Softver za virtualne podatkovne sobe
Dijelite povjerljive dokumente s vanjskim pregledavateljima uz kontrolu tko ih vidi, što može raditi i kada pristup završava.
Folderit uključuje alate virtualne podatkovne sobe u sustav za upravljanje dokumentima: prava imenovanih korisnika, pristup samo za pregled, tragove revizije i neobvezne dinamičke vodene žigove. Pripremite datoteke, podijelite određenu mapu pregleda i nadzirite napredak rada.
Dajte svakom pregledavatelju pristup potreban zadatku
Dubinska analiza rijetko zahtijeva da svaki primatelj vidi svaku datoteku. Dijelite odabrane datoteke, mape ili odjeljke s imenovanim korisnicima ili grupama pa svakome odaberite razinu prava. Interne radne dokumente držite odvojeno od materijala odobrenih za otkrivanje.
| Što primatelj treba | Pristup za uporabu |
|---|---|
| Čitanje bez preuzimanja | Samo pregledPregled podržanih dokumenata bez preuzimanja, ispisa, kopiranja teksta ili uređivanja. |
| Zadržavanje kopije za rad | PregledavateljPregled, preuzimanje i ispis bez izmjene ili brisanja pohranjenog resursa. |
| Priprema i izmjena dokumenata | UređivačDopustite internom timu ažuriranje verzija i metapodataka, uz prava uređivanja i brisanja dijeljenog resursa. |
Pogledajte pojedinosti razina prava pristupa. Tailor dodaje prilagođena prava za pojedine radnje. Ograničenja pregleda ne sprječavaju fotografiranje zaslona.
Upravljajte pregledavateljima u grupama
Izradite grupe osoba uključenih u pregled, poput vanjskih pravnih savjetnika ili financijskog tima kupca. Podijelite samo relevantne mape sa svakom grupom korisnika kako bi pristup slijedio članstvo.
Učinite preglede pripisivima osobi
Uz dodatak vodenih žigova pregledi dijagonalno prikazuju korisničko ime pregledavatelja preko dokumenta te datum i vrijeme pristupa i naziv datoteke u zaglavlju ili podnožju. Podesiva neprozirnost pomaže očuvati čitljivost.
Primjer: pregled kupca. Tim posla priprema dokumente u internoj mapi. Dijelite odobrena financijska izvješća s financijskom grupom kupca uz Samo pregled, a za odobrene rasporede koji se smiju preuzeti koristite Pregledavatelja. Zasebna pravna mapa ide pravnim pregledavateljima. Ovo je primjer konfiguracije; odlučite o opsegu otkrivanja prije pozivanja primatelja.
Pogledajte aktivnosti i zatvorite pristup nakon pregleda
Pregledajte trag revizije
Administratori mogu filtrirati globalni zapisnik revizije prema datumu, korisniku, opsegu resursa i radnji. Izvezite rezultate kao XLSX, ODS ili CSV za pregled uz projektne zapise.
Koristite dijeljenje imenovanim korisnicima kada aktivnost treba biti povezana s računom. Anoniman posjet javnoj poveznici ne utvrđuje identitet posjetitelja.
Postavite rok pristupa
Dodijelite datum i vrijeme kada će korisnikovo ili grupno pravo dijeljenja isteći. To je korisno za vremenski ograničen pregled ili angažman savjetnika.
Istek uklanja to pravo dijeljenja, a ne datoteku. Provjerite i druge putove: primatelj još može imati pristup drugom grupom, nadređenom mapom ili zasebnim dijeljenjem.
Kontrola pristupa ovisi i o prijavi. Administratori mogu zahtijevati dvofaktorsku autentifikaciju, odrediti pravila lozinki i konfigurirati IP ograničenja kroz Sigurnosna pravila. Folderit pruža šifrirane veze i pohranu šifriranu s 256 bita; pregledajte Centar povjerenja u odnosu na zahtjeve organizacije.
Postavite sobu prema pregledu
- Odredite strukturu otkrivanjaPočnite mapama poput Tvrtka, Financije, Ugovori i Ljudi. Dodijelite internog vlasnika svakom području i odlučite koji su dokumenti spremni za vanjski pregled.
- Pripremite jasan skup dokumenataKoristite dosljedne nazive i provjerite dijeli li se prava verzija. Folderitova povijest verzija drži revizije zajedno; uspostavite interni proces pregleda prije zamjene već otkrivenih datoteka.
- Provjerite iskustvo pregledavateljaPozovite ovlaštenog testnog pregledavatelja s planiranim pravima. Provjerite vidljivost mapa, preglede dokumenata, dopuštena preuzimanja i istek prije dodavanja cijele grupe. Potvrdite očekivani pregled svojih formata.
- Zatvorite i sačuvajte evidencijuPregledajte aktivnosti, uklonite preostali pristup i odlučite što organizacija treba čuvati. Arhiviranje i čuvanje odvojene su odluke od završetka vanjskog pregleda.
Spajanja i preuzimanja
Organizirajte financijske, pravne i operativne materijale za određene grupe kupaca. Istražite primjenu podatkovne sobe za M&A.
Dubinska analiza
Dajte savjetnicima određen skup dokumenata za pregled, uz prava i rok pristupa. Pogledajte primjene dubinske analize.
Prikupljanje ulaganja za startup
Pripremite materijale za ulagače po fazama i odaberite pristup svakog primatelja. Pročitajte o podatkovnim sobama za startupove.
Pitanja za rješavanje prije poziva pregledavateljima
Koja je prednost uporabe Folderita kao podatkovne sobe?
Pregled može biti u istom sustavu kojim organizirate i upravljate dokumentima. Možete interno pripremiti datoteke, otkriti odabrani skup uz određena prava i nakon toga zadržati evidencije. Osobito je korisno kada organizacija treba kontinuirano upravljanje dokumentima i povremene vanjske preglede.
Koji paket trebamo i jesu li vodeni žigovi uključeni?
Dinamički vodeni žigovi zasebno su kupljen dodatak i nisu uključeni ni u jedan zadani paket. Tailor dodaje detaljna prilagođena prava. Paketi imaju utvrđene korisničke i pohrambene kapacitete pa potvrdite broj pregledavatelja i funkcije prema aktualnim cijenama pri planiranju sobe. Zatražite demonstraciju planiranih postavki, uključujući vodene žigove ako trebaju.
Trebaju li vanjski pregledavatelji račun Folderita?
Dijeljenje imenovanim korisnicima zahtijeva registraciju i prijavu primatelja. Javna poveznica dopušta pristup bez računa, ali može je koristiti svatko s URL-om. Za povjerljive preglede u kojima pristup i revizijski zapisi trebaju ovisiti o identitetu odaberite imenovane korisnike.
Možemo li opozvati datoteku koju je netko već preuzeo?
Ukidanje pristupa sprječava daljnji pristup uklonjenim pravom, ali ne može vratiti već preuzete kopije. Kada primatelji trebaju samo čitati, razmotrite Samo pregled i vodene žigove. Te kontrole podržavaju pravila otkrivanja uz ugovore o povjerljivosti i postupke organizacije.
Pogledajte svoj proces pregleda u Folderitu
Recite nam što trebate dijeliti, tko će pregledavati i koje su kontrole važne. Proći ćemo prava, vodene žigove i pakete za vašu primjenu.