Una scheda del proiettore può restare valida per anni, mentre le richieste di manutenzione cambiano a ogni guasto. Per capire che cosa è successo serve conservare il problema segnalato, l’intervento e le verifiche di ciascun episodio, senza sovrascrivere l’ultima nota del bene.
In Folderit puoi creare una richiesta come record eForm, collegarla alla scheda del bene e raccogliere gli aggiornamenti con un’attività di compilazione campi. Una revisione successiva può stabilire la chiusura. Questa è una configurazione proposta sulla base della documentazione, non un processo completo collaudato in un account cliente. Verifica le funzionalità necessarie nel piano Tailor.
Un bene aziendale e più richieste distinte
Il registro dei beni (in inglese) conserva codice, modello, ubicazione, responsabile e documenti. La richiesta riguarda un evento. Nell’esempio immaginario il proiettore AS-2030 ha RM-041 per interruzioni dell’immagine e, in seguito, RM-067 per un connettore danneggiato. Chiudere la prima non risolve la seconda.
Distingui anche sopralluogo, attesa di ricambi e riparazione conclusa. Se resta lavoro da fare, indica l’ostacolo e la prossima azione.
Raccogli prima i dati disponibili
Crea «Richiesta di manutenzione» in Admin tools → Form templates. La guida eForms (in inglese) descrive i tipi di campo. Una prima versione può comprendere:
- Riferimento della richiesta — Text; la numerazione automatica si configura separatamente.
- Bene — Relation verso il modello effettivo del registro.
- Codice del bene — Text, per esempio AS-2030, verificato contro la scheda selezionata.
- Data della segnalazione — Date; ora e fuso in un testo aggiuntivo quando servono.
- Ubicazione al momento del guasto — Text o Select.
- Sintomi e impatto operativo — Textarea, senza chiedere al segnalante una diagnosi tecnica.
- Priorità richiesta — Select con opzioni concordate.
- Segnalante — User di Folderit o contatto appropriato per una segnalazione inserita per conto altrui.
- Allegati — foto o rapporto utile in un campo File.
Rendi obbligatori solo i dati indispensabili all’apertura. Aggiungi Stato, Persona incaricata, Prossimo controllo, Lavori eseguiti, Evidenze e Esito della revisione. Questi dati successivi devono poter restare vuoti alla creazione.
Stati come Nuova, Da valutare, In lavorazione, In attesa di ricambi, Da verificare e Chiusa rendono leggibile la coda. In questo esempio li aggiornano le persone. Selezionare «Chiusa» non dimostra che il lavoro sia stato eseguito.
Seleziona la scheda corretta
Nella configurazione Relation scegli il modello del registro in Fetch options from. Chi compila apre Choose an item, cerca il bene e conferma la scelta. Sono selezionabili i record di quel tipo di modulo.
Crea la richiesta nella cartella prevista per la manutenzione attraverso il menu vicino a Upload. Il modello non è limitato a quella cartella: è disponibile dove l’utente dispone dei diritti necessari. Specifica quindi la destinazione nelle istruzioni.
Il collegamento non garantisce la copia automatica di AS-2030 nel testo né la sincronizzazione futura di ubicazione o stato. Controlla il codice usato nelle ricerche. L’ubicazione osservata resta un dato del singolo evento anche dopo uno spostamento del bene.
Chiedi un aggiornamento concreto, poi verifica la chiusura
Dopo aver controllato la segnalazione, il coordinatore sceglie il destinatario effettivo. Dal menu Workflow può avviare un’attività Fill fields (in inglese). Mostra bene, sintomi, ubicazione e impatto come contesto. Consenti di modificare solo i campi necessari al seguito, includendoli anche tra quelli visibili. Nella nota chiedi azione eseguita, impedimento e prossimo passo.
Se occorre un’approvazione o una verifica di chiusura, posizionala dopo la compilazione. Un nome nel campo Persona incaricata non assegna automaticamente il compito o i permessi. I destinatari si configurano nel flusso. Due by è una scadenza informativa; Timeout è una regolazione distinta del progettista di automazioni.
«Adattatore ordinato, attesa della consegna, contattare il fornitore il 12 novembre» è un aggiornamento utile. Inviare il compito aggiorna la richiesta, ma non ripara il bene, non acquista ricambi e non modifica automaticamente la scheda.
Conserva le evidenze e le eccezioni
Prima della chiusura verifica lavoro, autore delle annotazioni ed evidenze. Un ricambio o un rapporto mancante richiede una prossima azione esplicita. Correggi bene e codice se la selezione è errata. Per due segnalazioni dello stesso episodio il coordinatore decide quale resta attiva e registra il motivo; non si presuppone riconoscimento automatico dei duplicati.
Esempio di richiesta di manutenzione (PDF) (in inglese)
I criteri tecnici di accettazione e l’autorizzazione all’uso restano nelle procedure competenti. Il record documenta attività e decisioni, non certifica da solo la sicurezza del bene.
Trova le richieste aperte e prova il passaggio di consegne
Mostra riferimento, bene, stato, incaricato e prossima data nelle colonne (in inglese). Nella ricerca (in inglese) scegli il tipo di modulo Manutenzione e aggiungi condizioni sui metadati. Il codice testuale esatto AS-2030 permette di esaminare le sue richieste.
Il campo Relation è distinto dai collegamenti generali Related items. Il filtro Has any relations non trova un record solo perché il campo Bene è valorizzato. Usa il codice oppure configura deliberatamente i collegamenti generali richiesti.
Configura i promemoria (in inglese) con data, condizioni di stato e destinatari espliciti. Prova un caso in attesa di ricambi e uno chiuso. Un promemoria non prenota un tecnico né cambia lo stato. Verifica i permessi (in inglese) su richiesta e bene: i filtri dei campi del compito non sostituiscono il controllo degli accessi.
Prima dell’avvio prova una nuova richiesta, un bene errato, l’attesa di ricambi, la revisione finale e un controllo scaduto. Per le urgenze usa il canale operativo previsto: salvare il modulo non garantisce una risposta immediata. Puoi contattare Folderit per rivedere il primo progetto.
