Si un proyector falla dos veces, conviene conservar dos solicitudes. La ficha del equipo puede seguir siendo la misma; lo que cambia es la avería observada, la intervención y la evidencia que permite dar cada caso por cerrado.
En Folderit puedes crear una solicitud de mantenimiento como registro de formulario y vincularla a la ficha del activo. Después, una tarea de completar campos recoge el seguimiento y una revisión separada permite decidir si queda trabajo pendiente. Este diseño es orientativo, basado en funciones documentadas; no se ha probado como circuito completo en una cuenta de cliente. Confirma el alcance del plan Tailor para formularios y flujos.
Una ficha de equipo y varias solicitudes
El registro de activos guarda datos estables: identificador, modelo, responsable y documentación. La solicitud recoge un episodio concreto. En este ejemplo ficticio, el proyector AS-2030 tiene la solicitud M-041 por una imagen intermitente y, semanas después, M-067 por un conector dañado. Resolver M-041 no debería borrar ese historial ni cerrar M-067.
Un aviso atendido tampoco equivale a una reparación terminada. Si faltan piezas, registra ese estado, quién debe actuar y cuándo se revisará de nuevo.
Campos para informar ahora y completar después
Crea «Solicitud de mantenimiento» en Admin tools → Form templates. La guía de eForms explica cómo añadir los campos. Una primera versión puede recoger:
- Referencia de solicitud — Texto; la numeración automática se configura aparte.
- Equipo — Relación con la plantilla de fichas de activos.
- Referencia del activo — Texto, por ejemplo AS-2030, comprobado contra el equipo seleccionado.
- Fecha del aviso — Fecha; añade hora y zona horaria en Texto si resultan relevantes.
- Ubicación observada — Texto o Selección.
- Problema e impacto — Área de texto: qué ocurre y qué actividad afecta, sin exigir un diagnóstico.
- Prioridad solicitada — Selección con opciones acordadas.
- Persona que informa — Usuario de Folderit; usa datos de contacto apropiados si registras el aviso por otra persona.
- Archivos — Foto o informe cuando aporten contexto.
Haz obligatorios los datos esenciales de entrada. Deja opcionales al crear la solicitud los campos posteriores: Estado, Persona asignada, Próximo seguimiento, Trabajo realizado, Evidencia de finalización y Resultado de revisión. Los estados pueden ser Nuevo, En revisión, En curso, Esperando piezas, Pendiente de revisión y Cerrado. En este ejemplo los actualizan las personas.
Vincula la ficha correcta sin presuponer sincronización
En el campo Relación «Equipo», selecciona la plantilla de activos en Fetch options from. Al rellenar la solicitud, abre Choose an item, busca la ficha y selecciónala. Solo podrán elegirse registros del tipo configurado.
Crea cada solicitud desde el menú junto a Upload en la carpeta destinada a mantenimiento. Las plantillas no quedan restringidas a esa carpeta: están disponibles donde la persona tenga permisos suficientes. Indica el destino en las instrucciones.
La relación no promete copiar automáticamente AS-2030 al campo de texto ni sincronizar ubicación y estado. Comprueba la referencia que usarás para buscar. Conserva «Ubicación observada» como dato del episodio, aunque el equipo cambie después de oficina.
Encarga el seguimiento con contexto y campos delimitados
El coordinador revisa el aviso y elige al destinatario real. Desde Workflow puede iniciar una tarea Fill fields, para completar campos sobre el registro existente.
- Muestra el equipo, los síntomas, la ubicación y el impacto como contexto.
- Permite editar únicamente los campos de seguimiento que correspondan. Cada campo editable también debe estar entre los visibles.
- Explica en la nota qué actuación, bloqueo y siguiente paso debe documentarse.
- Coloca después una aprobación o revisión si el cierre requiere otra decisión.
El campo «Persona asignada» no concede permisos ni configura por sí solo el destinatario de la tarea. Selecciona los participantes en el flujo. Due by es un plazo informativo; Timeout es un ajuste distinto del diseñador de automatizaciones.
Completar la tarea actualiza la solicitud, pero no repara el equipo ni cambia automáticamente su ficha. Un seguimiento útil sería: «Adaptador solicitado al proveedor; esperando piezas; revisar el 12 de noviembre». La persona autorizada ejecuta el trabajo y deja constancia.
Cierra con evidencia y conserva las excepciones
Antes del cierre, comprueba qué se hizo, quién lo registró y qué prueba existe. Si sigue faltando un informe o una pieza, conserva la actuación pendiente. Si se eligió otro equipo por error, corrige la relación y la referencia antes de continuar. Si dos avisos describen el mismo episodio, el coordinador decide cuál se mantiene activo y explica la relación; no se presupone detección automática de duplicados.
Ejemplo de solicitud de mantenimiento (PDF) (en inglés)
Busca lo pendiente y comprueba el circuito
Muestra referencia, activo, estado, responsable y seguimiento como columnas. En Búsqueda, elige el formulario de mantenimiento como tipo de elemento y añade condiciones de metadatos. Para revisar las solicitudes de AS-2030, filtra su referencia de texto exacta.
Un campo Relación de formulario y los enlaces generales Related items son distintos. «Tiene relaciones» no encuentra necesariamente una solicitud solo porque contenga el campo Equipo. Usa la consulta por referencia o configura expresamente los enlaces generales que tu proceso necesite.
Configura los recordatorios con fecha, condiciones de estado y destinatarios explícitos. Prueba un caso esperando piezas y uno cerrado. Un aviso no reserva técnicos, compra materiales ni cambia estados.
Revisa los permisos de las carpetas y del equipo vinculado. Los filtros de campos de una tarea no sustituyen el control de acceso. Prueba una solicitud nueva, un equipo equivocado, una espera de piezas, un cierre pendiente de revisión y un seguimiento vencido. Para una urgencia, utiliza el canal operativo establecido; guardar el formulario no garantiza atención inmediata.
Puedes consultar con Folderit para revisar el diseño antes de extenderlo a más categorías de equipos.
