Візит техніка ще не означає, що несправність усунено. У заявці мають бути окремо зрозумілі початкові симптоми, виконані роботи та невирішені питання. Якщо той самий проєктор знову виходить з ладу, новий запис збереже історію попереднього звернення.
У Folderit заявку можна створити як запис eForm і пов’язати з карткою обладнання. Завдання заповнення полів збирає подальші відомості, а окремий перегляд допомагає вирішити, чи можна закрити заявку. Це запропонована конфігурація на основі документації, а не повністю перевірений процес в обліковому записі клієнта. Потрібні форми й робочі процеси звірте з можливостями плану Tailor.
Картка обладнання та окремі випадки обслуговування
Реєстр обладнання (англійською) зберігає ідентифікатор, модель, розташування, відповідального та документи. Заявка описує конкретну подію. У вигаданому прикладі проєктор AS-2030 має заявку Z-041 через зникнення зображення, а пізніше Z-067 через пошкоджений роз’єм. Закриття першої не закриває другу.
Не замінюйте всю історію останньою приміткою на картці. Замовлена деталь, огляд техніка та завершений ремонт — різні результати. Для незакінченої роботи зазначте перешкоду й наступну дію.
Збирайте дані, які відомі під час звернення
У Admin tools → Form templates створіть «Заявку на обслуговування». Інструкція eForms (англійською) пояснює типи полів. Початковий набір може бути таким:
- Номер заявки — Text; автоматичну нумерацію налаштовують окремо.
- Обладнання — Relation до фактичного шаблону реєстру.
- Ідентифікатор обладнання — Text, наприклад AS-2030, перевірений за вибраною карткою.
- Дата повідомлення — Date; час і часовий пояс, якщо потрібні, додатковим текстом.
- Місце виявлення проблеми — Text або Select.
- Симптоми та вплив на роботу — Textarea; заявник не повинен самостійно встановлювати технічну причину.
- Бажаний пріоритет — Select з узгодженими варіантами.
- Хто повідомив — Folderit User або доречні контактні дані, якщо звернення вносять за іншу людину.
- Вкладення — корисне фото чи звіт у полі File.
Обов’язковими зробіть лише необхідні початкові дані. Додайте Статус, Призначену особу, Наступну перевірку, Виконані роботи, Докази та Результат перегляду. Ці подальші поля під час створення мають дозволяти порожнє значення.
Можливі статуси: Нова, На розгляді, У роботі, Очікує деталей, Очікує перевірки, Закрита. У цьому прикладі їх змінюють люди. Сам вибір статусу не доводить виконання ремонту.
Виберіть правильну картку та місце зберігання
У налаштуванні Fetch options from поля Relation виберіть шаблон реєстру обладнання. Користувач відкриває Choose an item, знаходить потрібний запис і підтверджує вибір. Доступні записи саме налаштованого типу форми.
Створюйте заявку в призначеній для обслуговування папці через меню біля Upload. Шаблон не обмежений лише цією папкою: він доступний там, де користувач має достатні права. Тому в інструкції потрібно вказати місце збереження.
Вибір зв’язку не гарантує автоматичного копіювання AS-2030 у текстове поле або синхронізації майбутніх змін розташування й статусу. Перевіряйте ідентифікатор для пошуку. Місце спостереження залишається даними конкретної події навіть після переміщення обладнання.
Спочатку запис про роботу, потім рішення про закриття
Координатор перевіряє повідомлення та вибирає фактичного одержувача. У меню Workflow можна створити завдання Fill fields (англійською). Покажіть обладнання, симптоми, місце й вплив як контекст. Редагувати дозволяйте лише потрібні поля супроводу; вони також мають бути видимими. У примітці попросіть указати виконану дію, перешкоду та наступний крок.
Якщо потрібне погодження чи остаточний перегляд, розмістіть його після доповнення даних. Ім’я у полі призначеної особи автоматично не призначає завдання й не надає доступ. Одержувачів задають у робочому процесі. Due by — інформаційний строк, а Timeout — окреме налаштування автоматизації.
Корисний проміжний запис: «Адаптер замовлено, очікуємо доставку, зв’язатися з постачальником 12 листопада». Подання завдання оновлює заявку, але не ремонтує обладнання, не замовляє деталі й не змінює автоматично картку активу.
Збережіть докази та відкриті питання
Перед закриттям перевірте роботи, автора запису та наявні підтвердження. Відсутня деталь чи звіт потребує наступної дії. Неправильне обладнання та ідентифікатор виправте до продовження. Для двох повідомлень про одну подію координатор визначає активну заявку й зберігає пояснення; автоматичного виявлення дублікатів тут не передбачено.
Приклад запиту на технічні роботи (PDF) (англійською)
Технічні критерії приймання й дозвіл на використання визначають відповідні процедури. Запис у Folderit документує роботу та рішення, але сам не встановлює безпечність обладнання.
Знайдіть незавершене та перевірте передавання роботи
У стовпцях папки (англійською) покажіть номер, обладнання, статус, відповідального й наступну дату. У пошуку (англійською) виберіть форму обслуговування та умови метаданих. Точний текстовий ідентифікатор AS-2030 допомагає переглянути його заявки.
Поле Relation відрізняється від загальних зв’язків Related items. Фільтр Has any relations не знаходить заявку лише тому, що в ній вибрано обладнання. Використовуйте ідентифікатор або свідомо налаштуйте потрібні загальні зв’язки.
Для нагадувань (англійською) задайте дату, умови статусу й конкретних одержувачів. Перевірте випадок очікування деталей і закриту заявку. Нагадування не бронює техніка й не змінює статус. Перегляньте права доступу (англійською) до заявки й обладнання: фільтри полів завдання не замінюють доступу до сховища.
До запуску спробуйте нову заявку, виправлення обладнання, очікування деталей, фінальну перевірку та прострочений супровід. Термінові випадки повідомляйте встановленим оперативним каналом: збереження форми не гарантує негайної реакції. Початковий проєкт можна обговорити з командою Folderit.
