Wizyta serwisanta nie zawsze oznacza usunięcie usterki. Zgłoszenie powinno pokazywać, co zauważono, jakie prace wykonano i czego nadal brakuje. Gdy problem wraca, nowy zapis pozwala zachować historię poprzedniej interwencji.
W Folderit można utworzyć zgłoszenie jako rekord eForm i powiązać je z kartą sprzętu. Zadanie uzupełnienia pól zbiera dalsze informacje, a osobna weryfikacja może rozstrzygnąć zamknięcie. To propozycja konfiguracji na podstawie dokumentacji, bez testu całego procesu na koncie klienta. Zakres formularzy i obiegów sprawdź w planie Tailor.
Karta sprzętu i oddzielne przypadki serwisowe
Ewidencja sprzętu (po angielsku) zawiera identyfikator, model, lokalizację, osobę odpowiedzialną i dokumenty. Zgłoszenie dotyczy zdarzenia. W fikcyjnym przykładzie projektor AS-2030 ma ZS-041 dotyczące zaników obrazu i późniejsze ZS-067 dotyczące uszkodzonego złącza. Zamknięcie pierwszego nie zamyka drugiego.
Nie zastępuj całej historii ostatnią notatką na karcie. Osobno zapisuj wizytę, oczekiwanie na część i zakończoną naprawę. Przy otwartym zadaniu wskaż przeszkodę oraz następny krok.
Dane potrzebne przy zgłaszaniu usterki
W Admin tools → Form templates utwórz formularz „Zgłoszenie serwisowe”. Instrukcja eForms (po angielsku) opisuje typy pól. Na początek wystarczą:
- Numer zgłoszenia — Text; automatyczną numerację ustawia się oddzielnie.
- Sprzęt — Relation do właściwego szablonu ewidencji.
- Identyfikator sprzętu — Text, np. AS-2030, sprawdzony z wybraną kartą.
- Data zgłoszenia — Date; czas i strefa jako dodatkowy tekst, jeśli są istotne.
- Miejsce zauważenia problemu — Text albo Select.
- Objawy i wpływ na pracę — Textarea, bez wymagania diagnozy technicznej od zgłaszającego.
- Proponowany priorytet — Select z uzgodnionymi opcjami.
- Zgłaszający — Folderit User lub odpowiednie dane kontaktowe przy zgłoszeniu w czyimś imieniu.
- Załączniki — przydatne zdjęcie lub raport w polu File.
Obowiązkowe powinny być tylko niezbędne dane początkowe. Dodaj Status, Osobę prowadzącą, Następną kontrolę, Wykonane prace, Dowody i Wynik weryfikacji. Te późniejsze pola muszą móc pozostać puste przy tworzeniu zgłoszenia.
Przykładowe statusy to Nowe, Do oceny, W realizacji, Oczekuje na części, Do weryfikacji i Zamknięte. W tym projekcie aktualizują je ludzie. Sam status nie dowodzi wykonania pracy.
Wskaż właściwy rekord i miejsce zapisu
Dla pola Relation wybierz szablon ewidencji sprzętu w Fetch options from. Osoba wypełniająca otwiera Choose an item, znajduje urządzenie i zatwierdza wybór. Dostępne są rekordy skonfigurowanego typu formularza.
Zgłoszenie tworzy się w przeznaczonym do tego folderze z menu przy Upload. Szablon nie jest ograniczony tylko do tego folderu: działa tam, gdzie użytkownik ma wystarczające prawa. Instrukcja powinna wskazywać docelową lokalizację.
Powiązanie nie oznacza automatycznego przepisania AS-2030 do tekstu ani synchronizacji późniejszych zmian lokalizacji czy statusu. Sprawdź identyfikator używany w wyszukiwaniu. Miejsce obserwacji pozostaje informacją o tamtym zdarzeniu, nawet po przeniesieniu urządzenia.
Zleć uzupełnienie, potem oceń wynik
Koordynator przegląda zgłoszenie i wybiera rzeczywistego odbiorcę. Z menu Workflow uruchamia zadanie Fill fields (po angielsku). Pokaż sprzęt, objawy, miejsce i wpływ jako kontekst. Do edycji dopuść tylko potrzebne pola obsługi; muszą być również widoczne. W notatce poproś o wykonaną czynność, przeszkodę i następny krok.
Jeśli potrzebne jest zatwierdzenie lub końcowa kontrola, umieść je po uzupełnieniu danych. Nazwisko w polu osoby prowadzącej nie przydziela automatycznie zadania ani dostępu. Odbiorców definiuje się w obiegu. Due by to termin informacyjny; Timeout jest osobnym ustawieniem automatyzacji.
Przykładowy stan pośredni: „Adapter zamówiony, oczekiwanie na dostawę, kontakt z dostawcą 12 listopada”. Wysłanie zadania aktualizuje rekord, lecz nie naprawia urządzenia, nie zamawia części ani automatycznie nie zmienia karty sprzętu.
Zamykaj z dowodami, nie z domysłem
Sprawdź wykonane prace, autora wpisu i dostępne potwierdzenia. Brak części lub raportu wymaga wskazania kolejnej czynności. Błędny sprzęt i identyfikator popraw przed dalszą obsługą. Dwa zgłoszenia tego samego zdarzenia wymagają decyzji koordynatora i zapisu uzasadnienia; przykład nie zakłada automatycznego wykrywania duplikatów.
Przykład zgłoszenia prac konserwacyjnych (PDF) (po angielsku)
Kryteria techniczne i dopuszczenie do użytkowania wynikają z właściwych procedur. Zapis w Folderit dokumentuje pracę i decyzje, ale sam nie potwierdza bezpieczeństwa urządzenia.
Wyszukuj zaległości i przetestuj przekazanie pracy
W kolumnach folderu (po angielsku) pokaż numer, sprzęt, status, osobę prowadzącą i następną datę. W wyszukiwaniu (po angielsku) wybierz formularz serwisowy i warunki metadanych. Dokładny tekstowy identyfikator AS-2030 pomaga odnaleźć jego zgłoszenia.
Pole Relation różni się od ogólnych powiązań Related items. Filtr Has any relations nie znajduje zgłoszenia tylko dlatego, że wybrano w nim urządzenie. Użyj identyfikatora albo świadomie skonfiguruj potrzebne ogólne powiązania.
Przypomnienia (po angielsku) wymagają daty, warunków statusu i wskazanych odbiorców. Sprawdź zgłoszenie czekające na części oraz zamknięte. Przypomnienie nie rezerwuje serwisanta i nie zmienia statusu. Zweryfikuj uprawnienia (po angielsku) do zgłoszenia i sprzętu; filtry pól zadania nie zastępują kontroli dostępu do repozytorium.
Przed wdrożeniem sprawdź nowe zgłoszenie, błędny sprzęt, oczekiwanie na części, końcową kontrolę i zaległy termin. Pilne przypadki zgłaszaj ustalonym kanałem operacyjnym: zapisanie formularza nie gwarantuje natychmiastowej reakcji. Pierwszy projekt możesz omówić z zespołem Folderit.
