Huoltokäynti ei vielä kerro, korjautuiko vika. Kun sama projektori oireilee uudelleen, tarvitaan tieto myös edellisestä ilmoituksesta, tehdyistä töistä ja keskeneräisistä asioista. Siksi jokaiselle vikailmoitukselle kannattaa tehdä oma tietue yhden jatkuvasti muuttuvan laitemuistiinpanon sijaan.
Folderitissa huoltopyyntö voidaan tallentaa eForm-lomaketietueeksi ja liittää laitekorttiin. Kenttien täyttötehtävä kerää käsittelytiedot, ja erillinen tarkistus voi ratkaista pyynnön sulkemisen. Tämä on dokumentaatioon perustuva toteutusesimerkki, ei asiakastilillä kokonaisuutena testattu prosessi. Tarkista lomakkeiden ja työnkulkujen laajuus Tailor-paketista.
Laitekortti säilyy, huoltopyyntö vaihtuu
Laiterekisterissä (englanniksi) ovat tunniste, malli, sijainti, vastuuhenkilö ja asiakirjat. Huoltopyyntö kuvaa yksittäistä tapahtumaa. Kuvitteellisessa esimerkissä projektorin AS-2030 pyyntö HP-041 koskee kuvan katkeilua, myöhempi HP-067 rikkoutunutta liitintä. Ensimmäisen sulkeminen ei sulje toista.
Pidä myös osan tilaaminen ja korjauksen valmistuminen erillään. Jos toimitus puuttuu, pyynnöstä pitää näkyä odotuksen syy ja seuraava toimenpide.
Kerää ilmoitus, älä vaadi valmista diagnoosia
Luo Admin tools → Form templates -kohdassa Huoltopyyntö-lomake. eForms-ohje (englanniksi) kuvaa kenttätyypit. Aloita esimerkiksi näistä:
- Pyynnön viite — Text; automaattinen numerointi määritetään erikseen.
- Laite — Relation, jonka valinnat tulevat laiterekisterin lomakkeesta.
- Laitetunnus — Text, esimerkiksi AS-2030, tarkistettuna valittua laitetta vasten.
- Ilmoituspäivä — Date; kellonaika ja aikavyöhyke tarvittaessa tekstinä.
- Havaintopaikka — Text tai Select.
- Oire ja vaikutus toimintaan — Textarea; ilmoittajan ei tarvitse päätellä teknistä syytä.
- Pyydetty kiireellisyys — Select sovituilla vaihtoehdoilla.
- Ilmoittaja — Folderit-käyttäjä User-kentässä tai sopivat yhteystiedot, jos ilmoitus kirjataan toisen puolesta.
- Liitteet — hyödyllinen kuva tai raportti File-kentässä.
Tee vain olennaisista ilmoitustiedoista pakollisia. Lisää myöhempää käsittelyä varten Tila, Käsittelijä, Seuraava seuranta, Tehdyt työt, Todisteet ja Tarkistuksen tulos. Näiden on voitava olla tyhjiä pyyntöä luotaessa.
Sopivia tiloja ovat Uusi, Arvioitavana, Työn alla, Odottaa osia, Tarkistettavana ja Suljettu. Esimerkkiprosessissa ihmiset päivittävät tilan. Suljettu-valinta ei itsessään todista työn valmistumista.
Valitse oikea laite ja oikea tallennuspaikka
Valitse Relation-kentän Fetch options from -asetukseen laiterekisterin todellinen lomakemalli. Täyttäjä avaa Choose an item -valinnan, etsii laitteen ja vahvistaa sen. Valittavissa ovat kyseisen lomakemallin tietueet.
Pyyntö luodaan huollolle tarkoitetussa kansiossa Upload-painikkeen viereisestä valikosta. Lomakemallia ei rajata vain tähän kansioon: se on käytettävissä kansioissa, joihin käyttäjällä on riittävät oikeudet. Kerro siksi tallennuspaikka työohjeessa.
Laitteen valinta ei takaa tunnisteen kopioitumista tekstikenttään eikä sijainnin tai tilan myöhempää synkronointia. Tarkista hakuihin käytettävä laitetunnus. Havaintopaikka jää tapahtuman tiedoksi, vaikka laite siirtyisi myöhemmin muualle.
Pyydä täydennys ja tarkista vasta sen jälkeen
Koordinaattori tarkistaa ilmoituksen ja valitsee varsinaisen vastaanottajan. Tietueen Workflow-valikosta voidaan aloittaa Fill fields -tehtävä (englanniksi). Näytä laite, oire, paikka ja vaikutus taustatietoina. Anna muokata vain tarpeellisia käsittelykenttiä; niiden on oltava myös näkyvissä. Pyydä tehtävän ohjeessa toteutettu toimenpide, este ja seuraava askel.
Jos sulkeminen vaatii hyväksynnän tai tarkistuksen, sijoita se täydennystehtävän jälkeen. Käsittelijä-kentän nimi ei määritä tehtävän vastaanottajaa tai käyttöoikeuksia automaattisesti. Due by on tiedoksi annettu määräaika; automaatiotyökalun Timeout on erillinen asetus.
Hyödyllinen välitieto on esimerkiksi ”Sovitin tilattu, odottaa toimitusta, kysytään toimittajalta 12. marraskuuta”. Tehtävän lähettäminen päivittää pyynnön. Se ei korjaa laitetta, tilaa osia tai muuta laitekortin tilaa itsestään.
Säilytä keskeneräiset asiat ja työn todisteet
Ennen sulkemista tarkista tehty työ, kirjaaja ja näyttö tuloksesta. Puuttuva raportti tai osa edellyttää nimettyä jatkotoimea. Jos valittuna on väärä laite, korjaa viite ja tunnus ennen jatkamista. Päällekkäisissä ilmoituksissa koordinaattori päättää aktiivisen pyynnön ja kirjaa perustelun; automaattista kaksoiskappaleiden tunnistusta ei tässä oleteta.
Huoltotyöpyynnön esimerkki (PDF) (englanniksi)
Löydä avoimet pyynnöt ja kokeile työnjako
Näytä viite, laitetunnus, tila, käsittelijä ja seurantapäivä kansion sarakkeissa (englanniksi). Valitse haussa (englanniksi) huoltopyynnön lomaketyyppi ja lisää metatietoehdot. Tarkka ehto tekstikentän tunnukselle AS-2030 auttaa löytämään saman laitteen pyynnöt.
Lomakkeen Relation-kenttä on eri asia kuin yleinen Related items -linkitys. Yleinen Has any relations -suodatin ei ala löytää pyyntöä vain siksi, että sen Laite-kenttä on täytetty. Käytä tunnushakua tai määritä halutut yleiset linkit erikseen.
Määritä muistutukselle (englanniksi) päivämäärä, tilaa koskevat ehdot ja nimetyt vastaanottajat. Kokeile osia odottavaa ja suljettua pyyntöä. Muistutus ei varaa huoltajaa eikä muuta tilaa. Tarkista pyynnön ja laitteen käyttöoikeudet (englanniksi): tehtävän kenttärajaukset eivät korvaa tietovaraston pääsynhallintaa.
Kokeile uusi pyyntö, väärän laitteen korjaus, osien odotus, lopputarkistus ja myöhästynyt seuranta ennen käyttöönottoa. Kiireellisissä tilanteissa käytetään sovittua toimintakanavaa; lomakkeen tallennus ei takaa välitöntä reagointia. Voit kysyä Folderitilta apua ensimmäisen mallin arviointiin.
