Kartica opreme odgovara na pitanje koji uređaj imate. Zahtjev za održavanje treba pokazati što se dogodilo ovaj put i što je poduzeto. Ako projektor ponovno izgubi sliku, novi zahtjev čuva povijest prethodne intervencije umjesto da je zamijeni posljednjom napomenom.
U Folderitu zahtjev možete izraditi kao eForm zapis i povezati ga s karticom uređaja. Zadatak za dopunu polja prikuplja podatke o radu, a zaseban pregled provjerava može li se slučaj zatvoriti. Primjer je prijedlog konfiguracije prema dokumentaciji, bez cjelovitog testiranja u korisničkom računu. Provjerite potrebne obrasce i tijekove rada u paketu Tailor.
Jedan uređaj, više odvojenih slučajeva
Evidencija opreme (na engleskom) čuva oznaku, model, mjesto, odgovornu osobu i dokumentaciju. Zahtjev bilježi događaj. U izmišljenom primjeru projektor AS-2030 ima ZO-041 zbog prekida slike, a kasnije ZO-067 zbog oštećenog priključka. Zatvaranje prvog ne zatvara drugi.
Posjet tehničara nije nužno dovršen popravak. Ako se čeka dio, navedite što nedostaje i tko provodi sljedeću radnju.
Obrazac koji ne traži budući rezultat pri prijavi
U Admin tools → Form templates izradite „Zahtjev za održavanje“. Upute za eForms (na engleskom) opisuju dostupna polja. Početni skup može obuhvatiti:
- Oznaku zahtjeva — Text; automatsko numeriranje zasebno se postavlja.
- Uređaj — Relation prema stvarnom obrascu evidencije opreme.
- Oznaku opreme — Text, primjerice AS-2030, provjerenu prema odabranoj kartici.
- Datum prijave — Date; vrijeme i vremensku zonu prema potrebi u tekstu.
- Mjesto opažanja — Text ili Select.
- Opis simptoma i utjecaj na posao — Textarea, bez traženja tehničke dijagnoze od prijavitelja.
- Traženi prioritet — Select s dogovorenim mogućnostima.
- Prijavitelja — Folderit User ili odgovarajući kontakt kod prijave u tuđe ime.
- Privitke — korisnu fotografiju ili izvješće u polju File.
Obvezna trebaju biti samo bitna početna polja. Status, Zadužena osoba, Sljedeće praćenje, Izvedeni radovi, Dokazi i Rezultat pregleda popunjavaju se kasnije, pa pri stvaranju moraju moći ostati prazni.
Statusi mogu biti Novo, Na procjeni, U radu, Čeka dijelove, Čeka pregled i Zatvoreno. U predloženom postupku vrijednosti ažuriraju ljudi. Odabir statusa ne dokazuje da je rad izveden.
Povežite stvarnu karticu uređaja
Za Relation odaberite predložak evidencije opreme u Fetch options from. Korisnik otvara Choose an item, pronalazi karticu i potvrđuje odabir. Dostupni su zapisi tog tipa obrasca.
Zahtjev se stvara iz izbornika uz Upload u namjenskoj mapi za održavanje. Predložak nije ograničen na tu mapu: dostupan je gdje korisnik ima potrebna prava. U uputi zato navedite mjesto spremanja.
Poveznica ne jamči automatsko kopiranje AS-2030 u tekstualno polje ni usklađivanje kasnijih promjena lokacije i statusa. Provjerite oznaku namijenjenu pretraživanju. Opažena lokacija ostaje podatak tog događaja i nakon preseljenja uređaja.
Usmjerite dopunu podataka pa pregled rezultata
Koordinator pregledava prijavu i bira stvarnog primatelja. U izborniku Workflow pokreće Fill fields zadatak (na engleskom). Uređaj, simptome, lokaciju i utjecaj prikažite kao kontekst. Mijenjati se trebaju samo potrebna polja praćenja, koja moraju biti i vidljiva. U napomeni zatražite izvedenu radnju, prepreku i sljedeći korak.
Potrebno odobrenje ili završni pregled postavite nakon dopune polja. Ime u polju zadužene osobe ne dodjeljuje automatski zadatak ili pristup. Primatelji se postavljaju u tijeku rada. Due by predstavlja informativni rok; Timeout je zasebna postavka automatizacije.
Primjer korisnog međurezultata: „Adapter naručen; čeka isporuku; provjeriti kod dobavljača 12. studenoga.“ Slanje zadatka ažurira zahtjev, ali ne izvodi popravak, ne naručuje dijelove i ne mijenja automatski karticu opreme.
Zatvorite slučaj na temelju dokaza
Pregledajte izvedene radove, autora zapisa i dostupne dokaze. Nedostajući dio ili izvješće zahtijeva jasnu sljedeću radnju. Pogrešno odabran uređaj i oznaku ispravite prije nastavka. Ako dvije prijave opisuju isti događaj, koordinator odlučuje koja ostaje aktivna i obrazlaže odluku; ovdje se ne pretpostavlja automatsko otkrivanje duplikata.
Primjer zahtjeva za održavanje (PDF) (na engleskom)
Pretražite predmete i provjerite prijelaze
U stupcima mape (na engleskom) prikažite oznaku, uređaj, status, odgovornu osobu i datum praćenja. U pretraživanju (na engleskom) odaberite obrazac održavanja i uvjete metapodataka. Točna tekstualna oznaka AS-2030 pronalazi pripadajuće zahtjeve.
Polje Relation razlikuje se od općih veza Related items. Filtar Has any relations ne pronalazi zapis samo zato što je u obrascu odabran uređaj. Koristite oznaku ili izričito postavite potrebne opće veze.
Podsjetnici (na engleskom) trebaju datum, uvjete statusa i navedene primatelje. Isprobajte zapis koji čeka dijelove i zatvoren zapis. Podsjetnik ne rezervira tehničara niti mijenja status. Provjerite pristupna prava (na engleskom) zahtjeva i opreme; ograničenja polja zadatka ne zamjenjuju prava na spremište.
Prije uvođenja isprobajte novu prijavu, pogrešan uređaj, čekanje dijelova, završni pregled i zakašnjelo praćenje. Za hitne situacije koristite predviđeni operativni kanal: spremanje obrasca ne jamči trenutačnu reakciju. Za pregled prvog rješenja možete kontaktirati Folderit.
