapās vai ārējās augšupielādēs. Darba plūsma nodrošina datu iegūšanu, metadatu piešķiršanu, novirzīšanu un glabāšanu, bieži bez cilvēka iejaukšanās.

Dzēšanas aizturēšana

Dzēšanas aizturēšana ir aizsardzības pasākums, kas novērš dokumenta mainīšanu, dzēšanu vai pilnīgu izņemšanu neatkarīgi no tā standarta glabāšanas grafika. Piemērojot aizturēšanu, tā prevalē pār automātiskās dzēšanas politikām, nodrošinot neskartu saturu juridiskas, regulatora vai iekšējas izmeklēšanas laikā. Kad aizturēšana ir atcelta, dokuments atgriežas parastajā dzīves ciklā.

EDRMS

EDRMS (Electronic Document and Records Management System) ir programmatūra, kas pārvalda gan biznesa dokumentu aktīvo dzīves ciklu (izveidi, pārskatīšanu, apstiprināšanu, versiju kontroli), gan formālu ierakstu glabāšanu (klasifikāciju, uzglabāšanu, glabāšanas noteikumus un pamatotu iznīcināšanu).

E-veidlapa

E-veidlapa ir tīmekļa veidne, kas apkopo datus un ievieto tos tieši jūsu DMS ar validāciju, darba plūsmu aktivizētājiem un versiju vēsturi.

Failu versiju pārvaldības programmatūra

Failu versiju pārvaldības programmatūra ir rīks, kas automātiski izseko un saglabā katru faila revīziju. Tā vietā, lai katru izmaiņu reizē dokumentu pārrakstītu, tā glabā pilnīgu vecāko versiju vēsturi, ko lietotāji jebkurā laikā var pārskatīt, salīdzināt vai atjaunot. Tā darbojas kā digitāls arhīvs, kas atceras katru faila soli.

Gatavība elektronisko pierādījumu atklāšanai

Gatavība elektronisko pierādījumu atklāšanai nozīmē organizācijas sagatavotību identificēt, apkopot, saglabāt, pārskatīt un iesniegt elektroniskus dokumentus, atbildot uz juridiskiem pieprasījumiem vai regulatoru izmeklēšanām. Tā ietver proaktīvu elektroniski glabātās informācijas (ESI) pārvaldību, lai to varētu ērti meklēt, droši glabāt un atrast stingros termiņos.

Hibrīdā glabāšana (mākonī un lokāli)

Hibrīdā glabāšana ir dokumentu pārvaldības risinājums, kas apvieno mākoņkrātuvi ar lokālu infrastruktūru. Šī divējādā pieeja sniedz abu risinājumu priekšrocības: mākoņa mērogojamību un attālinātu piekļuvi, kā arī vietējo serveru kontroli un drošību. Abās vidēs var glabāt un pārvaldīt dokumentus, kā arī tiem piekļūt atkarībā no konkrētām biznesa vajadzībām vai atbilstības prasībām.

Iepazīšanās apliecinājumu izsekošana

Iepazīšanās apliecinājumu izsekošana ir process, kurā ar laika zīmogiem reģistrē, ka noteikti cilvēki ir saņēmuši, izlasījuši un apliecinājuši dokumentu, piemēram, politiku, procedūru vai drošības paziņojumu. Tā aizstāj neizsekotu izplatīšanu pa e-pastu ar pārbaudāmiem pierādījumiem, kurš ko un kad apliecinājis. Organizācijām, kas strādā saskaņā ar ISO 9001, ISO 27001, GDPR vai HIPAA, šī izsekošana sniedz pierādījumus, ko auditori sagaida, jautājot, kā darbinieki informēti par kontrolētiem dokumentiem.

Ierakstu pārvaldība

Ierakstu pārvaldība ir sistemātisks ierakstu izveides, organizēšanas, glabāšanas, aizsardzības un galīgās iznīcināšanas process visā to dzīves ciklā.

Ierakstu pārvaldības sistēma

Ierakstu pārvaldības sistēma (RMS) ir programmatūra organizācijas ierakstu organizēšanai, glabāšanai, izsekošanai un kontrolei visā to dzīves ciklā. Tā pārvalda visu no izveides un glabāšanas līdz glabāšanas termiņiem un galīgai iznīcināšanai. Tā ir kā centrāls mezgls, kas nodrošina katra digitāla vai fiziska ieraksta pienācīgu apstrādi, aizsardzību un ērtu atrašanu vajadzības gadījumā.

Līgumu pārvaldības programmatūra

Līgumu pārvaldības programmatūra ir digitāla sistēma, kas vienā vietā palīdz izveidot, apstiprināt, parakstīt, glabāt, izsekot, atjaunot un izņemt no aprites līgumus. Tā centralizē dokumentus un automatizē soļus visā līguma dzīves ciklā, no pirmā melnraksta līdz arhivēšanai.

M-Files

M-Files ir ar mākslīgo intelektu darbināta, uz metadatiem orientēta dokumentu un informācijas pārvaldības platforma. Tā organizē saturu pēc konteksta — kas tas ir —, nevis atrašanās vietas — kur tas glabājas.

Nemaināmi ieraksti

Nemaināmi ieraksti ir dokumenti vai faili, kurus pēc izveides un saglabāšanas nevar mainīt, dzēst vai sagrozīt. Šie ieraksti ir “bloķēti”, lai saglabātu to sākotnējo stāvokli, nodrošinot ilgtermiņa integritāti un pārbaudāmību. DMS nemaināmību nodrošina sistēmas līmeņa aizsardzība un piekļuves kontrole, kas novērš izmaiņas gan saturā, gan metadatos.

Novecojušu dokumentu kontrole

Novecojušu dokumentu kontrole ir novecojušu dokumentu identificēšana, atsaukšana un arhivēšana, lai neviens tos neizmantotu kļūdas dēļ, vienlaikus saglabājot tos juridiskiem, audita vai zināšanu mērķiem. Tā ir ISO 9001 prasība (7.5.3.2. punkts), kas paredz jebkāda iemesla dēļ saglabātus novecojušus dokumentus atbilstoši identificēt, lai novērstu nejaušu izmantošanu. Efektīva novecojušu dokumentu kontrole apvieno skaidrus statusa marķējumus, ierobežotu piekļuvi, versiju vēsturi un automātiskus glabāšanas noteikumus.

Pārveidošana meklējamā PDF

Pārveidošana meklējamā PDF ir attēlu vai skenētu PDF failu pārvēršana PDF dokumentos ar indeksējamu un meklējamu tekstu. To veic ar optisko rakstzīmju atpazīšanu (OCR), kas atpazīst drukātas vai ar roku rakstītas rakstzīmes un padara tekstu mašīnlasāmu. Pēc pārveidošanas lietotāji var atrast saturu ar atslēgvārdiem, meklēšanas filtriem vai metadatiem — tāpat kā jebkurā teksta dokumentā.

Piekļuves tiesības

Piekļuves tiesības nosaka, kurš dokumentu pārvaldības sistēmā var skatīt, rediģēt, dzēst vai kopīgot dokumentu. Šīs tiesības piešķir pēc lietotāja lomas, nodaļas vai individuāliem iestatījumiem. Tās darbojas kā digitāli vārtsargi, aizsargājot sensitīvus datus pret nesankcionētu piekļuvi vai izmaiņām.

Pienācīgas rūpības pienākums atkritumu apsaimniekošanā

Pienācīgas rūpības pienākums atkritumu apsaimniekošanā ir juridisks pienākums droši pārvaldīt kontrolētus atkritumus no to rašanās līdz iznīcināšanai.

Satura dublikātu novēršana

Satura dublikātu novēršana ir dublētu failu vai datu ierakstu identificēšanas un noņemšanas process DMS sistēmā. Tā vietā, lai glabātu vairākus identiskus vai gandrīz identiskus failus, sistēma saglabā vienu eksemplāru un dublikātus aizstāj ar norādēm vai saitēm. Tas mazina nekārtību, ietaupa vietu un uzlabo digitālo ierakstu precizitāti.

Tiesvedības pārvaldības programmatūra

Tiesvedības pārvaldības programmatūra ir digitāla platforma, kas palīdz juridiskajām komandām organizēt, izsekot un pārvaldīt visus lietas elementus. Tā vienā strukturētā sistēmā apvieno dokumentus, termiņus, saziņu, pierādījumus un darba plūsmas, lai biroji varētu lietas risināt efektīvāk un ar mazāk kļūdām. Uztveriet to kā tiesvedības darbību vadības centru.

Uzņēmuma dokumentu pārvaldība

Uzņēmuma dokumentu pārvaldība ir organizēta, visu uzņēmumu aptveroša sistēma dokumentu glabāšanai, aizsardzībai, izsekošanai un piekļuvei visā to dzīves ciklā.

Veidņu pārvaldība

Veidņu pārvaldība ir standartizētu dokumentu veidņu izveide, glabāšana, izplatīšana un uzturēšana DMS sistēmā. Veidnes izmanto bieži veidotam saturam, piemēram, līgumiem, pārskatiem, vēstulēm, rēķiniem un iekšējai saziņai, nodrošinot katram dokumentam pareizu struktūru, formatējumu un satura blokus jau no sākuma.

Versiju kontrole

Versiju kontrole ir dokumentu, failu vai datu izmaiņu pārvaldīšana laika gaitā. Tā saglabā pierakstus par katru izmaiņu, tās autoru, laiku un iemeslu. Tas palīdz lietotājiem izsekot labojumiem, vajadzības gadījumā atgriezties pie iepriekšējām versijām un uzturēt organizētu sadarbības darba plūsmu.

Viedā mapju organizēšana

Viedā mapju organizēšana automātiski izveido un organizē mapes pēc iepriekš noteiktiem noteikumiem, metadatiem vai dokumenta satura. Tā novērš manuālu mapju izveidi un failu šķirošanu, dinamiski novietojot dokumentus pareizajā DMS vietā pēc dokumenta veida, nodaļas, datuma vai klienta nosaukuma.