Једна картица пројектора може имати више захтјева за одржавање. Сваки треба сачувати свој опис квара, обављени посао и разлог затварања. Ако се при сваком квару само препише посљедња напомена на картици опреме, губи се хисторија појединачних случајева.
У систему Folderit захтјев можете направити као eForm запис и повезати га с картицом опреме. Задатак за попуњавање поља прикупља накнадне податке, а одвојени преглед може потврдити завршетак. Ово је приједлог конфигурације заснован на документацији, а не цјеловит тест у корисничком рачуну. Потребне обрасце и токове рада провјерите у пакету Tailor.
Картица опреме остаје, сваки квар добија свој запис
Евиденција опреме (на енглеском) чува ознаку, модел, локацију, одговорну особу и документе. Захтјев описује један догађај. У измишљеном примјеру пројектор AS-2030 има Z-041 због прекидања слике, а касније Z-067 због оштећеног прикључка. Затварање првог захтјева не рјешава други.
Долазак техничара, наручивање дијела и завршена поправка различити су исходи. Ако нешто још недостаје, наведите препреку и сљедећу договорену радњу.
Прикупите податке које пријавитељ стварно зна
У Admin tools → Form templates направите образац „Захтјев за одржавање“. Упутство за eForms (на енглеском) објашњава типове поља. Почните овим подацима:
- Ознака захтјева — Text; аутоматско нумерисање поставља се засебно.
- Опрема — Relation из стварног обрасца евиденције опреме.
- Ознака средства — Text, нпр. AS-2030, провјерена према одабраној картици.
- Датум пријаве — Date; вријеме и временска зона додатно као текст, када су битни.
- Локација при уочавању квара — Text или Select.
- Симптоми и утицај на рад — Textarea, без захтјева да пријавитељ постави техничку дијагнозу.
- Тражени приоритет — Select с договореним могућностима.
- Пријавитељ — Folderit User или одговарајући контакт ако неко пријављује у име друге особе.
- Прилози — корисна фотографија или извјештај у пољу File.
Обавезним означите само неопходне почетне податке. Додајте Статус, Задужену особу, Сљедећу провјеру, Обављени рад, Доказе и Резултат прегледа. Ти накнадни подаци при отварању морају моћи остати празни.
Статуси могу бити Ново, На прегледу, У раду, Чека дијелове, Спремно за преглед и Затворено. У овом приједлогу људи их мијењају. Одабир затвореног статуса сам не доказује да је посао урађен.
Одаберите праву опрему и мјесто чувања
У поставци Fetch options from за поље Relation одаберите предложак евиденције опреме. Приликом попуњавања корисник отвара Choose an item, проналази картицу и потврђује је. Бирати се могу записи тог типа обрасца.
Захтјев направите у предвиђеној фасцикли за одржавање кроз мени уз Upload. Предложак није ограничен само на ту фасциклу: доступан је тамо гдје корисник има довољна права. У радном упутству јасно наведите одредиште.
Веза сама не копира AS-2030 у текстуално поље нити гарантује синхронизацију будућих промјена локације и статуса. Провјерите ознаку кориштену за претраживање. Локација у вријеме пријаве остаје податак о том догађају чак и ако се опрема касније премјести.
Тражите конкретан извјештај о раду
Координатор прегледа пријаву и бира стварног примаоца задатка Fill fields (на енглеском) у менију Workflow. Прикажите опрему, симптоме, локацију и утицај као контекст. Измјену дозволите само на потребним пољима за праћење; свако промјењиво поље мора бити и видљиво. У напомени затражите извршену радњу, препреку и сљедећи корак.
Ако затварање захтијева одобрење или преглед, поставите га након допуне података. Име у пољу задужене особе не додјељује аутоматски задатак нити приступ. Примаоце подесите у току рада. Due by је информативни рок; Timeout је посебна поставка дизајнера аутоматизација.
Користан међурезултат гласи: „Адаптер наручен, чека испоруку, контактирати добављача 12. новембра“. Слање задатка ажурира захтјев, али не поправља опрему, не наручује дијелове и не мијења аутоматски картицу средства.
Сачувајте доказе и неријешене случајеве
Прије затварања провјерите рад, аутора записа и доступне доказе. Недостајући дио или извјештај оставља наредну радњу. Погрешно одабрану опрему и ознаку исправите прије наставка. За двије пријаве истог догађаја координатор одлучује која остаје активна и чува образложење; овај примјер не подразумијева аутоматско препознавање дупликата.
Примјер захтјева за одржавање (PDF) (на енглеском)
Пронађите отворене захтјеве и испробајте ток
У колонама фасцикле (на енглеском) прикажите ознаку, опрему, статус, одговорну особу и наредни датум. У претраживању (на енглеском) одаберите образац одржавања и одговарајуће услове метаподатака. Тачна текстуална ознака AS-2030 помаже пронаћи његове захтјеве.
Поље Relation није исто што и опће везе Related items. Филтер Has any relations не проналази захтјев само зато што је поље Опрема попуњено. Користите ознаку или намјерно поставите жељене опће везе.
Подсјетницима (на енглеском) одредите датум, услове статуса и конкретне примаоце. Провјерите захтјев који чека дијелове и затворен захтјев. Подсјетник не резервише техничара нити мијења статус. Провјерите права приступа (на енглеском) за захтјев и опрему; филтери поља задатка не замјењују контролу приступа спремишту.
Прије употребе испробајте нову пријаву, погрешну опрему, чекање дијелова, завршни преглед и прекорачен рок праћења. За хитне ситуације користите договорени оперативни канал: чување обрасца не гарантује тренутну реакцију. За преглед почетног рјешења можете контактирати Folderit.
