Quando uma avaria reaparece, a equipa precisa de saber o que foi comunicado anteriormente e qual foi a intervenção. Uma única nota na ficha do equipamento, substituída a cada ocorrência, torna essa análise difícil. É preferível manter a ficha e criar um pedido por episódio.
O Folderit permite registar um pedido de manutenção através de um eForm, associá-lo ao equipamento e recolher informação posterior numa tarefa de preenchimento de campos. Uma revisão pode depois decidir o encerramento. O exemplo descreve uma configuração apoiada na documentação, sem ensaio integral numa conta de cliente. Confirme as funções necessárias no plano Tailor.
Separar os dados permanentes das intervenções
O registo de equipamentos (em inglês) mantém identificador, modelo, localização, responsável e documentos. Cada pedido guarda uma ocorrência. Considere o exemplo fictício do projetor AS-2030: PM-041 relata interrupções de imagem; PM-067, criado mais tarde, relata um conector danificado. Encerrar o primeiro não resolve o segundo nem deve apagar o seu contexto.
Uma deslocação técnica pode resultar apenas numa encomenda de peças. O estado e a próxima ação devem refletir isso, em vez de apresentar todo o pedido como concluído.
Recolher o essencial no momento do pedido
Crie «Pedido de manutenção» em Admin tools → Form templates. Consulte os tipos de campo na documentação de eForms (em inglês). Um primeiro formulário pode incluir:
- Referência do pedido — Texto; a numeração automática é configurada à parte.
- Equipamento — Relation para o modelo do registo de equipamentos.
- Identificador do equipamento — Texto, conferido com a ficha escolhida.
- Data da comunicação — Date, com hora e fuso num campo de texto se necessário.
- Local à data da ocorrência — Texto ou Select.
- Avaria observada e efeito no trabalho — Textarea, sem exigir um diagnóstico técnico.
- Prioridade pedida — Select com critérios acordados.
- Quem comunica — User do Folderit ou contacto adequado se o registo for feito em representação de outra pessoa.
- Ficheiros — Fotografias ou relatórios úteis num campo File.
Os campos essenciais à abertura podem ser obrigatórios. Estado, Pessoa atribuída, Próximo acompanhamento, Trabalho efetuado, Comprovativos e Resultado da revisão devem permitir preenchimento posterior. Use estados claros, como Novo, Em análise, Em curso, A aguardar peças, A aguardar revisão e Encerrado. Neste desenho, são mantidos pelas pessoas.
Escolher a ficha sem presumir atualizações automáticas
Na configuração do campo Relation, escolha a verdadeiro modelo de equipamentos em Fetch options from. Durante o preenchimento, Choose an item permite procurar a ficha e selecioná-la; a escolha fica limitada aos registos desse modelo.
Crie o pedido no menu junto a Upload da pasta destinada à manutenção. Os modelos estão disponíveis onde o utilizador tenha permissões suficientes, não apenas nessa pasta. Dê uma indicação explícita sobre a localização de destino.
A associação não garante a cópia automática de AS-2030 para o identificador em texto, nem a sincronização de alterações futuras de localização ou estado. Confira o dado usado nas pesquisas. A localização observada deve continuar a descrever o episódio, mesmo que o equipamento seja transferido.
Distribuir o trabalho e rever o resultado
Após verificar o pedido, o coordenador escolhe o destinatário real da tarefa Fill fields (em inglês), a partir de Workflow. Mostre equipamento, sintomas, localização e impacto como contexto. Permita alterar apenas os campos de acompanhamento necessários; todos os editáveis devem também estar visíveis. Na nota, peça a intervenção efetiva, o impedimento e a próxima ação.
Se for necessária aprovação ou revisão de encerramento, coloque-a depois da tarefa de preenchimento. Um nome no campo «Pessoa atribuída» não configura por si só o destinatário nem os direitos de acesso. Due by indica um prazo informativo; Timeout é um parâmetro distinto do desenhador de automações.
«Adaptador encomendado; a aguardar entrega; contactar fornecedor a 12 de novembro» é um ponto de situação útil. Submeter a tarefa atualiza o registo, mas não faz a reparação, não encomenda material e não altera automaticamente a ficha do equipamento.
Conservar pendências e prova do encerramento
Antes de encerrar, verifique a intervenção, quem a registou e os comprovativos disponíveis. Um relatório em falta ou uma peça por receber deve deixar uma ação identificada. Corrija a ficha associada e o identificador se o equipamento estiver errado. Para pedidos duplicados do mesmo episódio, a coordenação decide qual continua ativo e conserva a justificação; não se pressupõe deteção automática.
Exemplo de pedido de manutenção (PDF) (em inglês)
Pesquisar, lembrar e testar
Mostre referência, equipamento, estado, responsável e data seguinte nas colunas (em inglês). Na pesquisa (em inglês), escolha o formulário de manutenção como tipo de item e configure os filtros de metadados. A referência de texto AS-2030 permite consultar as ocorrências desse equipamento.
O campo Relation é distinto das ligações gerais Related items. O filtro geral «tem relações» não encontra necessariamente o pedido apenas por este conter uma ficha de equipamento. Use a referência ou configure deliberadamente as ligações gerais pretendidas.
Os lembretes (em inglês) precisam de data, condições de estado e destinatários explícitos. Teste um pedido à espera de peças e outro encerrado. Um lembrete não agenda um técnico nem muda o estado. Confira as permissões (em inglês) dos pedidos e das fichas: filtros de campos de tarefas não substituem o controlo do repositório.
Experimente uma abertura normal, equipamento errado, espera de peças, revisão e acompanhamento vencido. Para urgências, utilize o canal operacional previsto; o formulário não garante resposta imediata. Pode contactar a Folderit para rever o primeiro desenho.
