Bir teknisyenin cihazı incelemesi, arızanın giderildiği anlamına gelmez. Bakım talebinde bildirilen sorun, yapılan işlem ve açık kalan iş ayrı ayrı görülmelidir. Aynı ekipman yeniden arızalandığında yeni bir kayıt açmak, önceki müdahalenin geçmişini korur.
Folderit’te bakım talebini bir eForm kaydı olarak oluşturup ekipman kartına bağlayabilirsiniz. Alan doldurma görevi sonraki bilgileri toplar; ayrı bir inceleme adımı da kapatma kararını destekler. Buradaki kurgu belgelenmiş özelliklere dayanır; müşteri hesabında uçtan uca denenmiş bir süreç değildir. Form ve iş akışı kapsamını Tailor planından doğrulayın.
Ekipman kaydı sabit, her arıza ayrı
Varlık kaydı (İngilizce) kimliği, modeli, konumu, sorumluyu ve belgeleri tutar. Talep ise belirli bir olayı anlatır. Kurgusal örnekte AS-2030 projektörünün BT-041 talebi görüntü kesilmesiyle, daha sonraki BT-067 ise hasarlı bağlantı noktasıyla ilgilidir. İlkini kapatmak ikincisini çözmez.
Ekipman kartındaki son notu sürekli değiştirmek yerine olayları ayrı tutun. Parça siparişi, teknisyen ziyareti ve tamamlanmış onarım farklı sonuçlardır. İş bitmediyse engeli ve sonraki adımı kaydedin.
Talebi açarken bilinenleri toplayın
Admin tools → Form templates altında «Bakım talebi» oluşturun. eForms kılavuzu (İngilizce) alan türlerini açıklar. Başlangıç formunda şunlar bulunabilir:
- Talep referansı — Text; otomatik numaralandırma ayrıca yapılandırılır.
- Ekipman — gerçek varlık kayıt formuna bağlı Relation.
- Varlık kimliği — örneğin AS-2030; seçilen kartla karşılaştırılan Text.
- Bildirim tarihi — Date; gerekiyorsa saat ve saat dilimi için ek metin.
- Sorunun görüldüğü konum — Text veya Select.
- Belirtiler ve işe etkisi — Textarea; bildiren kişiden teknik teşhis istenmez.
- İstenen öncelik — üzerinde anlaşılmış seçeneklerle Select.
- Bildiren kişi — Folderit User; başkası adına kayıt açılıyorsa uygun iletişim bilgisi.
- Ekler — yararlı fotoğraf veya rapor için File.
Yalnızca gerekli başlangıç bilgilerini zorunlu yapın. Durum, Atanan kişi, Sonraki takip, Yapılan iş, Kanıtlar ve İnceleme sonucu alanlarını sonradan tamamlanacak şekilde ekleyin. Talep açılırken bu alanlar boş kalabilmelidir.
Yeni, İncelemede, İşlemde, Parça bekliyor, Kontrol bekliyor ve Kapalı gibi durumlar kullanabilirsiniz. Bu örnekte değerleri kişiler günceller. «Kapalı» seçimi tek başına işin tamamlandığını kanıtlamaz.
Doğru kartı seçin, otomatik eşitleme varsaymayın
Relation alanının Fetch options from ayarında varlık kayıt şablonunu seçin. Kullanıcı Choose an item ile ekipmanı bulup seçimini onaylar. Yalnızca yapılandırılan form türündeki kayıtlar seçilebilir.
Talebi bakım için ayrılan klasörde Upload yanındaki menüden oluşturun. Şablon o klasörle sınırlı değildir; yeterli yetkinin bulunduğu klasörlerde kullanılabilir. Bu nedenle yönergede kayıt yerini açıkça belirtin.
Bağlantı seçimi, AS-2030 değerini metin alanına otomatik kopyalamaz; konum ve durumdaki sonraki değişikliklerin eşitlenmesini de garanti etmez. Aramalarda kullanılacak kimliği kontrol edin. Gözlenen konum, ekipman taşınsa da olayın bilgisi olarak kalır.
Yapılan işi isteyin, ardından kapatmayı inceleyin
Koordinatör bildirimi gözden geçirir ve gerçek alıcıyı seçer. Kaydın Workflow menüsünden Fill fields görevi (İngilizce) başlatılabilir. Ekipmanı, belirtileri, konumu ve etkiyi bağlam olarak gösterin. Sadece gerekli takip alanlarını düzenlenebilir yapın; bunlar görünür alanlar arasında da olmalıdır. Görev notunda yapılan işlemi, engeli ve sonraki adımı isteyin.
Kapatma için onay veya inceleme gerekiyorsa alan doldurma görevinin arkasına yerleştirin. Atanan kişi alanına ad yazmak görevi veya erişimi otomatik atamaz. Alıcılar iş akışında belirlenir. Due by bilgilendirici bir tarihtir; Timeout ise otomasyon tasarımcısındaki ayrı ayardır.
Örnek ara kayıt: «Adaptör sipariş edildi, teslimat bekleniyor, 12 Kasım’da tedarikçiyle görüşülecek.» Görevi göndermek talebi günceller; ekipmanı onarmaz, parça satın almaz ve varlık kartını otomatik değiştirmez.
Açık işleri ve kanıtları koruyun
Kapatmadan önce yapılan işi, kaydı giren kişiyi ve kanıtları inceleyin. Eksik parça veya rapor için sonraki işlem açık kalmalıdır. Yanlış ekipman seçildiyse bağlantıyı ve kimliği düzeltin. Aynı olaya ilişkin iki bildirimde koordinatör aktif talebi belirler ve gerekçeyi saklar; bu örnek otomatik mükerrer kayıt tespiti varsaymaz.
Bakım işi talep formu örneği (PDF) (İngilizce)
Teknik kabul ölçütleri ve ekipmanın kullanıma açılması ilgili prosedürlere bağlıdır. Folderit kaydı işi ve kararı belgeler; tek başına ekipmanın güvenli olduğunu belirlemez.
Kayıtları bulun ve iş devrini sınayın
Klasör sütunlarında (İngilizce) referans, ekipman, durum, sorumlu ve sonraki tarihi gösterin. Aramada (İngilizce) bakım formunu öğe türü olarak seçip uygun meta veri koşullarını ekleyin. AS-2030 metin kimliğine tam eşleşme, o ekipmanın taleplerini bulmayı sağlar.
Formdaki Relation alanı genel Related items bağlantılarından farklıdır. Has any relations filtresi yalnızca Ekipman alanı dolu diye talebi bulmaz. Kimlik koşulunu kullanın veya ihtiyaç duyduğunuz genel bağlantıları açıkça yapılandırın.
Hatırlatıcılarda (İngilizce) tarih, durum koşulları ve belirli alıcılar seçin. Parça bekleyen ve kapalı bir kayıtla deneyin. Hatırlatıcı teknisyen ayırmaz veya durumu değiştirmez. Talebin ve ekipmanın erişim yetkilerini (İngilizce) kontrol edin; görev alan filtreleri depo erişiminin yerine geçmez.
Yeni talebi, yanlış ekipmanı, parça beklemeyi, son incelemeyi ve geciken takibi deneyin. Acil durumlarda belirlenmiş operasyon kanalını kullanın: form kaydetmek anında müdahale garantisi değildir. İlk tasarımı Folderit ekibiyle görüşebilirsiniz.
