Jedna kartica projektora može imati više zahtjeva za održavanje. Svaki treba sačuvati svoj opis kvara, obavljeni posao i razlog zatvaranja. Ako se pri svakom kvaru samo prepiše posljednja napomena na kartici opreme, gubi se historija pojedinačnih slučajeva.
U Folderitu zahtjev možete napraviti kao eForm zapis i povezati ga s karticom opreme. Zadatak za popunjavanje polja prikuplja naknadne podatke, a odvojeni pregled može potvrditi završetak. Ovo je prijedlog konfiguracije zasnovan na dokumentaciji, a ne cjelovit test u korisničkom računu. Potrebne obrasce i tokove rada provjerite u paketu Tailor.
Kartica opreme ostaje, svaki kvar dobija svoj zapis
Evidencija opreme (na engleskom) čuva oznaku, model, lokaciju, odgovornu osobu i dokumente. Zahtjev opisuje jedan događaj. U izmišljenom primjeru projektor AS-2030 ima Z-041 zbog prekidanja slike, a kasnije Z-067 zbog oštećenog priključka. Zatvaranje prvog zahtjeva ne rješava drugi.
Dolazak tehničara, naručivanje dijela i završena popravka različiti su ishodi. Ako nešto još nedostaje, navedite prepreku i sljedeću dogovorenu radnju.
Prikupite podatke koje prijavitelj stvarno zna
U Admin tools → Form templates napravite obrazac „Zahtjev za održavanje“. Uputstvo za eForms (na engleskom) objašnjava tipove polja. Počnite ovim podacima:
- Oznaka zahtjeva — Text; automatsko numerisanje postavlja se zasebno.
- Oprema — Relation iz stvarnog obrasca evidencije opreme.
- Oznaka sredstva — Text, npr. AS-2030, provjerena prema odabranoj kartici.
- Datum prijave — Date; vrijeme i vremenska zona dodatno kao tekst, kada su bitni.
- Lokacija pri uočavanju kvara — Text ili Select.
- Simptomi i uticaj na rad — Textarea, bez zahtjeva da prijavitelj postavi tehničku dijagnozu.
- Traženi prioritet — Select s dogovorenim mogućnostima.
- Prijavitelj — Folderit User ili odgovarajući kontakt ako neko prijavljuje u ime druge osobe.
- Prilozi — korisna fotografija ili izvještaj u polju File.
Obaveznim označite samo neophodne početne podatke. Dodajte Status, Zaduženu osobu, Sljedeću provjeru, Obavljeni rad, Dokaze i Rezultat pregleda. Ti naknadni podaci pri otvaranju moraju moći ostati prazni.
Statusi mogu biti Novo, Na pregledu, U radu, Čeka dijelove, Spremno za pregled i Zatvoreno. U ovom prijedlogu ljudi ih mijenjaju. Odabir zatvorenog statusa sam ne dokazuje da je posao urađen.
Odaberite pravu opremu i mjesto čuvanja
U postavci Fetch options from za polje Relation odaberite predložak evidencije opreme. Prilikom popunjavanja korisnik otvara Choose an item, pronalazi karticu i potvrđuje je. Birati se mogu zapisi tog tipa obrasca.
Zahtjev napravite u predviđenoj fascikli za održavanje kroz meni uz Upload. Predložak nije ograničen samo na tu fasciklu: dostupan je tamo gdje korisnik ima dovoljna prava. U radnom uputstvu jasno navedite odredište.
Veza sama ne kopira AS-2030 u tekstualno polje niti garantuje sinhronizaciju budućih promjena lokacije i statusa. Provjerite oznaku korištenu za pretraživanje. Lokacija u vrijeme prijave ostaje podatak o tom događaju čak i ako se oprema kasnije premjesti.
Tražite konkretan izvještaj o radu
Koordinator pregleda prijavu i bira stvarnog primaoca zadatka Fill fields (na engleskom) u meniju Workflow. Prikažite opremu, simptome, lokaciju i uticaj kao kontekst. Izmjenu dozvolite samo na potrebnim poljima za praćenje; svako promjenjivo polje mora biti i vidljivo. U napomeni zatražite izvršenu radnju, prepreku i sljedeći korak.
Ako zatvaranje zahtijeva odobrenje ili pregled, postavite ga nakon dopune podataka. Ime u polju zadužene osobe ne dodjeljuje automatski zadatak niti pristup. Primaoce podesite u toku rada. Due by je informativni rok; Timeout je posebna postavka dizajnera automatizacija.
Koristan međurezultat glasi: „Adapter naručen, čeka isporuku, kontaktirati dobavljača 12. novembra“. Slanje zadatka ažurira zahtjev, ali ne popravlja opremu, ne naručuje dijelove i ne mijenja automatski karticu sredstva.
Sačuvajte dokaze i neriješene slučajeve
Prije zatvaranja provjerite rad, autora zapisa i dostupne dokaze. Nedostajući dio ili izvještaj ostavlja narednu radnju. Pogrešno odabranu opremu i oznaku ispravite prije nastavka. Za dvije prijave istog događaja koordinator odlučuje koja ostaje aktivna i čuva obrazloženje; ovaj primjer ne podrazumijeva automatsko prepoznavanje duplikata.
Primjer zahtjeva za održavanje (PDF) (na engleskom)
Pronađite otvorene zahtjeve i isprobajte tok
U kolonama fascikle (na engleskom) prikažite oznaku, opremu, status, odgovornu osobu i naredni datum. U pretraživanju (na engleskom) odaberite obrazac održavanja i odgovarajuće uslove metapodataka. Tačna tekstualna oznaka AS-2030 pomaže pronaći njegove zahtjeve.
Polje Relation nije isto što i opće veze Related items. Filter Has any relations ne pronalazi zahtjev samo zato što je polje Oprema popunjeno. Koristite oznaku ili namjerno postavite željene opće veze.
Podsjetnicima (na engleskom) odredite datum, uslove statusa i konkretne primaoce. Provjerite zahtjev koji čeka dijelove i zatvoren zahtjev. Podsjetnik ne rezerviše tehničara niti mijenja status. Provjerite prava pristupa (na engleskom) za zahtjev i opremu; filteri polja zadatka ne zamjenjuju kontrolu pristupa spremištu.
Prije upotrebe isprobajte novu prijavu, pogrešnu opremu, čekanje dijelova, završni pregled i prekoračen rok praćenja. Za hitne situacije koristite dogovoreni operativni kanal: čuvanje obrasca ne garantuje trenutnu reakciju. Za pregled početnog rješenja možete kontaktirati Folderit.
