En projektor ima lahko več zahtevkov za vzdrževanje, vendar naj vsak ohrani svoj opis napake, opravljeno delo in dokazila za zaključek. Če zadnjo opombo na kartici opreme vedno prepišete, izgubite zgodovino posameznih dogodkov.
V Folderitu lahko zahtevek ustvarite kot zapis eForm in ga povežete s kartico opreme. Naloga za dopolnitev polj zbere nadaljnje podatke, ločen pregled pa lahko odloči o zaključku. Gre za predlog nastavitve na podlagi dokumentacije, ne za celoten preizkus v računu stranke. Potrebne obrazce in delovne tokove preverite v paketu Tailor.
Evidenca opreme in posamični dogodki
Evidenca opreme (v angleščini) hrani oznako, model, lokacijo, odgovorno osebo in dokumente. Zahtevek opisuje posamezen primer. V izmišljenem primeru projektor AS-2030 spremljata ZV-041 zaradi prekinjanja slike in poznejši ZV-067 zaradi poškodovanega priključka. Zaključek prvega ne pomeni rešitve drugega.
Obisk serviserja, naročen del in končano popravilo so različni izidi. Če delo še ni zaključeno, navedite oviro in naslednje dogovorjeno opravilo.
Ob prijavi zbirajte samo znane podatke
V Admin tools → Form templates ustvarite »Zahtevek za vzdrževanje«. Navodila za eForms (v angleščini) opisujejo vrste polj. Začetni obrazec lahko vsebuje:
- Oznako zahtevka — Text; samodejno številčenje se nastavi posebej.
- Opremo — Relation iz dejanske predloge evidence opreme.
- Oznako sredstva — Text, denimo AS-2030, preverjeno glede na izbrano kartico.
- Datum prijave — Date; čas in časovni pas po potrebi v dodatnem besedilu.
- Lokacijo ob opažanju napake — Text ali Select.
- Simptome in vpliv na delo — Textarea, brez zahteve po tehnični diagnozi prijavitelja.
- Želeno prednost — Select z dogovorjenimi možnostmi.
- Prijavitelja — Folderit User ali ustrezen kontakt pri vnosu v imenu druge osebe.
- Priloge — uporabno fotografijo ali poročilo v polju File.
Obvezni naj bodo samo bistveni začetni podatki. Dodajte Stanje, Dodeljeno osebo, Naslednje spremljanje, Opravljeno delo, Dokazila in Izid pregleda. Ta poznejša polja morajo ob ustvarjanju dovoljevati prazno vrednost.
Uporabite lahko stanja Novo, V presoji, V delu, Čaka dele, Čaka pregled in Zaključeno. V tem primeru jih posodabljajo ljudje. Izbrano stanje samo ne potrdi opravljenega dela.
Izberite pravo kartico in ciljno mapo
Pri polju Relation v Fetch options from določite predlogo evidence opreme. Oseba, ki izpolnjuje obrazec, odpre Choose an item, poišče opremo in potrdi izbiro. Izbrati je mogoče zapise določene vrste obrazca.
Zahtevek ustvarite v namenski mapi vzdrževanja prek menija ob Upload. Predloga ni omejena zgolj na to mapo: na voljo je tam, kjer ima uporabnik zadostna dovoljenja. V delovnih navodilih zato navedite mesto shranjevanja.
Povezava sama ne prekopira AS-2030 v besedilno polje in ne zagotavlja sinhronizacije poznejših sprememb lokacije ali stanja. Preverite oznako, ki jo boste uporabljali pri iskanju. Opažena lokacija ostane podatek o dogodku tudi po premiku naprave.
Najprej dopolnitev podatkov, nato pregled
Koordinator pregleda prijavo in izbere dejanskega prejemnika. V meniju Workflow zažene nalogo Fill fields (v angleščini). Opremo, simptome, lokacijo in vpliv prikažite kot kontekst. Urejanje omogočite samo za potrebna nadaljnja polja, ki morajo biti tudi vidna. V opombi zahtevajte opravljeno dejanje, oviro in naslednji korak.
Če zaključek potrebuje odobritev ali pregled, ga postavite za dopolnitev podatkov. Ime v polju Dodeljena oseba ne dodeli samodejno naloge ali dostopa. Prejemnike določite v delovnem toku. Due by je informativni rok; Timeout je ločena nastavitev avtomatizacije.
Uporaben vmesni zapis: »Adapter naročen, čaka dobavo, pri dobavitelju preveriti 12. novembra.« Oddaja naloge posodobi zapis, vendar ne popravi naprave, ne naroči delov in ne spremeni samodejno kartice opreme.
Dokumentirajte zaključek in nerešene primere
Pred zaključkom preverite delo, avtorja zapisa in dokaze. Manjkajoči del ali poročilo zahteva jasno naslednjo dejavnost. Napačno opremo in oznako popravite pred nadaljevanjem. Pri dveh prijavah istega dogodka koordinator odloči, katera ostane aktivna, in shrani razlago; ta primer ne predvideva samodejnega odkrivanja podvojitev.
Primer zahtevka za vzdrževalna dela (PDF) (v angleščini)
Tehnična merila prevzema in dovoljenje za uporabo ostajajo v ustreznih postopkih. Zapis v Folderitu dokumentira delo in odločitve, sam pa ne ugotavlja varnosti opreme.
Poiščite odprte zahtevke in preizkusite predajo
V stolpcih mape (v angleščini) prikažite oznako, opremo, stanje, odgovorno osebo in naslednji datum. V iskanju (v angleščini) izberite obrazec vzdrževanja in pogoje metapodatkov. Natančna besedilna oznaka AS-2030 pomaga najti njegove zahtevke.
Polje Relation se razlikuje od splošnih povezav Related items. Filter Has any relations ne najde zahtevka zgolj zato, ker ima izpolnjeno polje Oprema. Uporabite oznako ali izrecno nastavite potrebne splošne povezave.
Opomniki (v angleščini) potrebujejo datum, pogoje stanja in določene prejemnike. Preverite primer čakanja na dele in zaključen primer. Opomnik ne rezervira serviserja in ne spreminja stanja. Preglejte dovoljenja (v angleščini) za zahtevek in opremo; filtri polj naloge ne nadomestijo nadzora dostopa do shrambe.
Pred uvedbo preizkusite nov zahtevek, popravek opreme, čakanje na dele, končni pregled in zamujeno spremljanje. Nujne primere sporočajte po dogovorjenem operativnem kanalu: shranitev obrazca ne zagotavlja takojšnjega odziva. Za pregled prve rešitve lahko stopite v stik s Folderitom.
