Softver za kontrolu dokumenata prema ISO normama

Kontrola dokumenata ne bi trebala ovisiti o proračunskoj tablici

Zajednički disk može pohraniti standardni operativni postupak. Teži je dio kontrolirati sve oko njega: tko ga smije uređivati? Tko ga mora pregledati? Je li nova verzija odobrena? Tko treba potvrditi čitanje promjene? Kada je sljedeći pregled? I što se dogodilo s prethodnom verzijom?

Folderit drži te kontrole uz sam dokument. Verzije, metapodaci, prava pristupa, tijekovi rada, podsjetnici, čuvanje i povijest revizije ostaju povezani pa kontrola dokumenata postaje dio redovitog rada, a ne nešto što treba rekonstruirati prije revizije.

Kontrolirani životni ciklus dokumenta od nacrta do arhive

1. Izradite ili ažurirajte dokument
Prenesite postojeći dokument ili izrađujte i uređujte dokumente Microsoft Office putem integracije s Office 365. Nove verzije ostaju uz isti dokument umjesto da nastaju datoteke pod nazivom „SOP-konacno-v2-NOVO”.

2. Pošaljite ga kroz odgovarajući postupak pregleda i odobravanja
Usmjerite dokumente kroz uzastopne, paralelne ili prilagođene tijekove rada. Različiti koraci mogu uključivati pregled, odobravanje, Folderit eSign, potvrdu čitanja i druge zadatke tijeka rada.

3. Objavite ga pravim osobama
Nakon dovršetka tijeka rada Folderit može automatski premjestiti dokument u drugu kontroliranu mapu. Odredište može imati vlastita prava pristupa i tijekove rada.

4. Prikupite potvrde čitanja gdje je to važno
Kada se promijeni standardni operativni postupak, pravilnik ili radna uputa, pošaljite ga relevantnim korisnicima ili grupama na potvrdu čitanja. Folderit bilježi tko je i kada potvrdio čitanje dokumenta.

5. Pregledajte, sačuvajte ili zamijenite dokument
Koristite rokove, podsjetnike i pravila čuvanja za upravljanje periodičnim pregledima, datumima isteka i čuvanjem zapisa. Kada se dokument ponovno promijeni, prethodne verzije ostaju dostupne kao dio njegove povijesti.

Dokumenti i zapisi sustava upravljanja kvalitetom u istom sustavu

Sustav upravljanja kvalitetom ne čine samo kontrolirani dokumenti Word i PDF. On također stvara zapise: incidente, nesukladnosti, korektivne i preventivne radnje (CAPA), nalaze revizije, inspekcije, evidencije opreme, procjene dobavljača, zahtjeve za promjenu i mnoge druge.

E-obrasci Folderita omogućuju vam izradu tih strukturiranih zapisa umjesto održavanja zasebnih proračunskih tablica. Administratori određuju polja koja korisnici trebaju ispuniti, uključujući tekst, datume, brojeve, odabire, korisnike, odnose, tablice i privitke datoteka.

Podaci uneseni u obrazac postaju pretraživi metapodaci. Polja obrasca možete prikazati kao stupce, filtrirati zapise prema njihovim vrijednostima i koristiti nastale zapise uz ista prava pristupa, tijekove rada, podsjetnike, postavke čuvanja i trag revizije kao i za ostale stavke Folderita.

Na primjer, mogli biste izraditi obrazac Interna nesukladnost s odjelom, datumom otkrivanja, ozbiljnošću, opisom, odgovornom osobom, korektivnom radnjom i ciljnim datumom dovršetka. Predani zapis zatim se može usmjeriti kroz vaš tijek korektivnih radnji i čuvati zajedno s popratnim dokazima.

Što timovi kvalitete mogu kontrolirati u Folderitu

Neograničena povijest verzija dokumenata
Čuvajte prethodne verzije uz dokument te ih pregledajte, preuzmite ili vratite kada je potrebno.

Odobravanje, pregled, potvrda čitanja i elektroničko potpisivanje
Izgradite proces koji vaš sustav kvalitete zahtijeva umjesto prilagođavanja svojeg postupka krutom tijeku rada. Tijekovi rada mogu kombinirati uzastopne i paralelne faze, a na istoj verziji datoteke mogu se koristiti različiti tijekovi rada.

Automatski tijekovi rada
Automatski pokrenite tijek rada kada se dokument doda u mapu i automatski ga premjestite nakon dovršetka procesa. To je korisno za odvajanje nacrta, dokumenata u pregledu i objavljenih dokumenata.

Praćenje periodičnih pregleda i isteka
Koristite rokove, ponavljajuće podsjetnike i administrativne izvještaje da biste vidjeli kojim je dokumentima potrebna pažnja umjesto održavanja zasebne tablice pregleda.

Kontrolirano numeriranje dokumenata
Izradite sheme numeriranja dokumenata pomoću metapodataka kako bi standardni operativni postupci, procedure i ostali kontrolirani dokumenti dosljedno slijedili pravila imenovanja i numeriranja vaše organizacije.

Obvezni metapodaci
Odredite metapodatke poput vrste dokumenta, odjela, vlasnika, datuma stupanja na snagu, datuma pregleda ili razine povjerljivosti. Predlošci metapodataka na razini mape mogu pojedina polja učiniti obveznima.

Detaljna prava pristupa
Dodijelite korisnicima pristup Samo pregled, Samo prijenos, Pregledavatelj ili Uređivač te primijenite dodatne kontrole preuzimanja, dijeljenja, administracije i vidljivosti traga revizije. Pristup se može kontrolirati na razini računa, odjeljka, mape i pojedinačne stavke.

Trag revizije i dokazi tijeka rada
Bilježe se aktivnosti korisnika i sustava, a podatke revizije možete izvesti kada trebate dokaze o pristupu dokumentima, promjenama ili odlukama u tijeku rada.

Brzo pronalaženje tijekom revizije
Pronađite dokumente prema metapodacima, oznakama, datumima, rokovima ili cijelom tekstu. OCR također omogućuje pretraživanje skeniranih PDF-ova i slika.

Čuvanje dokumenata
Primijenite rokove čuvanja na pojedinačne stavke ili cijele mape kako bi zapisi kvalitete slijedili vašu politiku čuvanja bez ručnog praćenja.

Praktičan primjer tijeka rada za standardni operativni postupak

Kontrolirani postupak mogao bi započeti u mapi Nacrti postupaka. Kada je nova verzija spremna, dokument se šalje vlasniku procesa na pregled, a zatim voditelju kvalitete na odobravanje.

Nakon odobravanja Folderit ga može automatski premjestiti u mapu Kontrolirani postupci. Relevantni zaposlenici zatim mogu primiti zahtjev za potvrdu da su pročitali novu verziju. Može se evidentirati datum pregleda i poslati podsjetnike kada se približi sljedeći zakazani pregled.

Ako se postupak kasnije izmijeni, nova verzija ponovno prolazi potreban tijek rada, dok prethodne verzije i njihova povijest ostaju dostupne.

Korisno za više od standardnih operativnih postupaka

• Priručnici kvalitete, pravilnici i postupci
• Standardni operativni postupci (SOP)
• Radne upute i kontrolirani predlošci
• Nesukladnosti i zapisi korektivnih i preventivnih radnji (CAPA)
• Nalazi internih i vanjskih revizija
• Izvještaji o incidentima i odstupanjima
• Edukacije i potvrde čitanja dokumenata
• Evidencije opreme, umjeravanja i održavanja
• Dokumentacija i procjene dobavljača
• Certifikati i drugi dokumenti s datumom isteka ili pregleda
• Vanjski dokumenti koje treba držati pod kontroliranim pristupom

Podrška sustavima kvalitete i upravljanja prema ISO normama

Folderit se može konfigurirati prema kontrolama dokumenata i zapisa koje je vaša organizacija odredila za svoj sustav upravljanja. Prikladan je za timove koji rade prema normama ISO 9001, ISO 14001, ISO/IEC 17025, ISO/IEC 27001 i drugim standardima u kojima su važne kontrolirane dokumentirane informacije, sljedivost i dokazi.

Softver ne propisuje kako vaš sustav kvalitete mora funkcionirati. Vi određujete vrste dokumenata, odgovornosti, metapodatke, razmake između pregleda, putove odobravanja, pravila pristupa i rokove čuvanja, a Folderit pruža alate za dosljednu primjenu tih pravila.

Sigurnosne kontrole za osjetljivu dokumentaciju sustava kvalitete

• 256-bitno AES šifriranje pohranjenih podataka
• Šifrirane veze za podatke u prijenosu
• Dvofaktorska autentifikacija (2FA), uključujući obvezna pravila 2FA
• Pravila lozinki i popis dopuštenih IP adresa
• SSO integracija s Microsoft Entra ID, Googleom i Oktom
• Detaljna prava pristupa korisnika, grupa i administratora
• Trag revizije aktivnosti korisnika i sustava
• Trostruke sigurnosne kopije na infrastrukturi AWS-a
• Neobvezni dinamički vodeni žigovi za preglede i preuzimanja

Saznajte više o sigurnosti Folderita, automatiziranim tijekovima odobravanja, elektroničkom potpisivanju i zapisniku revizije.

Pogledajte kako bi vaš sustav kvalitete mogao raditi u Folderitu

Ne morate iznova graditi svoj sustav kvalitete oko softvera. Pokažite nam postojeću strukturu dokumenata, proces odobravanja ili tablicu pregleda, a mi vam možemo pokazati kako se isti proces može provoditi u Folderitu.

Pokrenite besplatno probno razdoblje ili zatražite demonstraciju kako biste vidjeli kako se Folderit može konfigurirati za vaš sustav kvalitete.

Besplatno probno razdoblje od 14 dana. Kreditna kartica nije potrebna.