Ja projektors mēneša laikā sabojājas atkārtoti, ar vienu piezīmi iekārtas kartītē nepietiek. Par katru gadījumu jāspēj saprast, ko pieteica, kas tika izdarīts un kāpēc pieprasījumu varēja slēgt. Atsevišķs apkopes pieprasījums saglabā šo kontekstu.
Folderit ļauj izveidot pieprasījumu kā eForm ierakstu un saistīt to ar iekārtas kartīti. Lauku aizpildīšanas uzdevums palīdz savākt turpmāko informāciju, bet atsevišķa pārbaude — izvērtēt rezultātu. Šis ir dokumentācijā pamatots konfigurācijas piemērs, nevis klienta kontā pilnībā pārbaudīta darbplūsma. Formu un darbplūsmu tvērumu pārbaudiet Tailor plānā.
Iekārtas uzskaite un atsevišķi bojājumi
Aktīvu uzskaites ieraksts (angļu valodā) glabā identifikatoru, modeli, atrašanās vietu, atbildīgo un dokumentus. Pieprasījums attiecas uz konkrētu notikumu. Izdomātajā piemērā projektoram AS-2030 ir pieprasījums AP-041 par attēla pārtrūkšanu un vēlāk AP-067 par bojātu savienotāju. Viena slēgšana neatrisina otru.
Arī tehniķa vizīte, detaļas pasūtīšana un pabeigts remonts nav viens un tas pats rezultāts. Ja darbs vēl turpinās, ierakstā jānorāda šķērslis un nākamā darbība.
Izveidojiet formu sākotnējam ziņojumam
Sadaļā Admin tools → Form templates izveidojiet «Apkopes pieprasījumu». eForms rokasgrāmatā (angļu valodā) aprakstīti lauku veidi. Sākumam noder:
- Pieprasījuma atsauce — Text; automātisko numerāciju iestata atsevišķi.
- Iekārta — Relation no faktiskās iekārtu uzskaites formas.
- Iekārtas identifikators — Text, piemēram, AS-2030, pārbaudīts pret izvēlēto kartīti.
- Ziņojuma datums — Date; laiku un laika joslu vajadzības gadījumā norāda tekstā.
- Vieta bojājuma novērošanas brīdī — Text vai Select.
- Pazīmes un ietekme uz darbu — Textarea, neprasot ziņotājam noteikt tehnisko cēloni.
- Vēlamā prioritāte — Select ar saskaņotām izvēlēm.
- Ziņotājs — Folderit User vai atbilstoša kontaktinformācija, ja ziņojums ievadīts citas personas vietā.
- Pielikumi — noderīgs fotoattēls vai pārskats File laukā.
Obligātiem jābūt tikai būtiskajiem sākuma datiem. Pievienojiet Statusu, Norīkoto personu, Nākamo pārbaudi, Paveikto darbu, Pierādījumus un Pārskatīšanas rezultātu. Šiem vēlākajiem laukiem, veidojot pieprasījumu, jāvar palikt tukšiem.
Statusi var būt Jauns, Izvērtēšanā, Darbā, Gaida detaļas, Gaida pārbaudi un Slēgts. Piemērā tos maina cilvēki. Atzīme «Slēgts» pati neapliecina, ka darbs tiešām izpildīts.
Saistiet pareizo kartīti un pārbaudiet identifikatoru
Relation lauka iestatījumā Fetch options from atlasiet iekārtu reģistra formas veidni. Aizpildītājs izmanto Choose an item, atrod iekārtu un apstiprina izvēli. Izvēlei pieejami konkrētā formas tipa ieraksti.
Pieprasījumu izveido apkopes mapei paredzētajā vietā, izvēloties formu pie Upload. Veidne nav ierobežota tikai ar šo mapi: tā ir pieejama mapēs, kur lietotājam pietiek tiesību. Tādēļ norādiet pareizo saglabāšanas vietu darba instrukcijā.
Iekārtas izvēle nenozīmē automātisku AS-2030 kopēšanu teksta laukā vai atrašanās vietas un statusa sinhronizāciju. Pārbaudiet meklēšanai lietoto identifikatoru. Novērojuma vieta paliek konkrētā gadījuma dati arī tad, ja iekārtu vēlāk pārvieto.
Uzdodiet dokumentēt darbu, pēc tam pārskatiet slēgšanu
Koordinators pārbauda pieteikumu un izvēlas faktisko saņēmēju. Ieraksta Workflow izvēlnē var sākt Fill fields uzdevumu (angļu valodā). Parādiet iekārtu, pazīmes, vietu un ietekmi kā kontekstu. Rediģēšanai atļaujiet tikai vajadzīgos turpmākā darba laukus; tiem jābūt arī redzamo lauku sarakstā. Uzdevuma piezīmē prasiet darbību, šķērsli un nākamo soli.
Ja slēgšanai vajadzīgs apstiprinājums vai pārbaude, novietojiet to pēc lauku papildināšanas. Personas vārds atbildīgā laukā automātiski nepiešķir uzdevumu vai piekļuvi. Due by ir informatīvs termiņš; Timeout ir atsevišķs automatizācijas iestatījums.
Piemēram: «Adapteris pasūtīts; gaida piegādi; sazināties ar piegādātāju 12. novembrī.» Uzdevuma iesniegšana atjaunina pieprasījumu, bet neveic remontu, nepasūta detaļas un automātiski nemaina iekārtas kartīti.
Saglabājiet nepabeigto darbu un tā pierādījumus
Pirms slēgšanas pārbaudiet paveikto, ieraksta autoru un pieejamos pierādījumus. Ja trūkst detaļas vai pārskata, norādiet turpmāko darbību. Nepareizu iekārtu un identifikatoru izlabojiet pirms darba turpināšanas. Diviem pieteikumiem par vienu notikumu koordinators nosaka aktīvo ierakstu un saglabā pamatojumu; automātiska dublikātu noteikšana šeit nav paredzēta.
Apkopes darbu pieprasījuma paraugs (PDF) (angļu valodā)
Atrodiet pieprasījumus un pārbaudiet visu pāreju
Mapes kolonnās (angļu valodā) rādiet atsauci, iekārtu, statusu, atbildīgo un nākamo datumu. Meklēšanā (angļu valodā) izvēlieties apkopes formas tipu un metadatu nosacījumus. Precīzs teksta identifikators AS-2030 palīdz atrast šīs iekārtas pieprasījumus.
Formas Relation lauks atšķiras no vispārīgajām Related items saitēm. Filtrs Has any relations neatrod pieprasījumu tikai tāpēc, ka ir aizpildīts lauks Iekārta. Lietojiet identifikatoru vai skaidri iestatiet vajadzīgās vispārīgās saites.
Atgādinājumiem (angļu valodā) izvēlieties datumu, statusa nosacījumus un konkrētus saņēmējus. Pārbaudiet pieprasījumu, kas gaida detaļas, un slēgtu gadījumu. Atgādinājums nerezervē tehniķi un nemaina statusu. Pārbaudiet pieprasījuma un iekārtas piekļuves tiesības (angļu valodā); uzdevuma lauku filtri neaizstāj krātuves piekļuves kontroli.
Pirms ieviešanas izmēģiniet jaunu pieprasījumu, kļūdainas iekārtas labojumu, detaļu gaidīšanu, gala pārbaudi un nokavētu sekošanu. Steidzamās situācijās izmantojiet paredzēto operatīvo kanālu: formas saglabāšana negarantē tūlītēju reakciju. Par pirmā risinājuma izvērtēšanu var sazināties ar Folderit.
