« Un technicien est passé » ne dit pas si la panne a été réparée. Pour suivre une demande de maintenance, il faut conserver le défaut signalé, l’intervention réelle et ce qui reste à vérifier. Lorsque le même équipement tombe de nouveau en panne, une nouvelle demande permet de garder les deux épisodes distincts.
Avec Folderit, une demande peut prendre la forme d’un enregistrement eForm relié à la fiche de l’équipement. Une tâche de saisie complète le suivi, puis une étape séparée peut examiner la clôture. Il s’agit ici d’un exemple de configuration fondé sur la documentation, sans essai du circuit complet dans un compte client. Vérifiez les fonctions nécessaires dans l’offre Tailor.
La fiche décrit le matériel ; la demande décrit un événement
Le registre des équipements (en anglais) conserve l’identifiant, le modèle, le responsable et les documents du matériel. La demande conserve une panne précise. Dans notre exemple fictif, le vidéoprojecteur AS-2030 fait l’objet de D-041 pour des coupures d’image, puis de D-067 pour un connecteur endommagé.
Clore D-041 ne doit ni effacer son historique ni clore D-067. Une note unique régulièrement remplacée sur la fiche équipement ne conserve pas correctement cette distinction.
Recueillir les informations que le demandeur connaît
Créez une fiche « Demande de maintenance » dans Admin tools → Form templates. La documentation eForms (en anglais) décrit les champs disponibles. Prévoyez au départ :
- Référence de demande : Texte ; la numérotation automatique se configure séparément.
- Équipement : Relation vers le modèle du registre de matériel.
- Référence du matériel : Texte, par exemple AS-2030, à vérifier contre la fiche choisie.
- Date du signalement : Date ; heure et fuseau en texte si nécessaire.
- Lieu au moment du constat : Texte ou Sélection.
- Défaut observé et conséquence sur l’activité : Texte long, sans demander un diagnostic technique.
- Priorité souhaitée : Sélection selon des critères convenus.
- Auteur du signalement : Utilisateur Folderit, ou coordonnées adaptées lorsqu’une personne saisit pour un tiers.
- Pièces jointes : photo ou compte rendu utile via un champ Fichier.
Rendez obligatoires les informations indispensables à l’ouverture. Ajoutez ensuite État, Personne chargée du suivi, Prochaine relance, Travaux effectués, Éléments de preuve et Résultat de vérification. Ces données futures doivent rester facultatives lors du premier envoi.
Des états comme Nouveau, À examiner, En cours, En attente de pièces, À vérifier et Clos permettent de comprendre la situation. Dans cet exemple, les personnes mettent à jour les valeurs : un état « Clos » n’atteste pas à lui seul la réalisation des travaux.
Choisir la bonne fiche sans supposer une synchronisation
Pour le champ Relation « Équipement », choisissez le modèle du registre dans Fetch options from. Lors de la saisie, Choose an item permet de parcourir les dossiers ou de rechercher le matériel. Seuls les enregistrements du modèle configuré sont sélectionnables.
La demande se crée dans le dossier prévu pour la maintenance, à partir du menu près d’Upload. Le modèle n’est pas réservé à ce dossier : il est disponible dans les dossiers où l’utilisateur dispose des droits nécessaires. Indiquez donc le bon emplacement dans la consigne.
Une relation ne promet pas de recopier AS-2030 dans le champ texte, ni de synchroniser automatiquement l’emplacement ou l’état du matériel. Vérifiez la référence utilisée pour les recherches. Le lieu constaté sur la demande reste celui de l’événement, même si l’équipement déménage ensuite.
Attribuer une tâche de suivi, puis contrôler le résultat
Après examen du signalement, le coordinateur choisit le destinataire réel et prépare une tâche Fill fields (en anglais) depuis le menu Workflow de l’enregistrement.
- Affichez l’équipement, le défaut, le lieu et l’impact comme contexte.
- N’autorisez la modification que des champs de suivi nécessaires ; ils doivent aussi figurer parmi les champs visibles.
- Demandez dans la note les travaux réellement effectués, le blocage éventuel et la prochaine action.
- Placez l’approbation ou la vérification de clôture après la saisie de ces informations si votre procédure l’exige.
Le champ « Personne chargée du suivi » n’attribue pas automatiquement une tâche ou un droit d’accès. Configurez les destinataires dans le workflow. Due by est une échéance informative ; Timeout correspond à un réglage distinct du concepteur d’automatisations.
« Adaptateur commandé, attente de livraison, relance le 12 novembre » décrit une avancée utile sans prétendre que la réparation est terminée. Soumettre la tâche met à jour la demande ; cela ne répare pas l’appareil, ne commande pas de pièce et ne modifie pas automatiquement sa fiche.
Documenter la clôture et les cas incomplets
Avant de clore, vérifiez l’action, son auteur et les preuves disponibles. Un rapport fournisseur manquant ou une pièce attendue doit laisser une action explicite. Corrigez une mauvaise sélection d’équipement avant de poursuivre. Si deux signalements concernent le même incident, le coordinateur décide quel dossier reste actif et conserve l’explication ; aucune détection automatique des doublons n’est supposée.
Exemple de demande de maintenance (PDF) (en anglais)
Retrouver les demandes et vérifier les accès
Affichez référence, matériel, état, responsable et relance dans les colonnes du dossier (en anglais). Dans la recherche (en anglais), sélectionnez le type de formulaire Maintenance et les conditions de métadonnées adaptées. Pour AS-2030, une condition sur sa référence texte permet d’examiner les demandes correspondantes.
Un champ Relation de formulaire est distinct des liens généraux Related items. Le filtre général « A des relations » ne trouve pas nécessairement une demande au seul motif que son champ Équipement est rempli. Utilisez la référence ou configurez expressément les liens généraux voulus.
Configurez les rappels (en anglais) avec une date, des conditions d’état et des destinataires explicites. Testez un dossier en attente de pièces et un dossier clos. Un rappel ne réserve pas un intervenant et ne change pas l’état.
Vérifiez les droits (en anglais) sur la demande et le matériel lié. Les filtres de champs d’une tâche ne remplacent pas les droits du référentiel. Essayez une nouvelle demande, une mauvaise fiche, une attente de pièces, une vérification de clôture et une relance dépassée. Pour une urgence, utilisez le canal opérationnel prévu : l’enregistrement du formulaire ne garantit pas une surveillance immédiate.
Vous pouvez contacter Folderit pour examiner la structure avant de l’étendre à d’autres équipements.
