Softver za upravljanje digitalnim zapisima
Upravljajte dokumentima i strukturiranim zapisima zajedno. Folderit spaja digitalne obrasce, pretražive metapodatke, odobravanja i postavke čuvanja na jednom mjestu.
Izradite registar incidenata, organizirajte evidencije zaposlenika ili držite ugovore i popratne datoteke zajedno. Vaš tim može prikupiti potrebne informacije, pronaći pravi zapis i vidjeti što se s njim događalo tijekom vremena.
Prikupite informacije potrebne vašim zapisima
Koristan zapis treba kontekst: na što se odnosi, tko je odgovoran i koji su datumi važni. Folderit omogućuje pohranu tih informacija uz datoteke ili njihovo prikupljanje izravno putem elektroničkog obrasca.
Izradite zapise pomoću e-obrazaca
Izradite višekratni obrazac s datumima, padajućim popisima, korisničkim poljima, obveznim vrijednostima i privicima datoteka. Predajom se stvara strukturirani zapis u mapi u kojoj je korisnik otvorio obrazac. Za pohranu podataka nije potreban zaseban dokument Word.
Postavite obrazac naziva zapisa pomoću vrijednosti polja, primjerice oznake incidenta i odjela. Dodajte važna polja kao stupce mape kako bi ljudi mogli pročitati ključne pojedinosti bez otvaranja svakog zapisa. Pogledajte kako rade e-obrasci.
Ponesite postojeće datoteke i e-poštu
Prenesite dokumente, spremite odabrane poruke e-pošte i privitke pomoću dodatka za Outlook ili aktivirajte adresu za uvoz e-poštom mape za dolazne datoteke.
Skener ili drugi sustav koji može slati dokumente e-poštom također može koristiti tu adresu. Odaberite odredište i konfigurirajte metapodatke, pristup i automatizaciju prema zapisima koje primate.
Koristite dosljedna polja u svim timovima
Povežite kompatibilna polja različitih obrazaca s istim postojećim poljem metapodataka. Primjerice, ime korisnika iz obrasca ugovora i obrasca servisnog slučaja može se prikazati u jednom zajedničkom stupcu mape. Svaki zapis zadržava vlastitu vrijednost.
Odaberite tu poveznicu pri izradi polja; davanje istog naziva dvama poljima ne povezuje ih. Zajednički metapodaci čine popise i pretraživanja različitih obrazaca korisnijima.
Dodijelite zapisima referentni broj
Konfigurirajte automatsko numeriranje za dokumente ili zapise obrazaca, uz redni broj i datumske sastavnice. Jedna shema numeriranja obrazaca može pokrivati više predložaka obrazaca.
Numeriranje je odvojeno od prikazanog obrasca naziva zapisa i dostupno je u paketima Medium i Tailor.
Pronađite pravi zapis i reagirajte na vrijeme
Pretražujte prema onome što znate
Koristite filtre pretraživanja za vrstu obrasca, odjel, korisnika, datum ili drugu vrijednost metapodataka. Dodajte filtre zadataka kada trebate zapise povezane s odobravanjima ili drugim zadacima tijeka rada.
Dubinsko pretraživanje pretražuje i indeksirani sadržaj u podržanim dokumentima i skeniranim datotekama, uključujući PDF, DOCX, PNG i JPG. Točnost OCR-a ovisi o kvaliteti skeniranja i jeziku; sadržaj XLSX-a nije uključen u OCR pretraživanje sadržaja.
Izvezite rezultate pretraživanja s metapodacima u Excel ili CSV. Rezultati ostaju ograničeni na zapise kojima korisnik ima pravo pristupiti.
Pretvorite datume zapisa u podsjetnike
Konfigurirajte automatizirane podsjetnike obrazaca prije ili nakon datumskog polja, uz neobvezne uvjete i odabrane primatelje. Pravila mogu vrijediti i za postojeće i za nove zapise.
Primjerice, pošaljite podsjetnik 30 dana prije datuma završetka ugovora, samo dok je status Aktivan. Odaberite korisnika, grupu, adresu e-pošte ili odgovarajuće polje primatelja i uključite vrijednosti zapisa u poruku.
Time rokovi postaju dio postavki zapisa, umjesto zasebnog kalendara koji netko mora pamtiti održavati.
Odredite što se događa po isteku roka čuvanja
Folderit prema zadanim postavkama čuva datoteke neograničeno. Uz automatizaciju čuvanja, dostupnu u paketima Medium i Tailor, odabirete razdoblje, početni datum i radnju koja će se izvršiti.
- Odaberite početnu točku.Koristite relevantan datum iz metapodataka, poput vremena izrade, posljednje izmjene ili odobravanja, da biste odredili kada počinje odbrojavanje roka čuvanja.
- Odaberite završnu radnju.Premjestite datoteke u arhivsku mapu, pošaljite ih u koš za smeće ili ih trajno izbrišite. Arhiviranje može očuvati postojeću strukturu mapa.
- Postavite opseg i iznimke.Primijenite postavke na mapu i, po želji, njezine podmape. Nadjačajte naslijeđene postavke za pojedinačne datoteke ili mape kada je potreban drukčiji rok.
Prikažite Kraj čuvanja na popisu mape i koristite Nadzornu ploču i izvještaje za pregled datoteka kojima se taj datum približava. Vaša organizacija odlučuje koji su rokovi čuvanja i radnje prikladni; Folderit provodi postavke koje konfigurirate.
Kontrolirajte pristup i držite povijest povezanom
Odaberite tko što može raditi
Dijelite zapise s osobama ili grupama kojima su potrebni. Tailorova prilagođena prava pristupa omogućuju odvajanje radnji poput pregleda, preuzimanja, ažuriranja verzija, dijeljenja i brisanja.
Dinamički vodeni žigovi zasebno su kupljen dodatak. Pojedinosti uvođenja i zaštite pogledajte u pregledu sigurnosti Folderita i mogućnosti lokalnog uvođenja.
Držite odluke uz zapis
Koristite tijekove rada s dokumentima za pregled, odobravanje, potvrdu čitanja i potpisivanje. Postavite sudionike u paralelne, uzastopne ili prilagođene faze te, po želji, nakon uspješnog dovršetka premjestite stavku u drugu mapu.
Pojedinosti tijeka rada prikazuju sudionike, odluke, komentare i vremenske oznake. Odaberite način potpisivanja i paket koji odgovaraju vašem procesu.
Držite verzije datoteka zajedno
Prenesite zamjensku datoteku kao novu verziju datoteke kako biste zadržali ranije verzije sa zajedničkim metapodacima. Popis verzija označava aktualnu datoteku i pokazuje kojoj verziji pripada zadatak tijeka rada.
Odobrenje ranije verzije ne znači da je nova verzija odobrena. Pošaljite izmijenjenu datoteku na zasebno odobravanje kada vaš proces to zahtijeva.
Pronađite i izvezite povijest aktivnosti
Administratori mogu filtrirati globalni trag revizije prema datumu, korisniku, opsegu i radnji — primjerice, radi pregleda preuzimanja ili brisanja tijekom određenog razdoblja.
Izvezite zapisnik revizije kao XLSX, ODS ili CSV radi pregleda. Time vaš tim dobiva evidenciju aktivnosti koju može razmotriti uz vlastita pravila i postupke.
Započnite jednim registrom koji vaš tim koristi svaki tjedan
Ovo su primjeri konfiguracija koje možete prilagoditi svojoj organizaciji.
Registar incidenata
Prikupite datum incidenta, lokaciju, odjel, opis, odgovornu osobu i fotografije. Ključna polja učinite obveznima, a zatim pri pripremi pregleda filtrirajte prema odjelu ili datumu.
Registar ugovora
Zabilježite drugu ugovornu stranu, vlasnika, status i datum završetka te priložite ugovor. Konfigurirajte podsjetnik za obnovu i shemu numeriranja kako bi se razgovori odnosili na isti zapis.
Evidencije opreme
U obrascu čuvajte identifikator imovine, lokaciju, odgovornu osobu i datume servisa. Obrazac inspekcije može koristiti polje Odnos za odabir postojeće evidencije opreme, povezujući svaku inspekciju s njezinom imovinom.
Započnite dogovorom o poljima, pristupu i datumima pregleda za jednu vrstu zapisa. Testirajte postavke na nekoliko reprezentativnih zapisa prije primjene na cijeli odjel.
Pogledajte kako bi vaši zapisi radili u Folderitu
Donesite primjer registra, obrasca ili procesa čuvanja na demonstraciju ili ga pokušajte sami izraditi.
Usporedite pakete i uključene funkcije za svoj tim.