Керування структурованими електронними записами
Керуйте документами й структурованими записами разом. Folderit поєднує електронні форми, метадані з пошуком, погодження та параметри зберігання в одному місці.
Створюйте реєстр інцидентів, упорядковуйте кадрові записи або зберігайте договори з додатками. Команда може збирати потрібну інформацію, знаходити потрібний запис і бачити його історію.
Збирайте інформацію, потрібну записам
Корисний запис потребує контексту: чого він стосується, хто відповідає й які дати важливі. Folderit дозволяє зберігати ці відомості поруч із файлами або збирати безпосередньо електронною формою.
Створюйте записи з електронними формами
Створюйте багаторазову форму з датами, списками, полями користувачів, обов’язковими значеннями й вкладеннями. Подання створює структурований запис у папці, з якої користувач відкрив форму. Окремий документ Word для цих даних не потрібен.
Задайте шаблон назви запису зі значеннями полів, наприклад номером інциденту й відділом. Додайте важливі поля як стовпці папки, щоб читати головні відомості без відкриття кожного запису. Як працюють електронні форми.
Перенесіть наявні файли й листи
Завантажуйте документи, зберігайте вибрані листи й вкладення через надбудову Outlook або активуйте адресу імпорту поштою для вхідних файлів у папці.
Сканер чи інша система з надсиланням документів поштою також може використовувати цю адресу. Виберіть призначення й налаштуйте метадані, доступ та автоматизацію відповідно до отримуваних записів.
Узгоджуйте поля різних команд
Пов’язуйте сумісні поля різних форм з одним наявним полем метаданих. Наприклад, ім’я клієнта з форми договору й сервісної заявки може відображатися в одному стовпці спільної папки. Кожен запис зберігає власне значення.
Задавайте цей зв’язок під час створення поля: однакові назви не пов’язують два поля автоматично. Спільні метадані роблять списки й пошук між формами кориснішими.
Надавайте записам номери
Налаштуйте автоматичну нумерацію документів чи записів форм із лічильником і складовими дати. Одна схема може охоплювати кілька шаблонів форм.
Нумерація відрізняється від шаблону відображуваної назви запису й доступна у планах Medium та Tailor.
Знаходьте потрібні записи й вчасно дійте
Шукайте за відомими даними
Використовуйте фільтри пошуку за типом форми, відділом, клієнтом, датою чи іншими метаданими. Додавайте фільтри завдань, коли потрібні записи, пов’язані з погодженням або іншими процесами.
Глибокий пошук також шукає в індексованому вмісті підтримуваних документів і сканів, зокрема PDF, DOCX, PNG та JPG. Точність OCR залежить від якості й мови; вміст XLSX не входить до пошуку OCR.
Експортуйте результати з метаданими в Excel або CSV. Користувач отримує лише записи, на які має права доступу.
Перетворюйте дати записів на нагадування
Налаштуйте автоматичні нагадування форм до або після дати поля, з необов’язковими умовами й вибраними одержувачами. Правила можна застосовувати як до нових, так і до наявних записів.
Наприклад, надсилайте нагадування за 30 днів до завершення договору, лише поки його статус «Активний». Обирайте користувача, групу, електронну адресу чи придатне поле одержувача та додавайте значення запису до повідомлення.
Так строки стають частиною налаштування запису, а не окремим щоденником, який хтось має пам’ятати підтримувати.
Визначайте дії після завершення строку зберігання
За замовчуванням Folderit зберігає файли безстроково. За допомогою автоматизації зберігання у планах Medium і Tailor ви обираєте період, початкову дату й наступну дію.
- Виберіть початковий момент.Використовуйте потрібну дату метаданих: створення, останньої зміни чи погодження, щоб визначити початок відліку строку.
- Виберіть кінцеву дію.Переміщуйте файли до архівної папки, кошика або остаточно видаляйте. Архівування може зберігати наявну структуру папок.
- Визначте обсяг та винятки.Застосуйте параметри до папки й за бажанням підпапок. Змінюйте успадковані правила для окремих файлів або папок, якщо їм потрібен інший строк.
Показуйте дату завершення зберігання у списку папки та використовуйте панель і звіти для пошуку файлів із близьким строком. Організація визначає потрібні періоди й дії, а Folderit виконує налаштовані правила.
Керуйте доступом і зберігайте пов’язану історію
Визначайте, хто що може робити
Надавайте записи людям чи групам, яким вони потрібні. План Tailor із власними правами доступу дозволяє окремо визначати перегляд, завантаження, оновлення версій, спільний доступ і видалення.
Динамічні водяні знаки купуються як окреме доповнення. Щодо розгортання й захисту перегляньте безпеку Folderit та варіант на власних серверах.
Зберігайте рішення із записом
Використовуйте процеси документів для перевірки, погодження, ознайомлення й підписання. Установлюйте паралельні, послідовні чи власні етапи та за бажанням переміщуйте ресурс до іншої папки після успішного завершення.
У відомостях процесу видно учасників, рішення, коментарі й час дій. Обирайте спосіб підписання та план відповідно до свого процесу.
Зберігайте версії файлів разом
Додавайте заміну як нову версію файлу для збереження попередніх версій зі спільними метаданими. У списку видно поточний файл і версію, до якої належить завдання процесу.
Погодження попередньої версії не означає погодження нової. Надсилайте оновлений файл на окреме погодження, якщо цього потребує ваш процес.
Знаходьте й експортуйте історію дій
Адміністратори можуть фільтрувати загальний журнал аудиту за датою, користувачем, сферою й дією, наприклад перевіряти завантаження чи видалення за визначений період.
Експортуйте журнал у XLSX, ODS або CSV для перевірки. Він дає команді історію активності для розгляду разом із власними політиками й процедурами.
Почніть із реєстру, яким команда користується щотижня
Це приклади конфігурацій, які можна адаптувати до організації.
Реєстр інцидентів
Збирайте дату інциденту, місце, відділ, опис, відповідальну особу та фотографії. Зробіть важливі поля обов’язковими й фільтруйте за відділом або датою для підготовки перевірки.
Реєстр договорів
Зберігайте контрагента, відповідального, статус і дату завершення з прикріпленим договором. Налаштуйте нагадування про поновлення й нумерацію, щоб усі обговорювали той самий запис.
Записи обладнання
Зберігайте номер активу, місце, відповідального й дати обслуговування у формі. Форма перевірки може через поле зв’язку вибирати наявний запис обладнання та пов’язувати кожен огляд з активом.
Почніть з узгодження полів, доступу й дат перегляду для одного типу записів. Перевірте налаштування на кількох характерних прикладах до використання в усьому відділі.
Подивіться, як ваші записи працюватимуть у Folderit
Принесіть приклад реєстру, форми чи процесу зберігання на демонстрацію або спробуйте налаштувати самостійно.
Порівняйте плани й доступні можливості для своєї команди.