Faptul că un tehnician a venit la sediu nu dovedește că defecțiunea a fost rezolvată. O solicitare de mentenanță trebuie să arate problema semnalată, intervenția efectivă și ce mai rămâne de făcut. Pentru o defecțiune repetată, o înregistrare separată păstrează istoricul intervenției anterioare.
În Folderit, solicitarea poate fi creată ca înregistrare eForm și legată de fișa echipamentului. O sarcină de completare a câmpurilor adună informațiile ulterioare, iar o verificare separată poate decide închiderea. Exemplul este o configurație propusă pe baza documentației, fără testarea întregului circuit într-un cont de client. Verifică funcțiile necesare în planul Tailor.
O fișă de echipament, mai multe incidente distincte
Registrul activelor (în engleză) păstrează identificatorul, modelul, amplasarea, responsabilul și documentele. Solicitarea descrie un eveniment. În exemplul fictiv, proiectorul AS-2030 are SM-041 pentru întreruperi de imagine, apoi SM-067 pentru un conector deteriorat. Închiderea primei solicitări nu o închide și pe a doua.
Nu înlocui tot istoricul cu ultima notă de pe fișă. Vizita tehnică, comanda unei piese și reparația terminată sunt rezultate diferite. Dacă lucrările continuă, notează blocajul și următoarea acțiune.
Colectează întâi datele cunoscute
Creează „Solicitare de mentenanță” în Admin tools → Form templates. Ghidul eForms (în engleză) explică tipurile de câmpuri. O primă versiune poate include:
- Referința solicitării — Text; numerotarea automată se configurează separat.
- Echipament — Relation către șablonul real al registrului.
- Identificatorul activului — Text, de exemplu AS-2030, verificat față de fișa aleasă.
- Data sesizării — Date; ora și fusul, dacă sunt relevante, într-un text suplimentar.
- Locul observării — Text sau Select.
- Simptome și efect asupra activității — Textarea, fără a cere solicitantului un diagnostic tehnic.
- Prioritate solicitată — Select cu opțiuni convenite.
- Persoana care raportează — Folderit User sau date de contact potrivite dacă înregistrezi pentru altcineva.
- Anexe — fotografie ori raport util într-un câmp File.
Fă obligatorii doar informațiile esențiale pentru deschidere. Adaugă Stare, Persoană desemnată, Următoarea verificare, Lucrări efectuate, Dovezi și Rezultatul revizuirii. Aceste date ulterioare trebuie să poată rămâne necompletate la creare.
Poți folosi stările Nouă, În evaluare, În lucru, Așteaptă piese, De verificat și Închisă. În acest model, oamenii le actualizează. Selectarea stării nu dovedește singură efectuarea lucrării.
Leagă fișa corectă, fără a presupune sincronizare
În setarea Fetch options from a câmpului Relation, selectează șablonul registrului de echipamente. Utilizatorul deschide Choose an item, caută echipamentul și confirmă alegerea. Sunt disponibile înregistrările acelui tip de formular.
Solicitarea se creează în dosarul destinat mentenanței, din meniul de lângă Upload. Șablonul nu este limitat la acel dosar: este disponibil acolo unde utilizatorul are drepturi suficiente. Instrucțiunea trebuie să precizeze locul de salvare.
Legătura nu copiază automat AS-2030 în câmpul text și nu garantează sincronizarea modificărilor ulterioare de amplasare sau stare. Verifică identificatorul folosit în căutări. Locul observării rămâne informația acelui eveniment, chiar dacă echipamentul este mutat ulterior.
Cere consemnarea intervenției, apoi verifică rezultatul
Coordonatorul analizează sesizarea și alege destinatarul real. Din meniul Workflow poate porni o sarcină Fill fields (în engleză). Afișează echipamentul, simptomele, locul și impactul drept context. Permite editarea numai a câmpurilor necesare urmăririi; fiecare trebuie să fie și vizibil. În nota sarcinii cere acțiunea realizată, blocajul și pasul următor.
Dacă închiderea necesită aprobare ori revizuire, plaseaz-o după completarea datelor. Un nume în câmpul Persoană desemnată nu atribuie automat sarcina sau accesul. Destinatarii se configurează în flux. Due by este un termen informativ; Timeout este o setare separată a automatizării.
Un rezultat intermediar util: „Adaptor comandat, așteaptă livrarea, revenire la furnizor pe 12 noiembrie”. Trimiterea sarcinii actualizează solicitarea, dar nu repară echipamentul, nu cumpără piese și nu schimbă automat fișa activului.
Păstrează dovezile și lucrările neîncheiate
Înainte de închidere verifică intervenția, autorul înregistrării și dovezile. O piesă sau un raport lipsă lasă o acțiune următoare explicită. Corectează echipamentul și identificatorul greșit înainte de continuare. Pentru două sesizări ale aceluiași eveniment, coordonatorul decide care rămâne activă și păstrează explicația; exemplul nu presupune detectarea automată a duplicatelor.
Exemplu de solicitare de mentenanță (PDF) (în engleză)
Criteriile tehnice de acceptare și permisiunea de utilizare rămân în procedurile competente. Înregistrarea din Folderit documentează lucrările și deciziile, fără să stabilească singură siguranța echipamentului.
Găsește solicitările și testează predarea lucrului
În coloanele dosarului (în engleză) afișează referința, echipamentul, starea, responsabilul și următoarea dată. În căutare (în engleză) selectează formularul de mentenanță și condițiile de metadate. Identificatorul text exact AS-2030 ajută la găsirea solicitărilor sale.
Câmpul Relation diferă de legăturile generale Related items. Filtrul Has any relations nu găsește solicitarea doar fiindcă în formular este ales un echipament. Folosește identificatorul sau configurează expres legăturile generale dorite.
Configurează mementourile (în engleză) cu dată, condiții de stare și destinatari expliciți. Verifică un caz care așteaptă piese și unul închis. Mementoul nu rezervă un tehnician și nu schimbă starea. Controlează drepturile (în engleză) solicitării și ale echipamentului; filtrele câmpurilor sarcinii nu înlocuiesc accesul la depozitul de documente.
Testează o solicitare nouă, echipamentul greșit, așteptarea pieselor, verificarea finală și o urmărire întârziată. Pentru urgențe folosește canalul operațional stabilit: salvarea formularului nu garantează reacție imediată. Poți discuta cu echipa Folderit despre prima configurație.
