Програмне забезпечення віртуальної кімнати даних
Діліться конфіденційними документами із зовнішніми рецензентами, контролюючи видимість, дозволені дії та завершення доступу.
Folderit додає інструменти віртуальної кімнати даних до вашої DMS: права іменованих користувачів, лише попередній перегляд, аудит і необов’язкові динамічні водяні знаки. Підготуйте файли, надайте визначену папку перевірки й контролюйте поступ.
Надайте кожному доступ під його завдання
Комплексна перевірка рідко вимагає показувати кожному все. Діліться вибраними файлами, папками чи розділами з іменованими людьми або групами й вибирайте рівень кожному. Тримайте внутрішні робочі матеріали окремо від дозволених до розкриття.
| Потреба одержувача | Відповідний доступ |
|---|---|
| Читати без завантаження | Попередній переглядачПерегляд підтримуваних документів без засобів завантаження, друку, копіювання тексту чи редагування. |
| Залишити копію для роботи | ПереглядачПерегляд, завантаження й друк без зміни чи видалення збереженого ресурсу. |
| Підготувати й оновити документи | РедакторВнутрішня команда оновлює версії й метадані з правами редагування й видалення спільного ресурсу. |
Дивіться подробиці рівнів прав. Tailor додає власні дозволи окремих дій. Обмеження перегляду не забороняють фотографувати екран.
Об’єднуйте рецензентів у групи
Створюйте групи учасників перевірки: зовнішніх юристів або фінансової команди покупця. Діліться лише відповідними папками з кожною групою користувачів, щоб доступ визначався її складом.
Позначайте належність перегляду
Із доповненням водяних знаків ім’я користувача розміщується по діагоналі, а дата, час і назва файла — у колонтитулі. Налаштовувана прозорість зберігає читабельність.
Приклад: перевірка покупцем. Команда угоди готує документи у внутрішній папці. Дозволену фінансову звітність отримує група покупця як Попередній переглядач, погоджені додатки для завантаження — як Переглядач. Окрема юридична папка надається юристам. Це приклад: визначте межі розкриття до запрошень.
Переглядайте дії й закривайте доступ після завершення
Перевірте журнал аудиту
Адміністратори можуть фільтрувати глобальний журнал аудиту за датою, користувачем, областю ресурсів і дією. Експортуйте XLSX, ODS або CSV для перевірки разом із проєктними записами.
Використовуйте іменованих користувачів для зв’язку дій з акаунтом. Анонімний перехід публічним посиланням не встановлює особу відвідувача.
Установіть кінцевий строк доступу
Призначте дату й час, коли спільний доступ завершиться для людини чи групи. Це корисно для обмеженої перевірки або залучення консультанта.
Завершення прибирає саме дозвіл, а не файл. Перевіряйте інші шляхи: доступ може залишатися через іншу групу, батьківську папку чи окремий запис обміну.
Контроль залежить і від входу. Адміністратори можуть вимагати двофакторний вхід, правила паролів та IP-обмеження через Політику безпеки. Folderit надає зашифровані з’єднання й 256-бітне сховище; перегляньте Центр довіри відповідно до вимог організації.
Налаштуйте кімнату навколо перевірки
- Визначте структуру розкриттяПочніть із папок «Корпоративне», «Фінанси», «Договори», «Персонал». Призначте внутрішніх власників і визначте готові до зовнішньої перевірки документи.
- Підготуйте чіткий комплектВикористовуйте послідовні назви й перевірте правильну версію. У Folderit історія версій зберігає редакції разом; установіть внутрішню перевірку до заміни вже розкритих файлів.
- Перевірте досвід рецензентаЗапросіть уповноваженого тестового учасника з потрібними правами. До всієї групи перевірте видимість папок, перегляд, завантаження й завершення доступу. Підтвердьте очікувану роботу форматів.
- Закрийте й збережіть записиПерегляньте дії, приберіть решту доступу й визначте збереження. Архівування й строки — окремі рішення від завершення зовнішньої перевірки.
Злиття й поглинання
Організуйте фінансові, юридичні й операційні матеріали для визначених груп покупця. Дослідіть кімнату даних для M&A.
Комплексна перевірка
Надайте консультантам визначений комплект із правами й строком доступу. Дивіться сценарії комплексної перевірки.
Фінансування стартапів
Готуйте інвесторські матеріали поетапно й визначайте доступ кожному. Прочитайте про кімнати даних для стартапів.
Запитання до запрошення рецензентів
Яка перевага Folderit як кімнати даних?
Перевірка відбувається в тій самій системі впорядкування й керування документами. Підготуйте файли всередині, розкрийте вибраний набір за правами й залиште записи після. Особливо корисно, коли потрібні постійна DMS і періодичні зовнішні перевірки.
Який план потрібен і чи включено водяні знаки?
Динамічні водяні знаки купуються окремо й не входять у жоден типовий план. Tailor додає детальні власні права. Плани мають визначених користувачів і сховище, тож звірте кількість і можливості з поточними цінами під час планування. Запросіть демонстрацію конфігурації, з водяними знаками за потреби.
Чи потрібен зовнішнім рецензентам акаунт Folderit?
Іменований доступ вимагає реєстрації й входу. Публічне посилання працює без акаунта, але доступне будь-кому з URL. Обирайте іменований доступ для конфіденційної перевірки, де права й аудит залежать від особи.
Чи можна відкликати вже завантажений файл?
Припинення доступу блокує подальші звернення через прибраний дозвіл, але не повертає завантажені копії. Якщо потрібне лише читання, розгляньте Попереднього переглядача й водяні знаки. Це підтримує політику розкриття разом з угодами конфіденційності й процедурами організації.
Перегляньте свій процес у Folderit
Розкажіть, чим ділитеся, хто перевірятиме й які заходи важливі. Покажемо права, водяні знаки й плани для сценарію.