Softver za generiranje dokumenata
Izrađujte PDF-ove i dokumente Word iz podataka koje vaš tim već prikuplja.
Folderit Document Generator pretvara ispunjeni e-obrazac u dokument pomoću vašeg višekratnog predloška. Pripremite ugovore, pisma, certifikate i izvještaje s dosljednim tekstom i brendom, a dovršene datoteke zadržite u istom sustavu za pregled, potpisivanje i pohranu.
Vaš predložak + vrijednosti obrasca → PDF ili uređivi dokument Word. Pogledajte demonstraciju u nastavku.
Zašto generirati dokumente u Folderitu?
Prestanite ponovno upisivati iste podatkeImena, adrese, datumi i druge vrijednosti dolaze iz ispunjenog zapisa e-obrasca. Rezervirana mjesta umeću ih svugdje gdje pripadaju u dokumentu, smanjujući ručno kopiranje zbog kojeg staro ime korisnika ili datum mogu ostati u novoj datoteci.
Održavajte dosljedan tekst i izgledVaš predložak određuje tekst, logotip, tablice i izgled stranice. Osoba koja generira dokument unosi vrijednosti kroz obrazac i odabire izlazni format, umjesto da svaki put ponovno izrađuje dokument.
Koristite jedan zapis za različite dokumenteS jednim e-obrascem može biti povezano više predložaka dokumenata. Primjerice, pripremite ugovor s klijentom i zaseban sažetak klijenta pa oba generirajte iz istog ispunjenog zapisa.
Upravljajte onime što slijediSpremite generiranu datoteku u Folderit radi uporabe prava pristupa, povijesti verzija, tragova revizije i tijekova rada. Dokument može nastaviti na pregled ili potpisivanje bez prelaska u zaseban sustav za upravljanje dokumentima.
Od podataka obrasca do gotovog dokumenta
- Odaberite informacije koje ćete prikupljati. Izradite ili odaberite Folderitov e-obrazac s poljima poput imena klijenta, adrese, kontaktne osobe i uvjeta plaćanja. Svaki ispunjeni obrazac stvara zapis s tim vrijednostima.
- Pripremite predložak dokumenta. Izradite ODT datoteku u LibreOffice Writeru ili drugom uređivaču koji sprema ODT. Dodajte tekst, brend i rezervirana mjesta točno kopirana s popisa Dostupna polja obrasca u Folderitu.
- Povežite predložak i odaberite formate. U Administratorski alati → Predlošci obrazaca dodajte predložak dokumenta relevantnom e-obrascu. Prenesite ODT, postavite obrazac naziva datoteke i omogućite PDF, DOCX ili oba. Za to postavljanje potreban je administratorski pristup.
- Generirajte i provjerite rezultat. Otvorite ispunjeni zapis i odaberite Generiraj PDF ili Generiraj DOCX. Folderit umeće vrijednosti zapisa u predložak. Dostupnim mogućnostima spremite rezultat u Folderit, preuzmite ga ili pošaljite e-poštom iz sustava.
Jednostavan primjerZamislite zapis klijenta pod nazivom „Northfield Studio” s rokom plaćanja od 30 dana.
Predložak: Ovaj ugovor sklapa se s {{ client_name }}. Rok plaćanja iznosi {{ payment_terms }} dana.
Generirani tekst: Ovaj ugovor sklapa se s Northfield Studio. Rok plaćanja iznosi 30 dana.
Ilustrativne vrijednosti. Koristite točna rezervirana mjesta svojeg e-obrasca. Rezervirana mjesta polja možete koristiti i u nazivu generirane datoteke.
Naš vodič za postavljanje generiranja dokumenata obuhvaća postavke predložaka, rezervirana mjesta polja i rješavanje problema.
Što bi vaš tim mogao generirati?
Započnite dokumentom čija struktura uglavnom ostaje ista, dok se imena, datumi i druge pojedinosti mijenjaju. Ovo su primjeri koje možete konfigurirati:
Ugovori s klijentimaPrikupite ime klijenta, registarski broj, adresu, kontaktne podatke i uvjete plaćanja. Generirajte ugovor prema tekstu koji je pripremio vaš tim, zatim dogovorite pregled prije potpisivanja. Pogledajte generiranje ugovora iz obrazaca zahtjeva.
Pisma ljudskih resursa i dokumenti za uvođenje u posaoKoristite polja poput imena zaposlenika, naziva radnog mjesta, odjela i datuma početka rada za pripremu ponude za posao ili dokumenta za uvođenje u posao. Spremite rezultat uz odgovarajuća prava pristupa mapi zaposlenika. Istražite automatizaciju dokumenata za uvođenje u posao.
Potvrde o edukacijiPrikupite ime sudionika, tečaj, datum završetka i referencu potvrde. Generirajte brendirani PDF prema izgledu svoje potvrde. Tim odgovoran za edukaciju potvrđuje završetak; predložak pruža dokument. Pogledajte generiranje PDF potvrda.
Izvještaji o incidentima i interne prijavePretvorite strukturirani zapis događaja, lokacije, datuma, vlasnika i opisa u dosljedan izvještaj. Zaseban predložak može prikazati odabrane vrijednosti kao interni sažetak, koristeći isti izvorni zapis.
Zadržite generiranu datoteku u svojem tijeku rada
Generiranje dokumenta jedan je korak. Nacrt ugovora još može trebati odobrenje, a pismo ljudskih resursa potpis. Nakon spremanja u Folderit datoteka postaje upravljani dokument koji može ući u tijekove pregleda i odobravanja ili proces elektroničkog potpisivanja.
Odaberite tko mu može pristupiti, čuvajte povijest verzija i pregledavajte aktivnosti dokumenta putem traga revizije. Primijenite postavke dijeljenja i čuvanja prikladne zapisu. Te se kontrole konfiguriraju kao dio procesa upravljanja dokumentima; samo generiranje datoteke ne odobrava je niti potpisuje.
Testirajte cijeli put na oglednom zapisu. Generirajte svaki format koji planirate koristiti, provjerite zamjenu rezerviranih mjesta i pregledajte prijelome stranica, tablice i nazive datoteka. Zatim testirajte pohranu, e-poštu ili planirani daljnji tijek rada. Pregledajte dostupne pakete i sigurnosne kontrole pri odabiru postavki.
Prije početka
Možemo li generirati i PDF i Word dokumente?
Da. Omogućite PDF, DOCX ili oba formata u postavkama predloška dokumenta. PDF je koristan za distribuciju, a DOCX daje uređivi dokument Word. Korisnici vide mogućnosti generiranja omogućene za taj predložak.
Možemo li prenijeti dokument Word kao predložak?
Predložak prenesen u Folderit mora biti ODT datoteka. Pripremite ga u uređivaču koji može spremati ODT te prije prijenosa provjerite izgled i rezervirana mjesta. DOCX je izlazni format, a ne format predloška za ovo postavljanje.
Stvara li predaja obrasca automatski dokument?
U dokumentiranom tijeku rada predaja e-obrasca stvara zapis. Korisnik zatim otvara zapis i odabire Generiraj PDF ili Generiraj DOCX. Predaja obrasca i generiranje dokumenta odvojeni su koraci.
Možemo li iz jednog obrasca izrađivati više vrsta dokumenata?
Da. Povežite više predložaka dokumenata s e-obrascem, a zatim odaberite odgovarajući predložak pri generiranju dokumenta iz ispunjenog zapisa. Svaki predložak ima vlastiti izgled, obrazac naziva generirane datoteke i dostupne izlazne formate.
Što ako polje nedostaje ili izgled nije ispravan?
Provjerite ima li izvorno polje vrijednost i podudara li se rezervirano mjesto točno s popisom Dostupna polja obrasca u Folderitu. Držite rezervirana mjesta u jednom komadu. Za probleme izgleda pojednostavnite ODT predložak i provjerite oba izlazna formata. Naš vodič za postavljanje uključuje kontrolni popis testiranja i korake rješavanja problema.
Započnite dokumentom koji vaš tim izrađuje svaki tjedan.