Um projetor pode ter uma única ficha patrimonial e várias solicitações de manutenção ao longo do ano. Cada ocorrência precisa guardar seu próprio relato, as ações realizadas e o motivo pelo qual foi encerrada. Substituir a última observação da ficha não preserva esse histórico.
No Folderit, você pode criar a solicitação como um registro eForm, vinculá-la ao equipamento e pedir que outra pessoa complete os dados de atendimento. Uma etapa posterior pode revisar o encerramento. Este é um desenho baseado na documentação, sem teste completo em uma conta de cliente. Confira o escopo do plano Tailor para formulários e fluxos.
Uma ficha para o ativo, um registro para cada ocorrência
O cadastro de ativos (em inglês) reúne identificação, modelo, localização, responsável e documentos. Já a solicitação registra um episódio. No exemplo fictício, o projetor AS-2030 tem a solicitação SM-041 por falhas na imagem e, depois, SM-067 por um conector danificado. Encerrar uma não encerra a outra.
Também diferencie visita técnica, espera por peças e serviço concluído. O registro precisa mostrar o que ocorreu, não apenas que alguém foi ao local.
Monte o formulário sem exigir informações futuras
Em Admin tools → Form templates, crie «Solicitação de manutenção». A documentação de eForms (em inglês) explica os tipos de campo. Para começar, inclua:
- Referência da solicitação: Texto; numeração automática é uma configuração separada.
- Equipamento: Relation, selecionando a ficha correta do cadastro.
- Referência do ativo: Texto, como AS-2030, conferida com o equipamento escolhido.
- Data do relato: Date; horário e fuso em um campo de texto, quando relevantes.
- Local observado: Texto ou Select.
- Sintomas e impacto na atividade: Textarea, sem exigir diagnóstico de quem informa.
- Prioridade solicitada: Select com opções combinadas.
- Solicitante: User do Folderit, ou dados de contato adequados se alguém registrar por outra pessoa.
- Arquivos: fotos ou relatórios úteis em um campo File.
Exija apenas os dados necessários para abrir o chamado. Acrescente Status, Pessoa responsável, Próximo acompanhamento, Trabalho realizado, Evidências e Resultado da revisão. Esses dados posteriores ficam opcionais na criação. Estados possíveis são Novo, Em análise, Em andamento, Aguardando peças, Aguardando revisão e Encerrado; neste desenho, as pessoas os atualizam.
Vincule o equipamento e confira a referência
No campo Relation, escolha o modelo do cadastro de ativos em Fetch options from. Quem preenche usa Choose an item, pesquisa ou navega até o equipamento e confirma a seleção. Só registros daquele modelo podem ser escolhidos.
Abra a solicitação pelo menu junto a Upload na pasta destinada à manutenção. O modelo não fica exclusivo dessa pasta: está disponível onde houver permissão suficiente. Oriente a equipe sobre o destino correto.
Selecionar uma ficha não significa copiar automaticamente AS-2030 para o texto nem sincronizar localização e status. Confira a referência usada nas consultas. Preserve o local observado como informação da ocorrência, mesmo que o equipamento mude depois.
Registre a execução antes de revisar o encerramento
O coordenador escolhe o destinatário real e prepara uma tarefa Fill fields (em inglês) no menu Workflow. Mostre equipamento, sintomas, local e impacto como contexto. Libere para edição apenas os campos de atendimento necessários, garantindo que também estejam visíveis. Na nota, peça a ação executada, o impedimento e o próximo passo. Se houver aprovação de encerramento, coloque-a depois dessa tarefa.
Preencher «Pessoa responsável» não atribui automaticamente uma tarefa nem concede acesso. Configure os participantes no fluxo. Due by é um prazo informativo; Timeout é um ajuste separado do designer de automações.
Um retorno útil seria: «Adaptador solicitado ao fornecedor; aguardando entrega; acompanhar em 12 de novembro». Enviar a tarefa atualiza o registro, mas não repara o equipamento, compra peças ou altera automaticamente a ficha do ativo.
Trate pendências e provas com clareza
Antes de encerrar, confira o que foi realizado, quem registrou e quais evidências existem. Falta de peça ou relatório deve gerar uma próxima ação explícita. Corrija equipamento e referência se a seleção estiver errada. Se duas solicitações tratam da mesma ocorrência, o coordenador define qual permanece ativa e documenta a decisão; não há detecção automática de duplicidade neste exemplo.
Exemplo de solicitação de manutenção (PDF) (em inglês)
Consulte o histórico e teste o processo
Exiba referência, ativo, status, responsável e próximo acompanhamento nas colunas da pasta (em inglês). Na busca (em inglês), selecione o formulário de manutenção como tipo de item e adicione condições de metadados. A referência de texto exata AS-2030 ajuda a localizar suas solicitações.
O campo Relation do formulário é diferente dos vínculos gerais Related items. O filtro geral «tem relações» não passa a encontrar uma solicitação apenas porque ela contém um equipamento selecionado. Use a referência ou configure expressamente os vínculos gerais necessários.
Configure lembretes (em inglês) com data, condições de status e destinatários explícitos. Teste um registro aguardando peças e outro encerrado. Lembretes não reservam técnicos nem mudam status. Verifique as permissões (em inglês) da solicitação e do ativo: filtros de campos da tarefa não substituem o controle de acesso.
Teste abertura, equipamento incorreto, espera por peças, revisão final e acompanhamento vencido antes de implantar. Para urgências, use o canal operacional estabelecido; salvar um formulário não garante atendimento imediato. Você pode conversar com a equipe Folderit sobre o desenho inicial.
