Програмне забезпечення для контролю документів ISO

Контроль документів не має залежати від електронної таблиці

На спільному диску можна зберегти процедуру. Складніше контролювати все навколо: хто може редагувати, хто перевіряє, чи погоджено нову версію, хто має підтвердити ознайомлення, коли наступний перегляд і що сталося з попередньою версією?

Folderit зберігає ці засоби контролю з самим документом. Версії, метадані, права, процеси, нагадування, строки й аудит залишаються пов’язаними, тому контроль стає частиною звичайної роботи, а не відтворюється перед аудитом.

Контрольований життєвий цикл від чернетки до архіву

1. Створіть або оновіть документ
Завантажте наявний документ або створюйте й редагуйте файли Microsoft Office через інтеграцію Office 365. Нові версії залишаються з тим самим документом замість файлів на кшталт «SOP-final-v2-NEW».

2. Передайте на потрібну перевірку й погодження
Надсилайте документи через послідовні, паралельні чи власні процеси. Етапи можуть містити перевірку, погодження, Folderit eSign, ознайомлення й інші завдання.

3. Надайте документ потрібним людям
Після завершення процесу Folderit може автоматично перемістити документ до іншої контрольованої папки. Вона може мати власні права й процеси.

4. Збирайте потрібні підтвердження ознайомлення
Коли змінюється процедура, правило чи робоча інструкція, надсилайте її відповідним користувачам або групам. Folderit реєструє, хто й коли підтвердив ознайомлення.

5. Перегляньте, збережіть або замініть
Використовуйте строки, нагадування й правила зберігання для періодичного перегляду, завершення дії та збереження записів. Після наступної зміни попередні версії залишаються частиною історії.

Документи й записи системи якості разом

Система якості складається не лише з контрольованих Word і PDF. Вона також створює записи: інциденти, невідповідності, CAPA, результати аудитів, перевірки, облік обладнання, оцінювання постачальників, запити змін тощо.

Електронні форми Folderit дозволяють створювати їх як структуровані записи замість окремих таблиць. Адміністратори визначають поля: текст, дати, числа, вибір значень, користувачів, зв’язки, таблиці й вкладення.

Інформація форми стає метаданими з пошуком. Показуйте поля як стовпці, фільтруйте записи за значеннями та застосовуйте ті самі права, процеси, нагадування, зберігання й аудит, що й для інших ресурсів Folderit.

Наприклад, можна створити форму внутрішньої невідповідності з відділом, датою виявлення, серйозністю, описом, відповідальним, коригувальною дією й цільовою датою завершення. Поданий запис проходить процес коригувальних дій і зберігається з доказами.

Що команди якості контролюють у Folderit

Необмежена історія версій
Зберігайте попередні версії з документом та переглядайте, завантажуйте чи відновлюйте за потреби.

Погодження, перевірка, ознайомлення й електронний підпис
Будуйте процес, потрібний вашій системі якості, замість пристосування процедури до жорсткої схеми. Поєднуйте послідовні й паралельні етапи та застосовуйте різні процеси до однієї версії файлу.

Автоматичні процеси
Автоматично запускайте процес після додавання документа в папку й переміщуйте після завершення. Так зручно відокремлювати чернетки, матеріали на перевірці та опубліковані документи.

Періодичний перегляд і контроль завершення дії
Строки, повторні нагадування й адміністративні звіти показують документи, які потребують уваги, без окремої таблиці переглядів.

Контрольована нумерація
Створюйте схеми з метаданими, щоб процедури та інші контрольовані документи послідовно відповідали правилам назв і нумерації організації.

Обов’язкові метадані
Визначайте тип документа, відділ, відповідального, дату чинності, перегляду чи рівень конфіденційності. Шаблони метаданих папки можуть робити поля обов’язковими.

Детальні права доступу
Надавайте лише попередній перегляд, лише додавання, перегляд або редагування й додатково контролюйте завантаження, спільний доступ, адміністрування та видимість аудиту. Доступ задається на рівні облікового запису, розділу, папки чи окремого ресурсу.

Журнал аудиту та докази процесів
Дії користувачів і системи реєструються, а аудит можна експортувати для підтвердження доступу, змін і рішень.

Швидкий пошук під час аудиту
Знаходьте документи за метаданими, позначками, датами, строками чи повним текстом. OCR також додає пошук у сканованих PDF і зображеннях.

Зберігання документів
Застосовуйте строки до окремих ресурсів чи цілих папок, щоб записи якості відповідали політиці зберігання без ручного відстеження.

Практичний приклад процесу процедури

Контрольована процедура може починатися в папці чернеток процедур. Після підготовки нової версії документ надсилається відповідальному за процес на перевірку, а потім менеджеру якості на погодження.

Після погодження Folderit може автоматично перемістити її до папки контрольованих процедур. Відповідні працівники отримають запит підтвердити прочитання нової версії. Дату перегляду можна зберегти й надсилати нагадування перед наступною плановою перевіркою.

Якщо процедуру змінюють знову, нова версія проходить потрібний процес, а попередні версії та історія залишаються доступними.

Корисно не лише для процедур

• Посібники з якості, правила й процедури
• Стандартні робочі процедури (SOP)
• Робочі інструкції та контрольовані шаблони
• Невідповідності й записи CAPA
• Висновки внутрішніх і зовнішніх аудитів
• Звіти про інциденти й відхилення
• Навчання та підтвердження ознайомлення
• Облік обладнання, калібрування й обслуговування
• Документи й оцінювання постачальників
• Сертифікати та інші документи зі строками дії чи перегляду
• Зовнішні документи під контрольованим доступом

Підтримка систем якості й керування на основі ISO

Folderit можна налаштувати відповідно до правил контролю документів і записів вашої системи керування. Вона підходить командам із ISO 9001, ISO 14001, ISO/IEC 17025, ISO/IEC 27001 та іншими стандартами, де важливі контрольована документована інформація, простежуваність і докази.

Програма не диктує роботу вашої системи якості. Ви визначаєте типи документів, відповідальність, метадані, інтервали перегляду, погодження, доступ і строки, а Folderit надає інструменти послідовного застосування цих правил.

Заходи безпеки для чутливої документації якості

• 256-бітне шифрування AES даних у сховищі
• Шифровані з’єднання для передавання
• Двофакторна автентифікація (2FA), зокрема обов’язкові політики
• Політики паролів і дозволені IP-адреси
• SSO з Microsoft Entra ID, Google та Okta
• Детальні права користувачів, груп і адміністраторів
• Журнал дій користувачів і системи
• Потрійні резервні копії в AWS
• Необов’язкові динамічні водяні знаки для перегляду й завантаження

Дізнайтеся більше про безпеку Folderit, автоматизовані погодження, електронне підписання та журнал аудиту.

Як ваша система якості працюватиме у Folderit

Не потрібно перебудовувати систему якості під програму. Покажіть нам поточну структуру документів, погодження чи таблицю переглядів, і ми продемонструємо той самий процес у Folderit.

Розпочніть безкоштовний період або замовте демонстрацію щоб побачити налаштування Folderit для своєї системи якості.

14 днів безкоштовно. Банківська картка не потрібна.