Fluxos de confirmação de leitura

Todos os documentos do sistema podem ser enviados a outros usuários para confirmação. Isso é perfeito para distribuir documentos como instruções de segurança que precisam ser lidos e reconhecidos por pessoas específicas e devem deixar um registro auditável para conformidade com a ISO ou não.

Os convidados receberão uma notificação por e-mail, mas também poderão ver a solicitação em seu painel Folderit entre solicitações de aprovação e assinatura eletrônica, se houver. Eles podem então visualizar ou baixar o documento e clicar no botão ‘Reconhecido’ para indicar seu reconhecimento.

Um fluxo de trabalho de confirmação pode ser iniciado para um único documento ou uma pasta inteira pode ser configurada para acionar automaticamente o fluxo de trabalho predefinido sempre que um documento ou uma nova versão dele for adicionado.

Configuração do fluxo de trabalho de confirmação automatizada em uma pasta

Clique em uma pasta e escolha Fluxo de trabalho na barra de ferramentas. Um modal será aberto com configuração do fluxo de trabalho.

Escolha Ativo e depois Agradecimento como método. Preencha o campo RESOLUÇÃO se necessário – esta informação será exibida aos convidados quando eles estiverem na visualização de confirmação, então isso pode ser uma instrução. Insira os endereços de e-mail dos usuários que você deseja convidar para o fluxo de trabalho para obter suas confirmações de leitura. Coloque um endereço em cada linha e clique no ícone de adição azul para adicionar mais slots de endereço ou grupos de usuários ao fluxo de trabalho. Clique em Criar para iniciar a automação.

Início do fluxo de trabalho de confirmação de um documento individual

Clique no documento no sistema e escolha a opção azul INICIAR FLUXO DE TRABALHO DE RECONHECIMENTO na coluna do lado direito. Adicione a Resolução se necessário e insira os endereços de e-mail de todos que precisam fazer parte do fluxo de trabalho. Um e-mail por slot, você pode adicionar slots clicando no ícone de adição azul. Clique em Iniciar para enviar o documento.

O que o convidado verá?

Primeiro, eles verão uma notificação/convite por e-mail, a menos que tenham optado por não participar nas configurações de notificação.

Ao clicar no nome do documento é levado para a visualização de reconhecimento no sistema.

Como acompanhar o andamento do fluxo de trabalho de confirmação

O status do fluxo de trabalho fica visível no sistema para qualquer pessoa que tenha acesso ao documento no sistema. Ele é exibido como um ícone de olho: amarelo = fluxo de trabalho incompleto / verde = fluxo de trabalho concluído.

Clicar no documento e depois VER FLUXO DE TRABALHO DE RECONHECIMENTO mostrará os detalhes do progresso, como quem foi convidado e quem já reconheceu o documento. Também permite baixar o documento com a página final adicionada com as confirmações de leitura de todos visíveis, ou este resumo como um arquivo separado.