Asiakirjojen säilytyskäytäntö määrittelee, mitä asiakirjoja organisaatiosi säilyttää, miksi se säilyttää niitä, kuinka kauan ne ovat tarpeellisia ja kuka antaa luvan hävittämiseen. Käytäntö asettaa säännöt; säilytysaikataulu soveltaa niitä yksittäisiin asiakirjaryhmiin.
Muokkaa mallia yhdessä asiakirjahallinnon, juridiikan, tietosuojan ja liiketoimintaprosessien vastuuhenkilöiden kanssa. Malli ei määrää yhtä kaikille sopivaa säilytysaikaa. Hyväksymisen jälkeen ohjelmiston asetuksissa auttaa säilytyksen toteutusopas.
Asiakirjojen säilytyskäytäntömalli
Tarkoitus ja laajuus
Määritä käytännön kattamat yksiköt, toimipaikat, asiakirjaryhmät ja järjestelmät. Huomioi paperiasiakirjat, sähköposti, yhteiset levyasemat, pilvisovellukset, viedyt tiedostot ja laitteilla olevat kopiot. Nimeä virallinen kappale, jos sama asiakirja on useassa paikassa.
Omistajuus ja vastuut
Nimeä säilytyskäytännön vastuuhenkilö, hyväksyjä ja kunkin asiakirjaryhmän vastuuhenkilö. Määritä, kuka ylläpitää säilytyssuunnitelmaa, tekee tekniset asetukset, käsittelee poikkeukset ja hyväksyy hävittämisen. Anna yhteystieto kysymyksiä ja epäiltyjä virheitä varten.
Säilytyssuunnitelma
Tee kullekin asiakirjaryhmälle oma merkintä. Esimerkit osoittavat ratkaistavat kysymykset, eivät lakisääteisiä säilytysaikoja.
Vieritä taulukkoa sivusuunnassa nähdäksesi kaikki neljä saraketta.
| Asiakirjaryhmä | Määritettävä alkamistapahtuma | Tarkistettava peruste | Vastuuhenkilö ja lopputoimi |
|---|---|---|---|
| Talous- ja verokirjanpito | Asiaankuuluva ilmoitus-, raportointi- tai liiketapahtuma. | Lainkäyttöalueella sovellettavat vero- ja kirjanpitosäännöt. | Taloushallinto; hyväksytty tarkistus tai hävittäminen. |
| Sopimukset | Vanheneminen, irtisanominen tai muu määritetty tapahtuma. | Sopimusvaatimukset, vanhentumisajat ja toimialan erityissäännöt. | Juridiikan tai sopimuksen vastuuhenkilö; tarkistus ennen hävittämistä. |
| Työsuhdeasiakirjat | Tietyn asiakirjan tapahtuma, kuten työsuhteen päättyminen. | Työllisyys-, palkka- ja yksityisyysvaatimukset. | HR; rajoitettu tarkastelu ja hävittäminen. |
| Käytännöt ja hyväksynnät | Korvaaminen, peruuttaminen tai asiaankuuluvan prosessin lopettaminen. | Liiketoiminnan näyttötarpeet ja sovellettavat toimialasäännöt. | Säilytyskäytännön vastuuhenkilö; hallittu arkistointi tai hävittäminen. |
Kirjaa jokaiselle riville säilytysaika, sen alkamistapahtuma, sovellettava oikeusjärjestys, lähde ja tarkistuspäivä, liiketoimintaperuste, tallennuspaikka, poikkeukset, hyväksyjä ja seuraava tarkistus. Erota lakisääteinen vähimmäisaika perustellusta päätöksestä säilyttää pidempään.
Säilytys ja poikkeukset
Määritä, miten säilyttämistä edellyttävä määräys annetaan, kirjataan, toteutetaan ja kumotaan. Yksilöi asiakirjat ja niiden vastuuhenkilöt kaikissa järjestelmissä. Kuvaa normaalin hävittämisen keskeytys, poikkeusten hyväksyntä ja ratkaisemattomien tapausten tarkistus.
Hävittäminen ja todisteet
Kuvaa kunkin välineen hyväksymis- ja turvallinen hävitysprosessi. Määrittele hävittämisen jälkeen säilytettävät todisteet sekä kaksoiskappaleiden, viennin ja varmuuskopioiden käsittely. Määritä, miten virheellisestä poistosta raportoidaan ja kuinka palautusta ohjataan.
Koulutus ja ylläpito
Tuo käytäntö asiakirjoja käsittelevien henkilökunnan ja urakoitsijoiden saataville. Määritä tarkistusväli ja vaadi tarkistus asiaankuuluvien lakien, sopimusten, organisaation tai järjestelmän muutosten jälkeen. Tallenna käytäntöjen hyväksyntä ja versiohistoria.
Valitse ajanjaksot sovellettavista säännöistä
Nimet, kuten GDPR, HIPAA tai verolaki, eivät ole keskenään vaihdettavissa olevia säilytysaikatauluja. Selvitä, sovelletaanko sääntöä organisaatioon ja tiettyyn tietueeseen. Pyydä vastuussa olevaa lakimiestä tai tietueiden omistajaa ratkaisemaan ristiriidat ennen automaattisen hävityksen määrittämistä.
Euroopan komission GDPR-periaatteet (englanniksi) yhdistävät henkilötietojen säilytyksen käyttötarkoitukseen ja lakisääteisiin velvoitteisiin. Määritä myös tarkistus- tai poistoajat. Kaiken säilyttäminen ikuisesti ei ole yleispätevä ratkaisu.
Yhdysvaltain verohallinnon IRS:n säilytysohje (Yhdysvallat, englanniksi) erottaa useita verotustilanteita. Siinä mainittu seitsemän vuotta ei koske automaattisesti kaikkia yritysasiakirjoja tai kaikkia maita.
14 kohdan tarkistuslista
- Laajuus: kaikki asiaankuuluvat entiteetit, sijainnit ja asiakirjamuodot on nimetty.
- Kartoitus: virallisten asiakirjojen ja kopioiden sijainnit tunnetaan.
- Vastuut: kullakin asiakirjaryhmällä on nimetty liiketoiminnan vastuuhenkilö.
- Oikeusjärjestys: jokainen suunnitelman merkintä yksilöi sovellettavan oikeudellisen ympäristön.
- Lähteet: velvoitteet on dokumentoitu lähde- ja tarkistuspäivämäärällä.
- Alkaminen: säilytysaika alkaa yksiselitteisestä tapahtumasta.
- Kesto: valitulla ajanjaksolla on hyväksytty perustelu.
- Tietosuoja: tarpeetonta henkilötietojen säilyttämistä arvioidaan kriittisesti.
- Säilytys: Säilytys- ja poikkeusprosessi kattaa kaikki asiaankuuluvat kopiot.
- Luvat: vain valtuutetut henkilöt voivat muuttaa sääntöjä tai hävittää asiakirjoja.
- Hävittäminen: hyväksyntä, menetelmä ja todisteet määritellään.
- Varmuuskopiot ja laitteet: kopion vanheneminen ja palautus käsitellään.
- Koulutus: käyttäjät osaavat luokitella asiakirjoja ja raportoida ongelmista.
- Ylläpito: vastuuhenkilö, tarkistusväli ja muutoksiin liittyvät tarkistukset pitävät käytännön ajan tasalla.
Ota hyväksytty käytäntö käyttöön
Folderit auttaa järjestämään asiakirjat kansioiden ja metatietojen avulla, hallitsemaan käyttöoikeuksia, pyytämään käytännön hyväksyntää tai lukukuittausta sekä toteuttamaan määritettyjä säilytystoimia. Pidä hyväksytty säilytyssuunnitelma erillään ohjelmiston asetuksista, jotta jokaisen säännön peruste voidaan jäljittää.
Käytännön vaiheita varten – mukaan lukien aloituspäivämääräkentät, kansion periytyminen ja tiedostopoikkeukset – noudata dokumenttien säilyttämisen toteutusopastamme. Tarkista tulos pienellä testisarjalla ennen kuin otat käyttöön laajat automaattiset toiminnot.
Folderitin säilytysautomaation opas kuvaa alkamispäivät ja lopputoimet. Julkisen pakettivertailun mukaan ominaisuus kuuluu Medium- ja Tailor-paketteihin. Tarkista kohde- ja kansiorajaus, päivämääräkenttä sekä tiedostokohtaiset poikkeukset ennen käyttöönottoa. Kansion sääntö ei määritä automaattisesti erillistä alikansion sääntöä.
Älä oleta säilyttämismääräyksen keskeyttävän kaikkia ohjelmiston sääntöjä automaattisesti. Yksilöi määräyksen piiriin kuuluvat asiakirjat, hallitse niiden säilytysasetuksia ja käyttöoikeuksia, kirjaa poikkeus ja testaa, ettei normaali hävittäminen poista niitä. Ulota hyväksytty menettely myös muihin järjestelmiin, vienteihin ja varmuuskopioihin.
