Rješenje za elektronički potpis
Odobravajte, potpisujte i upravljajte dokumentima na jednom mjestu. Folderit eSign povezuje elektroničke potpise s ljudima, odlukama i zapisima oko njih.
Pošaljite dokumente kolegama, korisnicima ili dobavljačima i odaberite tko prvi potpisuje. Vanjski primatelji mogu pregledati i potpisati u pregledniku bez otvaranja računa Folderita.
Neograničeni ugrađeni potpisi eSign u paketu Tailor. Bez dodatne naknade po potpisu. Pogledajte pakete.
Zašto timovi biraju Folderit eSign
Odobravanje prije potpisivanjaPovežite interni tijek odobravanja s elektroničkim potpisivanjem. Voditelj nabave može provjeriti ugovor s dobavljačem prije nego što stigne ovlaštenim potpisnicima. Odluke ostaju povezane s dokumentom.
Predvidljivi troškovi potpisivanjaPaket Tailor uključuje neograničene ugrađene potpise eSign, bez dodatne naknade za svaki prikupljeni potpis. To pomaže kada su ugovori i dokumentacija zaposlenika dio radnog dana. Pretplata ovisi o odabranoj konfiguraciji paketa.
Jednostavno za vanjske primateljeKorisnici i dobavljači primaju sigurnu pozivnicu e-poštom. Mogu čitati i potpisivati u pregledniku, bez računa Folderita, zasebnog računa pružatelja potpisivanja ili posebne opreme za potpisivanje.
Zapis koji kasnije možete pronaćiPotpisani dokument i povijest tijeka rada ostaju zajedno. Pregledajte sudionike, komentare i vremenske oznake te konfigurirajte premještanje dovršenih datoteka u odabranu mapu nakon uspješnog tijeka rada.
Od dokumenta do potpisanog zapisa
- Pripremite zahtjev. Otvorite dokument, pokrenite Folderit eSign i dodajte primatelje. Uključite kratku uputu i odaberite mogu li vidjeti metapodatke i povezane stavke. Mogućnost potpisivanja postaje dostupna kada je pregled dokumenta spreman.
- Odaberite redoslijed potpisivanja. Koristite paralelno potpisivanje za istodoban poziv svima, uzastopno potpisivanje kada jedna osoba mora potpisati prije sljedeće ili prilagođene faze za kombiniranje grupa primatelja u određenom slijedu.
- Pregledajte, potpišite i pratite napredak. Primatelji otvaraju pozivnicu, odabiru stranicu, postavljaju potpis i biraju Potpiši. Mogu i zatražiti pojašnjenje, komentirati ili odbiti zahtjev. Vi pratite napredak u detaljnom prikazu dokumenta i čuvate dovršenu datoteku s njezinom poviješću.
Registrirani korisnici zahtjeve mogu pronaći i u svojim zadacima Folderita. Pogledajte vodič za postavljanje eSigna za detaljne postavke.
Uključite potpisivanje u svakodnevni rad
Konfigurirajte proces prema odgovornostima svoje organizacije. Na primjer:
Ugovori s dobavljačimaNeka nabava pregleda ugovor, a zatim pozovite dobavljača i svojeg direktora potrebnim redoslijedom. Nakon uspješnog potpisivanja premjestite datoteku u mapu ugovora s dobavljačima i držite popratne dokumente povezane s njom.
Dokumenti zaposlenikaNeka ljudski resursi pripreme dokument i organiziraju interno odobravanje prije potpisivanja zaposlenika i predstavnika poslodavca. Dovršenu datoteku pohranite uz odgovarajuća prava pristupa mapi zaposlenika. Istražite upravljanje dokumentima ljudskih resursa za širi proces.
Ugovori s korisnicima i prihvat projektaPonovno koristite tijek potpisivanja za ponavljajuće ugovore ili projektnu dokumentaciju. Dajte korisniku jasnu uputu o tome što prihvaća. Riješite zahtjeve za pojašnjenje prije dovršetka, držeći komentare i povijest potpisivanja uz dokument.
Postavite proces koji možete ponavljati
Predlošci tijeka rada spremaju primatelje, redoslijed potpisivanja, upute i postavke vidljivosti. Koristite ih kada vaš tim treba svjesno pokrenuti svaki zahtjev. Za datoteke koje su već spremne za potpisivanje, automatizacija na razini mape može pokrenuti unaprijed određen tijek potpisivanja kad god se nova datoteka doda u konfiguriranu mapu.
Za širi proces, Dizajner tijeka rada kombinira potpisivanje s uvjetima, odobravanjima, potvrdama čitanja i premještanjem datoteka. Ugovor može proći odobravanje uprave, nastaviti na potpisivanje i nakon uspjeha prijeći u arhivsku mapu. Možete konfigurirati i što se događa ako zadatak ne uspije ili istekne. Saznajte više o automatizaciji tijeka rada s dokumentima.
Zadržite pravila pristupa kao dio tih postavki. Odaberite koje metapodatke i povezane stavke primatelji smiju vidjeti te koristite prava dokumenta i mape za kontrolu pristupa unutar DMS-a. Folderit pruža šifrirane veze, pohranu šifriranu s 256 bita, dvofaktorsku autentifikaciju i tragove revizije. Pregledajte sigurnosne kontrole i Centar povjerenja za pojedinosti.
Prije početka
Koji paket uključuje neograničene potpise?
Paket Tailor uključuje neograničene ugrađene potpise Folderit eSign bez dodatnog troška po potpisu. Provjerite aktualne pakete za konfiguraciju korisnika i pohrane te ostale uključene funkcije.
Trebaju li korisnici i dobavljači račun?
Ne. Vanjski primatelji mogu otvoriti sigurnu pozivnicu e-poštom i potpisati u pregledniku bez registracije za Folderit.
Možemo li koristiti drugi način potpisivanja?
Folderit podržava i integraciju s DocuSignom i eID elektroničke potpise. To su zasebne metode s vlastitim zahtjevima. Neograničeni ugrađeni Folderit eSign ne uključuje pretplatu na potpisivanje kod treće strane.
Kako odabrati odgovarajuću metodu?
Odredite dokumente, države i potrebne standarde provjere identiteta ili potpisa. Razgovarajte o tim zahtjevima s pravnim timom ili timom za usklađenost, a zatim s Folderitom potvrdite odgovarajuću metodu. Ugrađeni eSign i eID potpisivanje ne treba smatrati zamjenjivima.
Možemo li prvo testirati proces?
Da. Iskoristite besplatno probno razdoblje od 14 dana za testiranje oglednog dokumenta, internog odobravanja, vanjskog potpisnika i željenog redoslijeda potpisivanja. Provjerite kamo dovršena datoteka pripada. Za procese koji uključuju više odjela ili posebne zahtjeve potpisivanja, zatražite demonstraciju.
Isprobajte sljedeći tijek potpisivanja u Folderitu.