Dokumentu ģenerēšanas programmatūra
Veidojiet PDF un Word dokumentus no datiem, kurus komanda jau apkopo.
Folderit dokumentu ģenerators pārvērš aizpildītu e-veidlapu dokumentā, izmantojot atkārtoti lietojamu veidni. Sagatavojiet līgumus, vēstules, sertifikātus un pārskatus ar konsekventiem formulējumiem un zīmola noformējumu un saglabājiet gatavos failus tajā pašā sistēmā pārskatīšanai, parakstīšanai un glabāšanai.
Jūsu veidne + veidlapas vērtības → PDF vai rediģējams Word dokuments. Skatieties tālāk redzamo demonstrāciju.
Kāpēc ģenerēt dokumentus Folderit?
Pārtrauciet vienu un to pašu datu atkārtotu ievadiVārdi, adreses, datumi un citas vērtības nāk no aizpildītā e-veidlapas ieraksta. Vietturi tos ievieto atbilstošajās dokumenta vietās, samazinot manuālu kopēšanu, kuras dēļ jaunā failā var palikt iepriekšējā klienta vārds vai datums.
Saglabājiet konsekventu tekstu un izkārtojumuVeidne nosaka tekstu, logotipu, tabulas un lapas izkārtojumu. Dokumenta ģenerētājs sniedz vērtības veidlapā un izvēlas rezultāta formātu, nevis katru reizi pārveido dokumentu.
Izmantojiet vienu ierakstu dažādiem dokumentiemVienai e-veidlapai var piesaistīt vairākas dokumentu veidnes. Piemēram, sagatavojiet klienta līgumu un atsevišķu klienta kopsavilkumu un ģenerējiet abus no viena aizpildīta ieraksta.
Pārvaldiet turpmākos soļusSaglabājiet ģenerēto failu Folderit, lai izmantotu tiesības, versiju vēsturi, auditācijas pierakstus un darba plūsmas. Dokuments var turpināt pārskatīšanu vai parakstīšanu bez pārvietošanas uz atsevišķu dokumentu pārvaldības sistēmu.
No veidlapas datiem līdz gatavam dokumentam
- Izvēlieties iegūstamo informāciju. Izveidojiet vai izvēlieties Folderit e-veidlapu ar tādiem laukiem kā klienta vārds, adrese, kontaktpersona un maksājuma noteikumi. Katra aizpildītā veidlapa izveido ierakstu ar šīm vērtībām.
- Sagatavojiet dokumenta veidni. Izveidojiet ODT failu LibreOffice Writer vai citā redaktorā, kas saglabā ODT. Pievienojiet tekstu, zīmola noformējumu un vietturus, precīzi nokopētus no Folderit pieejamo veidlapas lauku saraksta.
- Piesaistiet veidni un izvēlieties formātus. Sadaļā Administrēšanas rīki → Veidlapu veidnes pievienojiet dokumenta veidni attiecīgajai e-veidlapai. Augšupielādējiet ODT, iestatiet faila nosaukuma modeli un iespējojiet PDF, DOCX vai abus. Šai iestatīšanai nepieciešama administratora piekļuve.
- Ģenerējiet un pārbaudiet rezultātu. Atveriet aizpildītu ierakstu un izvēlieties Ģenerēt PDF vai Ģenerēt DOCX. Folderit ievieto ieraksta vērtības veidnē. Izmantojiet pieejamās iespējas, lai rezultātu saglabātu Folderit, lejupielādētu vai nosūtītu e-pastā no sistēmas.
Vienkāršs piemērsIedomājieties klienta ierakstu ar nosaukumu “Northfield Studio” un maksājuma termiņu 30 dienas.
Veidne: Šis līgums ir noslēgts ar {{ client_name }}. Maksājuma termiņš ir {{ payment_terms }} dienas.
Ģenerētais teksts: Šis līgums ir noslēgts ar Northfield Studio. Maksājuma termiņš ir 30 dienas.
Ilustratīvas vērtības. Izmantojiet precīzus savai e-veidlapai paredzētos vietturus. Lauku vietturus var izmantot arī ģenerētā faila nosaukumā.
Detalizētais dokumentu ģenerēšanas iestatīšanas ceļvedis aptver veidņu iestatījumus, lauku vietturus un problēmu novēršanu.
Ko jūsu komanda varētu ģenerēt?
Sāciet ar dokumentu, kura struktūra lielākoties nemainās, bet vārdi, datumi un citas detaļas mainās. Šos piemērus varat konfigurēt:
Klientu līgumiIegūstiet klienta vārdu, reģistrācijas numuru, adresi, kontaktinformāciju un maksājuma noteikumus. Ģenerējiet līgumu ar komandas sagatavotu tekstu, pēc tam organizējiet pārskatīšanu pirms parakstīšanas. Skatiet līgumu ģenerēšanu no pieprasījuma veidlapām.
Personāla vēstules un ievadīšanas darbā dokumentiIzmantojiet tādus laukus kā darbinieka vārds, amats, nodaļa un sākuma datums, lai sagatavotu darba piedāvājuma vēstuli vai ievadīšanas darbā dokumentu. Saglabājiet rezultātu ar atbilstošām darbinieka mapes tiesībām. Iepazīstiet personāla ievadīšanas darbā dokumentu automatizāciju.
Apmācību sertifikātiIegūstiet dalībnieka vārdu, kursu, pabeigšanas datumu un sertifikāta atsauci. Ģenerējiet zīmolam atbilstošu PDF ar savu sertifikāta izkārtojumu. Par apmācību atbildīgā komanda apstiprina pabeigšanu; veidne nodrošina dokumentu. Skatiet PDF sertifikātu ģenerēšanu.
Incidentu pārskati un iekšējie pieteikumiPārvērtiet strukturētu ierakstu par notikumu, vietu, datumu, atbildīgo un aprakstu konsekventā pārskatā. Atsevišķa veidne var parādīt izvēlētās vērtības kā iekšēju kopsavilkumu, izmantojot to pašu avota ierakstu.
Saglabājiet ģenerēto failu savā darba plūsmā
Dokumenta ģenerēšana ir viens solis. Līguma uzmetumam vēl var būt nepieciešams apstiprinājums; personāla vēstulei — paraksts. Pēc saglabāšanas Folderit fails kļūst par pārvaldītu dokumentu, kas var nonākt pārskatīšanas un apstiprināšanas darba plūsmās vai elektroniskās parakstīšanas procesā.
Izvēlieties piekļuves saņēmējus, saglabājiet versiju vēsturi un pārskatiet dokumenta darbības auditācijas pierakstos. Piemērojiet ierakstam atbilstošos kopīgošanas un glabāšanas iestatījumus. Šos kontroles pasākumus konfigurē dokumentu pārvaldības procesā; faila ģenerēšana pati par sevi to neapstiprina un neparaksta.
Pārbaudiet visu ceļu ar ieraksta paraugu. Ģenerējiet katru paredzēto formātu, pārbaudiet vietturu aizstāšanu un apskatiet lapu pārtraukumus, tabulas un failu nosaukumus. Pēc tam pārbaudiet glabāšanu, e-pastu vai jebkuru paredzēto turpmāko darba plūsmu. Izvēloties konfigurāciju, pārskatiet pieejamos plānus un drošības kontroles pasākumus.
Pirms darba sākšanas
Vai varam ģenerēt gan PDF, gan Word dokumentus?
Jā. Dokumenta veidnes iestatījumos iespējojiet PDF, DOCX vai abus. PDF noder izplatīšanai; DOCX nodrošina rediģējamu Word dokumentu. Lietotāji redz attiecīgajai veidnei iespējotās ģenerēšanas iespējas.
Vai veidnei var augšupielādēt Word dokumentu?
Folderit augšupielādētajai veidnei jābūt ODT failam. Sagatavojiet to redaktorā, kas spēj saglabāt ODT, un pirms augšupielādes pārbaudiet izkārtojumu un vietturus. DOCX ir rezultāta formāts, nevis šajā konfigurācijā izmantotais veidnes formāts.
Vai veidlapas iesniegšana automātiski izveido dokumentu?
Dokumentētajā darba plūsmā e-veidlapas iesniegšana izveido ierakstu. Lietotājs pēc tam atver ierakstu un izvēlas Ģenerēt PDF vai Ģenerēt DOCX. Veidlapas iesniegšana un dokumenta ģenerēšana ir atsevišķi soļi.
Vai no vienas veidlapas var izveidot vairākus dokumentu veidus?
Jā. Piesaistiet e-veidlapai vairākas dokumentu veidnes un, ģenerējot dokumentu no aizpildīta ieraksta, izvēlieties atbilstošo veidni. Katrai veidnei ir savs izkārtojums, ģenerētā faila nosaukuma modelis un pieejamie rezultāta formāti.
Ko darīt, ja lauka trūkst vai izkārtojums izskatās nepareizs?
Pārbaudiet, vai avota laukam ir vērtība un vai tā vietturis precīzi atbilst Folderit pieejamo veidlapas lauku sarakstam. Saglabājiet vietturus vienā gabalā. Izkārtojuma problēmu gadījumā vienkāršojiet ODT veidni un pārbaudiet abus rezultāta formātus. Iestatīšanas ceļvedis ietver testēšanas kontrolsarakstu un problēmu novēršanas soļus.
Sāciet ar dokumentu, kuru komanda veido katru nedēļu.