Kada se ista oprema ponovo pokvari, važni su i prethodna prijava i zapis o radu. Jedna beleška na kartici sredstva, koju svaki put zamenite novom, ne daje pregled pojedinačnih slučajeva. Za svaki događaj napravite poseban zahtev za održavanje.
U Folderitu zahtev može biti eForm zapis povezan sa karticom opreme. Zadatak za popunjavanje polja prikuplja naknadne podatke, a odvojena provera može potvrditi zatvaranje. Ovo je predlog konfiguracije zasnovan na dokumentaciji, bez kompletnog testa u korisničkom nalogu. Proverite obim potrebnih obrazaca i tokova rada u paketu Tailor.
Odvojite evidenciju sredstva od konkretnog kvara
Evidencija opreme (na engleskom) sadrži oznaku, model, lokaciju, odgovornu osobu i dokumente. Zahtev prati jedan događaj. U izmišljenom primeru projektor AS-2030 ima zahtev Z-041 zbog prekidanja slike i kasniji Z-067 zbog oštećenog priključka. Zatvaranje prvog zahteva ne rešava drugi.
Dolazak tehničara, naručeni deo i završena popravka nisu isti ishod. Ako posao još traje, zabeležite prepreku i sledeću dogovorenu radnju.
Početni podaci bez izmišljanja budućih rezultata
Napravite „Zahtev za održavanje“ u Admin tools → Form templates. Uputstvo za eForms (na engleskom) opisuje tipove polja. Za prvu verziju odaberite:
- Oznaku zahteva — Text; automatsko numerisanje posebno se podešava.
- Opremu — Relation iz stvarnog obrasca evidencije opreme.
- Oznaku sredstva — Text, npr. AS-2030, proverenu prema izabranoj kartici.
- Datum prijave — Date; vreme i vremensku zonu po potrebi kao tekst.
- Lokaciju pri opažanju — Text ili Select.
- Simptome i uticaj na posao — Textarea, bez zahteva da prijavilac dijagnostikuje tehnički uzrok.
- Traženi prioritet — Select sa dogovorenim opcijama.
- Prijavioca — Folderit User ili odgovarajući kontakt ako se evidentira tuđa prijava.
- Priloge — korisnu fotografiju ili izveštaj kroz File.
Obavezni neka budu samo neophodni početni podaci. Status, Zadužena osoba, Sledeća provera, Izvedeni radovi, Dokazi i Ishod pregleda popunjavaju se kasnije i pri otvaranju moraju moći da ostanu prazni.
Koristite jasne statuse: Novo, Na proceni, U radu, Čeka delove, Spremno za proveru, Zatvoreno. U ovom predlogu menjaju ih ljudi. Sam status ne dokazuje da je popravka izvršena.
Izaberite pravu karticu opreme
U Fetch options from za Relation polje izaberite predložak registra opreme. Prilikom popunjavanja korisnik otvara Choose an item, pronalazi uređaj i potvrđuje izbor. Dostupni su zapisi izabranog tipa obrasca.
Zahtev se pravi u predviđenoj fascikli održavanja, kroz meni uz Upload. Predložak nije ograničen samo na tu fasciklu: dostupan je gde korisnik ima dovoljno prava. Uputstvo zato treba da navede mesto čuvanja.
Odabir veze sam po sebi ne kopira AS-2030 u tekstualno polje i ne garantuje usklađivanje budućih promena lokacije ili statusa. Proverite oznaku kojom ćete pretraživati zahteve. Mesto zatečenog problema ostaje podatak događaja i posle premeštanja opreme.
Tražite zapis o izvedenom radu pa proverite zatvaranje
Koordinator pregleda prijavu i odabere stvarnog primaoca. Iz menija Workflow pokreće Fill fields zadatak (na engleskom). Prikažite uređaj, simptome, mesto i uticaj kao kontekst. Za izmenu odaberite samo potrebna polja praćenja; svako mora da bude i vidljivo. U belešci zadatka tražite izvršenu radnju, prepreku i sledeći korak.
Ako zatvaranje zahteva odobrenje ili pregled, stavite ga posle dopune podataka. Ime u polju zadužene osobe automatski ne dodeljuje zadatak ili prava pristupa. Primaoci se podešavaju u toku rada. Due by je informativni rok; Timeout je odvojeno podešavanje automatizacije.
Koristan međurezultat bio bi: „Adapter naručen; čeka isporuku; proveriti kod dobavljača 12. novembra.“ Slanje zadatka menja podatke zahteva, ali ne popravlja opremu, ne naručuje delove i ne menja automatski karticu sredstva.
Nedovršeno ostavite jasno vidljivim
Pre zatvaranja proverite rad, autora zapisa i dokaze. Ako deo ili izveštaj nedostaje, odredite sledeću radnju. Pogrešno izabranu opremu i oznaku ispravite pre nastavka. Kod dve prijave istog događaja koordinator odlučuje koja je aktivna i beleži objašnjenje; u ovom primeru nema automatskog prepoznavanja duplikata.
Primer zahteva za održavanje (PDF) (na engleskom)
Pronađite otvorene slučajeve i testirajte predaju
U kolonama fascikle (na engleskom) pokažite oznaku, opremu, status, odgovornu osobu i naredni datum. U pretrazi (na engleskom) odaberite obrazac održavanja i uslove metapodataka. Precizan tekstualni identifikator AS-2030 omogućava pregled njegovih zahteva.
Polje Relation razlikuje se od opštih Related items veza. Filter Has any relations ne pronalazi zahtev samo zato što je polje Oprema popunjeno. Koristite identifikator ili namerno podesite opšte veze koje su vam potrebne.
Podsetnicima (na engleskom) zadajte datum, statusne uslove i konkretne primaoce. Proverite zahtev koji čeka delove i zatvoren zahtev. Podsetnik ne rezerviše tehničara i ne menja status. Pregledajte prava pristupa (na engleskom) zahtevu i opremi; filteri polja zadatka ne zamenjuju kontrolu pristupa spremištu.
Probajte novu prijavu, pogrešnu opremu, čekanje delova, završni pregled i prekoračen rok praćenja. Hitne situacije prijavite predviđenim operativnim kanalom: čuvanje obrasca ne garantuje trenutnu reakciju. Za pregled početnog rešenja možete kontaktirati Folderit.
