Koosolekuruumi projektor võib ühe kuu jooksul kaks korda tõrkuda. Seadme põhiandmed jäävad samaks, kuid iga juhtumi kohta on vaja eraldi teada, mida märgati, kes tegutses ja kas probleem sai lahenduse. Seadmekirje viimase märkuse ülekirjutamine seda ajalugu ei säilita.
Folderitis saab hooldustaotluse luua e-vormi kirjena, seostada selle seadmega ning küsida töö tegijalt hiljem täiendavaid andmeid. Eraldi ülevaatus aitab otsustada, kas taotluse võib sulgeda. Allpool on dokumenteeritud võimalustel põhinev näidislahendus, mitte kliendikontol tervikuna läbi proovitud protsess. Vajalikke vorme ja töövooge planeerides kontrolli Tailori paketi ulatust.
Seadmekirje ja rikketeade täidavad eri ülesandeid
Vararegister (inglise keeles) hoiab seadme tunnust, mudelit, asukohta, vastutajat ja dokumente. Taotlus kirjeldab ühte sündmust. Väljamõeldud näites puudutab HT-041 projektori AS-2030 katkendlikku pilti, hilisem HT-067 aga vigast ühenduspesa. Esimese taotluse sulgemine ei lahenda teist.
Ka tehniku kohal käimine ei pruugi tähendada töö valmimist. Kui varuosa on tellitud, peab kirjest nähtuma ootel seis ja järgmine kokkulepitud tegevus.
Vorm, mida saab täita kohe pärast rikke märkamist
Loo Admin tools → Form templates all vorm «Hooldustaotlus». E-vormide juhend (inglise keeles) selgitab väljatüüpe. Esialgseks teateks sobivad järgmised väljad:
- Taotluse viide — Text; automaatne nummerdamine seadistatakse eraldi.
- Seade — Relation, mille valikud tulevad seadmeregistri vormist.
- Seadme tunnus — Text, näiteks AS-2030; kontrolli seda valitud seadmekirje järgi.
- Teate kuupäev — Date; vajaduse korral lisa kellaaja ja ajavööndi tekstiväli.
- Asukoht rikke märkamise ajal — Text või Select.
- Rikke kirjeldus ja mõju tööle — Textarea; teataja ei pea põhjust diagnoosima.
- Soovitud prioriteet — Select kokkulepitud valikutega.
- Teataja — Folderiti User või sobivad kontaktandmed, kui keegi sisestab teate teise inimese eest.
- Lisad — kasulik foto või aruanne File-väljal.
Tee kohustuslikuks üksnes algandmed, milleta ei saa teatega tegeleda. Lisa hilisemaks täitmiseks Seis, Määratud vastutaja, Järgmine järelkontroll, Tehtud töö, Tõendid ja Ülevaatuse tulemus. Neid ei saa esmasel saatmisel ausalt lõpuni täita, seega jäta need siis valikuliseks.
Seisud võivad olla Uus, Läbivaatamisel, Töös, Ootab varuosi, Ootab kontrolli ja Suletud. Selles näites muudavad väärtusi inimesed; valik «Suletud» ei ole iseenesest töö tegemise tõend.
Seo õige seade ja vali õige kaust
Vali Relation-välja Fetch options from seadistuses tegelik seadmeregistri vorm. Taotluse täitja avab Choose an item, otsib seadme või liigub kaustades ning kinnitab valiku. Valida saab selle vormitüübi kirjeid.
Loo taotlus hooldusele mõeldud kaustas Upload-nupu kõrvalmenüüst. Vormimall ei ole piiratud ainult selle kaustaga: seda saab kasutada kohtades, kus kasutajal on piisavad õigused. Kirjuta töötajale selgelt, kuhu taotlus salvestada.
Seose valimine ei taga tunnuse automaatset kopeerimist tekstiväljale ega asukoha ja oleku edaspidist sünkroonimist. Otsinguks kasutatav tunnus tuleb üle kontrollida. «Asukoht rikke märkamise ajal» jääb sündmuse andmeks ka siis, kui seade hiljem mujale viiakse.
Küsi töö tegijalt konkreetne tulemus
Koordinaator vaatab teate üle ja valib tegeliku adressaadi. Kirje Workflow-menüüst saab saata Fill fields ülesande (inglise keeles) andmete täiendamiseks. Näita seadme, sümptomite, asukoha ja mõju infot kontekstina. Muudetavaks määra ainult vajalikud järeltegevuse väljad; need peavad olema ka nähtavate väljade seas.
Ülesande märkuses küsi, mis tehti, mis takistab lõpetamist ja milline on järgmine samm. Kui sulgemine vajab eraldi kinnitust, paiguta see andmete täiendamise järel. Vastutaja nime sisestamine vormi ei määra automaatselt ülesande saajat ega anna ligipääsu. Due by on informatiivne tähtaeg; automaatika Timeout on eraldi seadistus.
Vahetulemus võib olla «Adapter tellitud, ootab tarnet, tarnijalt küsida 12. novembril». Ülesande saatmine uuendab taotlust, kuid ei remondi seadet, telli varuosi ega muuda automaatselt seadmekirje olekut.
Ära sulge lahendamata tööd
Enne sulgemist kontrolli tegevust, selle dokumenteerijat ja tõendeid. Puuduv aruanne või saabumata osa peab jätma nähtava järgmise tegevuse. Vale seadme puhul paranda seos ja tunnus enne jätkamist. Sama sündmuse topeltteadete korral otsustab koordinaator, milline jääb aktiivseks, ja säilitab põhjenduse; automaatset duplikaadituvastust siin ei eeldata.
Hooldustöö taotluse näidis (PDF) (inglise keeles)
Leia ootel taotlused ja proovi töövoog läbi
Näita kausta veergudes (inglise keeles) viidet, seadet, seisu, vastutajat ja järgmist kuupäeva. Vali otsingus (inglise keeles) hooldustaotluse vorm ja lisa sobivad metaandmete tingimused. Täpne päring seadme teksttunnuse AS-2030 järgi aitab leida selle juhtumid.
Vormi Relation-väli ja üldised Related items seosed on eraldi võimalused. Üldfilter «Has any relations» ei leia taotlust üksnes selle põhjal, et vormis on seade valitud. Kasuta tunnusepäringut või seadista üldised seosed teadlikult.
Meeldetuletused (inglise keeles) seadista kuupäeva, seisutingimuste ja konkreetsete saajatega. Katseta nii varuosi ootavat kui ka suletud taotlust. Meeldetuletus ei broneeri tehnikut ega muuda seisu. Kontrolli kirje ja seotud seadme õigusi (inglise keeles); ülesande väljade piiramine ei asenda ligipääsuhaldust.
Proovi uut teadet, vale seadme parandust, varuosaootust, lõppkontrolli ja möödunud järeltegevuse tähtaega. Kiireloomuliste olukordade jaoks kasuta kokkulepitud operatiivkanalit: vormi salvestamine ei taga kohest reageerimist. Vajadusel võta Folderitiga ühendust, et esmane lahendus üle vaadata.
