Автоматизація робочих процесів із документами

Прості процеси документів: автоматизуйте погодження, перевірку, ознайомлення, та підписання із Folderit — найзручнішою системою керування документами у світі.

Налаштуйте прості процеси документів за лічені хвилини. Для складніших бізнес-процесів використовуйте візуальний редактор:

Візуальний редактор зі з’єднаними етапами у Folderit

Чотири процеси. Один пов’язаний шлях.

Folderit підтримує чотири основні типи процесів, а також власні методи процесів на їхній основі. Кожен призначений для окремого етапу життєвого циклу документа. Використовуйте їх окремо або поєднуйте, щоб документ проходив перевірку, погодження, підписання й ознайомлення в одному автоматизованому процесі.

Процеси погодження документів

Отримуйте формальні погодження з аудитом від окремих людей або визначених груп без постійних нагадувань поштою.

За кілька хвилин налаштуйте погодження рахунків, договорів, замовлень, правил, кадрових та інших документів, яким потрібне обов’язкове рішення до подальшого руху. Учасники бачать документ, вашу примітку, допоміжні файли й повний перелік інших учасників. Вони можуть погодити, відхилити або делегувати та додати коментар чи вкладення з поясненням рішення.

Якщо документ відхилено, завантажте оновлену версію й надішліть на нове погодження. Історія версій Folderit зберігає всі файли, щоб нічого не загубилося між раундами. Кожне рішення має час і запис у журналі аудиту. Погоджені та відхилені документи можна експортувати у PDF із повним підсумком процесу, не змінюючи початковий файл.

Процеси перевірки документів

Не кожному документу потрібне обов’язкове рішення. Іноді спочатку достатньо уважного погляду потрібного фахівця.

Процеси перевірки передають документ одному чи кільком рецензентам до погодження або підписання. Використовуйте їх для контролю якості, перевірок відповідності, редакторської роботи чи внутрішнього узгодження, де важливий зворотний зв’язок, але не формальне погодження.

Як і всі процеси Folderit, перевірки підтримують паралельні, послідовні чи власні етапи: надсилайте всім одночасно або в заданому порядку. Кожна дія записується з часом та особою рецензента, утворюючи чіткий журналі аудиту без ручного ведення записів.

Процеси підтвердження ознайомлення

Потрібне підтвердження, що документ прочитано й зрозуміло, а не лише доставлено?

Процеси ознайомлення надають структурований запис для аудиту про те, хто підтвердив отримання й розуміння документа. Це основна можливість корпоративної автоматизації документів, коли пасивного доставлення недостатньо.

Типові приклади — кадрові правила, охорона праці, навчальні матеріали, стандартні процедури й регуляторні повідомлення: усе, де потрібно довести належне інформування працівників або третіх осіб. Кожне підтвердження містить час та особу учасника. Повну історію можна завантажити як підсумковий PDF без змін початкового документа для аудиту, ISO чи перевірок GDPR. Також використовуйте групи користувачів для одночасного надсилання всій команді.

Процеси eSign: електронні підписи

Folderit eSign надає необмежені електронні підписи у плані Tailor без сторонньої послуги чи плати за кожен підпис.

Використовуйте eSign там, де інакше потрібен підпис ручкою: договори, NDA, угоди з постачальниками, приймання клієнтами, документи нових працівників. Зовнішнім учасникам не потрібен обліковий запис Folderit: вони отримують захищене посилання поштою й підписують безпосередньо із запрошення. Це практичне рішення для змішаних команд і зовнішніх контрагентів.

Уже використовуєте DocuSign? Folderit підтримує його у планах Medium і Tailor із вашою наявною підпискою DocuSign. Ви не обмежені одним постачальником підписання. Для організацій, яким потрібні кваліфіковані електронні підписи, Folderit також підтримує eID (XAdES/ASIC-E) для державних електронних ID-карток.

Налаштуйте процес під свою роботу

Запускайте процес

Почати процес можна:

  • Безпосередньо на будь-якому файлі одним натисканням.
  • На папці: усі нові документи автоматично запускатимуть процеси.
  • Із багаторазового шаблону процесу для повторюваної бізнес-процедури.
  • Із збереженої візуальної автоматизації з визначеними етапами, правилами й учасниками.

Документи навіть можна надсилати поштою безпосередньо до цих папок, знаючи адресу папки.

Визначайте порядок учасників

  • Паралельний — усіх учасників запрошено одночасно.
  • Послідовний — наступного учасника запрошено лише після завершення попереднього завдання.
  • Власний — поєднує паралельні й послідовні кроки. Наприклад, троє людей спочатку працюють паралельно, а після завершення завдання переходить до іншої групи чи однієї людини, яка остаточно погоджує документ.

Тут обирається метод і встановлюються учасники автоматизації папки:

Процеси документів: погодження, eSign, ознайомлення, перевірка

Зробіть виконання кожного завдання зручним

Найкоротший час виконання завдань серед усіх DMS

За тестом Gartner, Folderit забезпечує найшвидше виконання завдань процесів у своєму класі. Перевірка, погодження, підписання чи ознайомлення — Folderit виконує це швидко.

Так виглядає завдання для учасника погодження. Він може переглянути й завантажити файл, прочитати примітку та побачити інших учасників. Можна залишити коментар, прикріпити файл до рішення й погодити, відхилити чи делегувати завдання іншому користувачу.

Процеси документів: ухвалення рішення

Надавайте запрошеним повний контекст

  • Показуйте метадані документа: строки, категорії чи інформацію про проєкт — за вашим вибором.
  • Показуйте пов’язані ресурси: допоміжні документи й довідкові матеріали — для кращих рішень, якщо ви це оберете.
Параметри показу метаданих і пов’язаних ресурсів учасникам

Брати участь може кожен

Усередині чи поза організацією:

  • Зареєстровані користувачі отримують повний доступ до панелі для відстеження, керування й перегляду всіх завдань.
  • Незареєстровані користувачі можуть безпечно брати участь через пошту.
  • Уся історія процесів записується й доступна для аудиту.

Делегування та режим відпустки

  • Це завдання призначене не вам? Делегуйте його іншій людині.
  • Ідете у відпустку? Задайте період відсутності й призначте заступника для процесів у своєму профілі.

Робіть рішення й поступ видимими

Переглядайте очікувані процеси всієї організації

  • Переглядайте всі очікувані процеси у своїй організації.
  • Миттєво дізнавайтеся, де й чому щось зупинилося та коли це почалося.
Адміністративна панель процесів документів

Статус кожного документа

У поданні папки кожен документ показує поточний статус процесу зрозумілими значками:

Статуси процесів документів

Документ може пройти всі методи робочих процесів за один цикл. Наприклад, цей документ підписаний і має підтвердження ознайомлення, як показують значки:

Значки статусу процесу документа

Завантажуйте підсумки процесів

Відхилені чи погоджені файли можуть стати PDF із підсумками процесу. Початковий документ залишається без змін.

  • Додайте оновлену версію, щоб розпочати процес заново після відхилення.
  • Підсумкові сторінки містять:
    • Рішення з часовими позначками
    • Коментарі
    • Делегування
  • Завантажуйте:
    • Повний документ і підсумкові сторінки
    • Лише підсумки
    • Або лише початковий файл
Експорт підсумку погодження документа

Готові впорядкувати процеси документів?

Спробуйте Folderit

З необмеженими вбудованими погодженнями й електронними підписами, найшвидшим виконанням завдань, та без розчарувань.