Рішення для електронного підпису
Погоджуйте, підписуйте й упорядковуйте документи в одному місці. Folderit eSign поєднує електронні підписи з людьми, рішеннями й записами навколо них.
Надсилайте документи колегам, клієнтам чи постачальникам і визначайте, хто підписує першим. Зовнішні одержувачі можуть переглядати й підписувати їх у браузері без облікового запису Folderit.
Необмежені вбудовані підписи eSign у плані Tailor. Без додаткової плати за кожен підпис. Переглянути плани.
Чому команди обирають Folderit eSign
Погодження до підписанняПоєднуйте внутрішній процес погодження з електронним підписанням. Менеджер із закупівель може перевірити договір із постачальником до його передання уповноваженим підписувачам. Рішення залишаються пов’язаними з документом.
Передбачувані витрати на підписанняПлан Tailor містить необмежені вбудовані підписи eSign без додаткової оплати за кожен отриманий підпис. Це зручно, коли договори й кадрові документи — частина щоденної роботи. Вартість підписки залежить від обраної конфігурації плану.
Зручно зовнішнім одержувачамКлієнти й постачальники отримують захищене запрошення електронною поштою. Вони можуть прочитати й підписати документ у браузері без облікового запису Folderit, окремого сервісу підписання чи спеціального обладнання.
Запис, який легко знайти згодомПідписаний документ та історія його процесу зберігаються разом. Переглядайте учасників, коментарі й час дій та налаштовуйте переміщення завершених файлів до потрібної папки після успішного процесу.
Від документа до підписаного запису
- Підготуйте запит. Відкрийте документ, запустіть Folderit eSign і додайте одержувачів. Напишіть коротку інструкцію й визначте, чи можуть вони бачити метадані та пов’язані ресурси. Підписання стає доступним після підготовки попереднього перегляду документа.
- Визначте черговість підписання. Використовуйте паралельне підписання для одночасного запрошення всіх, послідовне — коли одна людина має підписати перед наступною, або власні етапи для поєднання груп одержувачів у визначеній послідовності.
- Переглядайте, підписуйте й відстежуйте поступ. Одержувачі відкривають запрошення, обирають сторінку, розміщують підпис і натискають «Підписати». Вони також можуть попросити уточнення, залишити коментар чи відхилити запит. Ви відстежуєте поступ у відомостях документа та зберігаєте готовий файл разом з історією.
Зареєстровані користувачі також бачать запити у своїх завданнях Folderit. Перегляньте посібник із налаштування eSign щодо докладних параметрів.
Додайте підписання до щоденної роботи
Налаштуйте процес відповідно до відповідальності у вашій організації. Наприклад:
Договори з постачальникамиНехай закупівлі перевірять договір, а потім запросіть постачальника й директора в потрібному порядку. Після успішного підписання перемістіть файл до папки договорів із постачальниками та збережіть зв’язки з допоміжними документами.
Документи працівниківВідділ персоналу може підготувати документ і організувати внутрішнє погодження до підписання працівником та представником роботодавця. Зберігайте готовий файл із відповідними правами на папку працівника. Дізнайтеся про керування кадровими документами для всього процесу.
Клієнтські договори й приймання проєктівПовторно використовуйте процес підписання для типових договорів чи проєктної документації. Дайте клієнтові чітку інструкцію про те, що саме він приймає. Вирішіть запити на уточнення до завершення, зберігаючи коментарі й історію підписання з документом.
Створіть процес для повторного використання
Шаблони процесів зберігають одержувачів, черговість, інструкції й параметри видимості. Використовуйте їх, коли команда має свідомо запускати кожен запит. Для файлів, уже готових до підписання, автоматизація на рівні папки може запускати визначений процес щоразу, коли до налаштованої папки додається новий файл.
Для ширшого процесу редактор робочих процесів поєднує підписання з умовами, погодженням, ознайомленням і переміщенням файлів. Договір може пройти погодження керівництва, перейти до підписання й після успіху потрапити в архівну папку. Також можна визначити дії у разі невдачі або завершення строку завдання. Дізнайтеся про автоматизацію процесів із документами.
Додайте до налаштування правила доступу. Визначайте видимість метаданих і пов’язаних ресурсів для одержувачів та керуйте доступом у системі через права на документи й папки. Folderit пропонує шифровані з’єднання, 256-бітне шифрування сховища, двофакторну автентифікацію та журнал аудиту. Перегляньте заходи безпеки та центр довіри для подробиць.
Перш ніж почати
Який план містить необмежені підписи?
План Tailor містить необмежені вбудовані підписи Folderit eSign без додаткової плати за кожен підпис. Перегляньте актуальні плани щодо кількості користувачів, сховища й інших функцій.
Чи потрібні клієнтам і постачальникам облікові записи?
Ні. Зовнішні одержувачі можуть відкрити захищене запрошення з листа й підписати документ у браузері без реєстрації у Folderit.
Чи можна обрати інший спосіб підписання?
Folderit також підтримує інтеграцію з DocuSign та електронні підписи eID. Це окремі способи з власними вимогами. Необмежений вбудований Folderit eSign не містить підписки стороннього сервісу підписання.
Як обрати потрібний спосіб?
Визначте документи, країни та вимоги до перевірки особи чи стандарту підпису. Обговоріть їх із юридичною командою або фахівцями з відповідності, а потім погодьте спосіб із Folderit. Вбудований eSign і підписання eID не слід вважати взаємозамінними.
Чи можна спочатку перевірити свій процес?
Так. Протягом 14-денного безкоштовного періоду випробуйте зразок документа, внутрішнє погодження, зовнішнього підписувача й потрібну черговість. Перевірте місце зберігання готового файлу. Для процесів із кількома відділами чи особливими вимогами до підписання замовте демонстрацію.
Спробуйте наступний процес підписання у Folderit.