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Gerencie tags em Folderit

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Etiquetas fornece uma maneira flexível de classificar, localizar e compartilhar arquivos, pastas e links externos em Folderit. Os administradores podem definir tags centralmente, organizá-las em hierarquias e controlar o acesso aos recursos marcados.

Os usuários com as permissões apropriadas podem adicionar tags existentes aos recursos, enquanto os administradores da conta podem criar, renomear, excluir e organizar tags em Ferramentas de Admin → Metadados → Etiquetas.

Abrir gerenciamento de tags

  1. Faça login como administrador da conta.
  2. Vá para Ferramentas de Admin → Metadados.
  3. Clique em Etiquetas na barra de ferramentas para visualizar todos os tags definidos centralmente.
Visualização de metadados e gerenciamento de tags para administradores em Folderit
Abra Ferramentas administrativas → Metadados e selecione Tags para gerenciar tags definidas centralmente.

Criar uma etiqueta

  1. Abra a visualização Etiquetas.
  2. Clique em + Tag na barra de ferramentas.
  3. Insira o nome do tag.
  4. Salve a nova tag.

Depois de criada, a tag pode ser adicionada a arquivos, pastas e links externos por usuários que tenham permissão para modificar esses recursos.

Adicionar tags a arquivos, pastas e links

  1. Abra o arquivo, pasta ou link externo que deseja classificar.
  2. Clique em Modificar na barra de ferramentas.
  3. Encontre o campo Etiquetas.
  4. Selecione ou insira as tags necessárias.
  5. Clique em Guardar.

Tags podem ser usadas como critérios de pesquisa, exibidas em visualizações de pastas e usadas para agrupar recursos relacionados em diferentes pastas.

Saiba mais sobre uso de metadados em Folderit e pesquisa com metadados e tags.

Criar tags e subtags hierárquicas

As tags podem ser organizadas em uma hierarquia adicionando subtags em uma tag pai.

Por exemplo, você pode criar uma tag pai chamada Projeto X e adicionar subtags como:

  • Faturas;
  • Contratos;
  • Relatórios.
  1. Abra Ferramentas de Admin → Metadados → Etiquetas.
  2. Selecione o tag que deve se tornar o pai.
  3. Clique em + Sub-tag na barra de ferramentas.
  4. Insira o nome da subtag e salve-o.

As subtags facilitam a classificação de recursos relacionados, mantendo uma estrutura geral clara.

Renomear ou excluir uma tag

Os administradores podem gerenciar tags existentes na visualização Tags.

Renomear uma tag

Selecione a tag e use a ação de edição disponível para alterar seu nome. O nome atualizado é mostrado em todos os lugares em que a tag já é usada.

Excluir uma tag

Selecione a tag e escolha a ação de exclusão.

Importante: a exclusão de uma tag definida centralmente a remove dos recursos onde ela foi aplicada. Confirme se ele não é mais necessário antes de excluí-lo.

Compartilhar recursos por meio de tags

Uma tag também pode ser usada como base para compartilhamento de acesso. Quando você compartilha uma tag, o destinatário ganha acesso aos recursos associados a essa tag.

Se a tag compartilhada tiver subtags, os recursos associados a essas subtags também serão incluídos.

Por exemplo, compartilhar a tag pai Projeto X também compartilha recursos marcados com suas subtags Faturas, Contratos e Relatórios.

  1. Abra Ferramentas de Admin → Metadados → Etiquetas.
  2. Localize a tag que deseja compartilhar.
  3. Clique no ícone de compartilhamento ao lado da tag.
  4. Selecione o usuário ou grupo que deverá receber acesso.
  5. Escolha o nível de permissão apropriado.
  6. Confirme as configurações de compartilhamento.
Janela de gerenciamento de acesso para compartilhamento de recursos através de tag em Folderit
Use o ícone de compartilhamento ao lado de uma tag para conceder acesso a todos os recursos associados a essa tag e suas subtags.

Como funciona o acesso baseado em tags

  • O acesso é concedido aos recursos associados à tag compartilhada.
  • Os recursos associados às subtags da tag estão incluídos.
  • O nível de permissão selecionado determina o que o destinatário pode fazer com os recursos compartilhados.
  • Permissões diretas existentes e outras regras de compartilhamento também podem ser aplicadas.

Para obter mais informações sobre níveis de permissão e gerenciamento de acesso, consulte Compartilhamento de arquivos, pastas, seções ou contas e Diferenças nas permissões de acesso.

  • Use nomes de tags curtos e consistentes.
  • Evite criar tags duplicadas com ortografia ligeiramente diferente.
  • Use tags principais para categorias amplas e subtags para classificações mais específicas.
  • Revise as permissões de compartilhamento antes de compartilhar uma tag pai, pois suas subtags estão incluídas.
  • Exclua tags obsoletas somente após confirmar que elas não são mais necessárias nos recursos existentes.