Програмне забезпечення для створення документів
Створюйте PDF і документи Word із даних, які ваша команда вже збирає.
Генератор документів Folderit перетворює заповнену електронну форму на документ за багаторазовим шаблоном. Готуйте договори, листи, довідки й звіти з узгодженими текстами та оформленням, а потім зберігайте готові файли в тій самій системі для перевірки, підписання й архівування.
Ваш шаблон + значення форми → PDF або редагований документ Word. Перегляньте покрокове відео нижче.
Навіщо створювати документи у Folderit?
Не вводьте ті самі дані повторноІмена, адреси, дати й інші значення беруться із заповненого запису форми. Підставні поля вставляють їх у потрібні місця документа, зменшуючи ручне копіювання, через яке в новому файлі може залишитися ім’я чи дата попереднього клієнта.
Зберігайте узгоджені тексти й оформленняШаблон визначає текст, логотип, таблиці й макет сторінок. Користувач задає значення через форму та обирає формат результату, а не створює документ щоразу заново.
Один запис для різних документівДо електронної форми можна під’єднати кілька шаблонів документів. Наприклад, підготуйте клієнтський договір і окрему картку клієнта, а потім створіть обидва документи з одного заповненого запису.
Керуйте наступними крокамиЗберігайте створений файл у Folderit, щоб застосовувати права доступу, історію версій, журнал аудиту й робочі процеси. Документ може пройти перевірку або підписання без перенесення до іншої системи керування документами.
Від даних форми до готового документа
- Визначте, яку інформацію збирати. Створіть або оберіть електронну форму Folderit з полями, наприклад, імені клієнта, адреси, контактної особи та умов оплати. Кожна заповнена форма створює запис із цими значеннями.
- Підготуйте шаблон документа. Створіть файл ODT у LibreOffice Writer або іншому редакторі, який зберігає ODT. Додайте тексти, брендування й підставні поля, скопійовані точно зі списку «Доступні поля форми» у Folderit.
- Під’єднайте шаблон і виберіть формати. У розділі «Інструменти адміністратора → Шаблони форм» додайте шаблон документа до потрібної електронної форми. Завантажте ODT, задайте шаблон назви файлу й увімкніть PDF, DOCX або обидва формати. Для цього потрібен доступ адміністратора.
- Створіть документ і перевірте результат. Відкрийте заповнений запис і виберіть «Створити PDF» або «Створити DOCX». Folderit підставить значення запису до шаблону. Доступні параметри дозволяють зберегти результат у Folderit, завантажити його або надіслати поштою із системи.
Простий прикладУявімо запис клієнта з назвою «Northfield Studio» та строком оплати 30 днів.
Шаблон: Цей договір укладено з {{ client_name }}. Строк оплати становить {{ payment_terms }} днів.
Створений текст: Цей договір укладено з Northfield Studio. Строк оплати становить 30 днів.
Наведено умовні значення. Використовуйте точні підставні поля своєї електронної форми. Їх також можна застосовувати в назві створюваного файлу.
Наш посібник із налаштування генератора документів охоплює параметри шаблонів, підставні поля й усунення несправностей.
Що може створювати ваша команда?
Почніть із документа, структура якого переважно незмінна, а імена, дати й інші відомості змінюються. Ось приклади, які можна налаштувати:
Договори з клієнтамиЗбирайте назву клієнта, реєстраційний номер, адресу, контакти й умови оплати. Створюйте договір за текстом вашої команди та організовуйте перевірку до підписання. Перегляньте створення договорів із форм запитів.
Кадрові листи й документи для нових працівниківВикористовуйте ім’я працівника, посаду, відділ і дату початку роботи для підготовки пропозиції роботи чи документа з адаптації. Зберігайте результат із належними правами на папку працівника. Дізнайтеся про автоматизацію документів для нових працівників.
Сертифікати про навчанняЗбирайте ім’я учасника, курс, дату завершення й номер сертифіката. Створюйте фірмовий PDF за своїм макетом. Команда, відповідальна за навчання, підтверджує його завершення, а шаблон формує документ. Перегляньте створення сертифікатів PDF.
Звіти про інциденти та внутрішні заявкиПеретворюйте структурований запис про подію, місце, дату, відповідального й опис на узгоджений звіт. Окремий шаблон може показувати вибрані значення як внутрішній підсумок із того самого запису.
Залишайте створений файл у своєму процесі
Створення документа — лише один крок. Проєкт договору ще може потребувати погодження, а кадровий лист — підпису. Після збереження у Folderit файл стає керованим документом, який може перейти до процесів перевірки й погодження або до електронного підписання.
Визначайте доступ, зберігайте історію версій і переглядайте дії в журналі аудиту. Застосовуйте потрібні параметри спільного доступу й зберігання. Вони налаштовуються у вашому процесі керування документами; саме створення файлу не погоджує й не підписує його.
Перевірте весь шлях на зразковому записі. Створіть кожен потрібний формат, перевірте заміну підставних полів, розриви сторінок, таблиці й назви файлів. Потім випробуйте зберігання, пошту та наступні робочі процеси. Перегляньте доступні плани та заходи безпеки під час вибору конфігурації.
Перш ніж почати
Чи можна створювати і PDF, і документи Word?
Так. У налаштуваннях шаблону ввімкніть PDF, DOCX або обидва формати. PDF зручний для поширення, а DOCX дає редагований документ Word. Користувачі бачать варіанти, дозволені для цього шаблону.
Чи можна завантажити документ Word як шаблон?
Шаблон для Folderit має бути файлом ODT. Підготуйте його в редакторі з підтримкою ODT та перевірте оформлення й підставні поля до завантаження. У цьому налаштуванні DOCX — формат результату, а не шаблону.
Чи створюється документ автоматично після подання форми?
У документованому процесі подання електронної форми створює запис. Потім користувач відкриває його й обирає «Створити PDF» або «Створити DOCX». Подання форми й створення документа — окремі кроки.
Чи можна створювати кілька типів документів з однієї форми?
Так. Під’єднайте кілька шаблонів до електронної форми та обирайте потрібний під час створення документа із заповненого запису. Кожен шаблон має власний макет, шаблон назви файлу й доступні формати.
Що робити, якщо немає значення поля або макет виглядає неправильно?
Перевірте наявність значення у вихідному полі й точну відповідність підставного поля списку «Доступні поля форми» у Folderit. Не розривайте підставні поля. Якщо є проблеми з оформленням, спростіть ODT і перевірте обидва вихідні формати. Наш посібник із налаштування містить перелік перевірок і кроки усунення несправностей.
Почніть із документа, який команда створює щотижня.