Wartungsanfragen mit Anlagenakten verknüpfen

Die Geräteakte sagt, welcher Projektor im Besprechungsraum steht. Eine Wartungsanfrage muss zusätzlich erklären, was diesmal ausgefallen ist, wer sich darum kümmert und welche Arbeit tatsächlich erledigt wurde. Kommt derselbe Fehler später wieder, braucht er einen eigenen Vorgang.

In Folderit lassen sich solche Vorgänge als Formular-Datensätze anlegen und mit der Anlagenakte verknüpfen. Eine Aufgabe zur Feldbearbeitung erfasst die Bearbeitung; eine nachgelagerte Prüfung kann den Abschluss bestätigen. Das folgende Beispiel beschreibt eine dokumentierte Konfigurationsmöglichkeit, keinen durchgeführten Gesamttest. Prüfen Sie den benötigten Tailor-Tarif für Formulare und Workflows.

Gerätebestand und Störungsmeldungen getrennt führen

Das Anlagenregister (auf Englisch) enthält Kennung, Modell, Standort und Unterlagen. Jede Wartungsanfrage hält dagegen ein bestimmtes Ereignis fest. Im fiktiven Beispiel gehört der Projektor AS-2030 zu W-041 wegen Bildaussetzern und später zu W-067 wegen eines beschädigten Anschlusses. Der Abschluss des ersten Vorgangs erledigt den zweiten nicht.

Schreiben Sie einen neuen Fehler nicht einfach über die letzte Notiz in der Geräteakte. Ein eigener Vorgang erhält den Zusammenhang zwischen Meldung, Bearbeitung und Prüfung.

Ein Formular, das beim Melden noch keine Reparaturdaten verlangt

Erstellen Sie unter Admin tools → Form templates eine Vorlage „Wartungsanfrage“. Die eForms-Anleitung (auf Englisch) erläutert die Feldtypen. Für die Meldung eignen sich:

• Vorgangsnummer: Text; automatische Nummerierung ist eine gesonderte Einrichtung.
• Gerät: Relation zur tatsächlichen Vorlage des Anlagenregisters.
• Anlagenkennung: Text, etwa AS-2030, mit dem ausgewählten Gerät abzugleichen.
• Meldedatum: Datum; Uhrzeit und Zeitzone bei Bedarf als zusätzlicher Text.
• Beobachteter Standort: Text oder Auswahlliste.
• Fehlerbild und betriebliche Auswirkung: mehrzeiliger Text, ohne vom Meldenden eine technische Diagnose zu verlangen.
• Gewünschte Priorität: Auswahl nach vereinbarten Kriterien.
• Meldende Person: Folderit-Benutzer oder passende Kontaktdaten bei einer stellvertretenden Erfassung.
• Anlagen: nützliche Fotos oder Berichte über ein Dateifeld.

Nur die notwendigen Eingangsdaten sollten Pflichtfelder sein. Ergänzen Sie Bearbeitungsstatus, zuständige Person, nächsten Nachverfolgungstermin, ausgeführte Arbeiten, Abschlussnachweise und Prüfergebnis. Diese späteren Angaben bleiben bei der Erstellung optional.

Als Status können Neu, In Prüfung, In Bearbeitung, Wartet auf Teile, Bereit zur Prüfung und Abgeschlossen dienen. Im beschriebenen Ablauf pflegen Menschen die Werte. Ein ausgewählter Abschlussstatus ersetzt keinen Arbeitsnachweis.

Die richtige Anlagenakte auswählen

Wählen Sie beim Relation-Feld „Gerät“ unter Fetch options from die Vorlage des Anlagenregisters. Über Choose an item sucht die meldende Person den Datensatz und bestätigt ihn. Die Auswahl ist damit auf diesen Formulartyp begrenzt.

Neue Anfragen werden im vorgesehenen Wartungsordner über den Pfeil neben Upload angelegt. Formularvorlagen sind nicht auf diesen Ordner beschränkt; sie stehen in Ordnern mit ausreichenden Benutzerrechten zur Verfügung. Benennen Sie deshalb den vorgesehenen Ablageort in der Arbeitsanweisung.

Die Auswahl einer Relation kopiert die Anlagenkennung nicht automatisch in ein Textfeld. Ebenso wenig garantiert sie einen Abgleich späterer Standort- oder Statusänderungen. Die Kennung für Suchabfragen muss geprüft werden. Der beobachtete Standort bleibt eine Angabe zum damaligen Ereignis.

Bearbeitung und Abschlussprüfung zuweisen

Nach der Eingangskontrolle wählt die koordinierende Person die tatsächlichen Empfänger. Im Workflow-Menü des Datensatzes kann sie eine Fill-fields-Aufgabe (auf Englisch) einrichten.

1. Gerät, Fehlerbeschreibung, Standort und Auswirkung als lesbaren Kontext anzeigen.
2. Nur die benötigten Bearbeitungsfelder zur Änderung freigeben; diese müssen auch sichtbar sein.
3. In der Aufgabennotiz nach ausgeführter Handlung, offenem Hindernis und nächstem Schritt fragen.
4. Eine erforderliche Freigabe oder Abschlussprüfung zeitlich nach der Feldbearbeitung anordnen.

Ein Name im Feld „Zuständig“ weist weder automatisch eine Aufgabe noch Zugriffsrechte zu. Empfänger werden im Workflow eingerichtet. Due by ist eine informative Frist; Timeout steuert unabhängig davon einen Zeitüberschreitungspfad im Automatisierungsdesigner.

Ein brauchbarer Zwischenstand lautet beispielsweise: „Ersatzadapter bestellt, Lieferung ausstehend, Nachfrage am 12. November.“ Das Absenden der Aufgabe aktualisiert den Datensatz. Die Reparatur, eine Teilebestellung oder eine Statusänderung an der Anlagenakte müssen die zuständigen Personen tatsächlich vornehmen.

Offene Arbeit nicht als erledigt darstellen

Prüfen Sie vor dem Abschluss, was gemacht wurde, wer es dokumentiert hat und welche Belege vorliegen. Ein fehlender Lieferantenbericht oder ausstehendes Teil gehört als offene Handlung in den Vorgang. Bei einer falsch gewählten Anlage sind Relation und Kennung vor weiteren Einträgen zu korrigieren.

Bei zwei Meldungen zum selben Ereignis entscheidet die Koordination über den aktiven Vorgang und erklärt die Zuordnung. Eine automatische Dublettenerkennung ist nicht Bestandteil dieses Beispiels.

Beispielformular für Wartungsaufträge (PDF) (auf Englisch)

Rückstände sichtbar machen und den Ablauf prüfen

Zeigen Sie Kennung, Anlage, Status, Zuständigkeit und nächsten Termin als Ordnerspalten (auf Englisch). Wählen Sie in der Suche (auf Englisch) den konkreten Wartungsformulartyp und passende Metadatenbedingungen. Eine exakte Suche im Textfeld Anlagenkennung zeigt die Vorgänge zu AS-2030.

Formular-Relationen sind von allgemeinen Related-items-Verknüpfungen zu unterscheiden. Der allgemeine Filter „Hat Relationen“ greift nicht allein deshalb, weil das Formular ein ausgefülltes Gerätefeld besitzt. Nutzen Sie die Kennungsabfrage oder richten Sie die gewünschten allgemeinen Verknüpfungen ausdrücklich ein.

Für Folgetermine können Sie Erinnerungen (auf Englisch) mit Datum, Statusbedingungen und festgelegten Empfängern einrichten. Prüfen Sie einen wartenden und einen abgeschlossenen Vorgang. Eine Erinnerung plant keinen Techniker ein und ändert keinen Status.

Kontrollieren Sie die Berechtigungen (auf Englisch) für Anfrage und Anlagenakte. Sichtbare Aufgabenfelder ersetzen keine Repository-Rechte. Testen Sie neue Meldungen, falsche Gerätezuordnungen, ausstehende Teile, die Abschlussprüfung und überfällige Termine. Dringende Situationen gehören in den vorgesehenen betrieblichen Meldekanal; ein Formular garantiert keine sofortige Reaktion.

Das Folderit-Team kann Sie bei der Prüfung des Formular- und Workflow-Aufbaus unterstützen.