Jednostavno upravljanje ugovorima
Jednostavan softver za upravljanje ugovorima
Funkcije upravljanja ugovorima
Sigurna pohrana ugovora — oblak, namjenski oblak ili lokalno uvođenje
Napredni OCR za skenirane ugovore
Trenutačno pretraživanje ugovora i klauzula
Generiranje i izrada ugovora te elektronički potpisi
Jedinstveni izvor pouzdanih podataka za svaki ugovor
Mobilni pregled i odobravanje ugovora
Detaljna prava pristupa ugovorima i tragovi revizije
Automatizirano čuvanje ugovora i kontrola obnove
Jedna sigurna središnja pohrana
Softver Folderita za upravljanje ugovorima centralizira sve vaše ugovore u jednu sigurnu pohranu i prirodno se povezuje s Microsoft 365 / Office 365. Generirajte nacrte ugovora uz Folderit Document Generator, izrađujte i uređujte ih u poznatim alatima Office, dok Folderit upravlja kontrolom verzija, odobravanjima i pravno obvezujućim elektroničkim potpisima putem Folderit eSigna ili DocuSigna za besprijekorno iskustvo od početka do kraja. Naša platforma podržava cijeli životni ciklus ugovora — od zaprimanja i generiranja ugovora do pregovora, potpisivanja, pohrane i obnove — uz podesive tijekove rada, metapodatke i tragove revizije. To Folderit čini idealnim izborom za organizacije koje žele jednostavnu, usklađenu obradu ugovora bez teškog i složenog uvođenja CLM-a. Uz Folderit Document Generator timovi mogu pretvoriti strukturirane podatke e-obrazaca ili zahtjeva za ugovor u dosljedne nacrte ugovora PDF i DOCX iz višekratnih predložaka. To je osobito korisno za ugovore o povjerljivosti, opise posla, ugovore o radu, ugovore s dobavljačima, ugovore o uslugama i druge ponavljajuće dokumente koji trebaju slijediti odobreni tekst i brend.
Uobičajeni tijek izrade ugovora u Folderitu izgleda ovako:
- Dodjela vlasnika ugovora (voditelja projekta/tima) koji vodi proces
- Prikupljanje zahtjeva i komercijalnih/pravnih uvjeta od svih strana
- Provedba dubinske analize i prilaganje popratne dokumentacije
- Generiranje ili izrada nacrta ugovora iz odobrenog predloška te određivanje uvjeta, klauzula i obveza
- Usmjeravanje nacrta na interni pregled i odobravanja putem tijekova rada
- Uključivanje povratnih informacija i praćenje promjena uz potpunu povijest verzija
- Slanje ugovora na elektronički potpis (Folderit eSign ili DocuSign)
- Arhiviranje potpisanog ugovora s metapodacima, pravima pristupa, pravilima čuvanja i upozorenjima za ključne datume poput obnova ili isteka
Moćna nadzorna ploča za upravljanje ugovorima
Nadzorna ploča Folderita za upravljanje ugovorima održava svaki ugovor u rokovima. Postavite rokove za preglede, odobravanja i obnove te koristite ponavljajuće podsjetnike kako ključne prekretnice nikada ne bi promaknule. Obavijesti vas upozoravaju kada se dogodi nešto važno — ažurira se ugovor, dovrši korak tijeka rada ili približi rok — pa uvijek znate status svakog ugovora. Folderit omogućuje obogaćivanje svakog ugovora i nacrta metapodacima poput druge ugovorne strane, vrste ugovora, vrijednosti, vlasnika, jurisdikcije i datuma obnove. Možete dodati vlastita polja prilagođenih metapodataka prema internoj strukturi ili potrebama izvještavanja. U kombinaciji s OCR pretraživanjem to olakšava pronalaženje pravog ugovora prema bilo kojoj pojedinosti, čak i kada je informacija zakopana u skeniranim PDF-ovima ili slikovnim dokumentima. Pretraživanje dodatno jača Folderitovo povezivanje dokumenata. Možete povezati srodne stavke — primjerice, okvirni ugovor s ugovorima o povjerljivosti, opisima posla i računima — kako bi dohvat jednog ugovora pružio cijeli kontekst. Prije obnove, ponovnih pregovora ili raskida ugovora vaš tim ima sve popratne dokumente udaljene jedan klik.
Što kažu naši korisnici
Folderit pojednostavljuje izradu ugovora
Dovršeni ugovor prolazi brojne iteracije, od malih do velikih promjena. Folderit omogućuje spremanje verzija dok se dokument razvija. Svaka spremljena verzija ima jedinstvene metapodatke koji prema potrebi prate dokument. Tako, ako se ugovorni uvjeti stalno mijenjaju, u sustavu za upravljanje ugovorima imate pri ruci popis svih prethodnih verzija.
Generirajte ugovore iz višekratnih predložaka
Folderit Document Generator pomaže timovima izrađivati dosljedne nacrte ugovora iz strukturiranih e-obrazaca ili podataka zahtjeva i višekratnih predložaka dokumenata. Umjesto kopiranja podataka u stare datoteke, jednom pripremite odobreni predložak i koristite ga za generiranje ugovora o povjerljivosti, ugovora s dobavljačima, ugovora o radu, opisa posla, korisničkih ugovora i drugih ponavljajućih ugovornih dokumenata.
Generirani ugovori mogu se pohraniti izravno u Folderit, preuzeti kao PDF ili DOCX ili poslati e-poštom iz sustava. Nakon pohrane ostaju u istom kontroliranom okruženju za metapodatke, povijest verzija, odobravanja, elektronički potpis, trag revizije, čuvanje i sigurnu dugoročnu pohranu.
Jedna od najvećih prepreka u izradi ugovora jest dobiti pristanak svih sudionika na uvjete. Izazov je u tome što svaki suradnik/sudionik ima svoje izmjene i povratne informacije. Održavanje zajedničkog razumijevanja tijekom više istodobnih izmjena može biti teško. Folderit razumije i uvažava cijeli taj proces te svim sudionicima omogućuje odobravanje odjednom ili prema hijerarhiji. To može pojednostavniti i izradu i konačno odobravanje ugovora. Ako netko želi vratiti dokument s povratnim informacijama, to može učiniti u Folderitu. Folderit također omogućuje postavljanje automatskih tijekova odobravanja i ugrađenih tijekova elektroničkog potpisivanja uz integraciju s DocuSignom kako bi dodatno pojednostavnio odobravanje i potpisivanje. Folderit ima i trag revizije koji bilježi koji je korisnik pristupio kojoj datoteci i u koje vrijeme. To može biti ključan alat za osiguravanje usklađenosti i provjeru je li određeni korisnik pročitao datoteku ili joj pristupio.
Siguran i zaštićen softver za upravljanje ugovorima
Postizanje sporazuma između dviju (ili više) strana uključuje određenu ranjivost i izloženost riziku. Najveći je izazov pri radu s osjetljivim informacijama tvrtke pronaći pravu ravnotežu između sigurnosti i dostupnosti. Podatke trebate zaštititi od neovlaštenog pristupa, a istodobno osigurati da prave osobe brzo dođu do njih kada zatrebaju. Folderit tu ravnotežu postiže višestrukim slojevima zaštite. Sav sadržaj zaštićen je 256-bitnim šifriranjem na razini bankarstva, toliko snažnim standardom da bi i najnaprednijem superračunalu trebale milijarde godina za njegovo probijanje. Svaki prijenos podataka u sustav i iz njega zaštićen je SSL šifriranjem, koje čuva informacije od presretanja. Za još veću kontrolu upravljanje pristupom prema IP adresama omogućuje vam točno odrediti koje se mreže smiju povezati, blokirajući sve pokušaje prijave izvan odobrenih lokacija. Čak i kada bi takva sigurnost bila moguća na osobnom uređaju za pohranu, on je i dalje izložen fizičkoj šteti. Folderit vaš sadržaj čuva na tri različite, jednako sigurne lokacije pa je dostupan čak i u slučaju katastrofe. Najbolje je što je odmah dostupan s bilo kojeg pametnog uređaja povezanog s internetom. Jednako je dostupan s najsuvremenijeg superračunala kao i sa srednje snažnog pametnog telefona, dok god imate odgovarajuće podatke za prijavu.
Česta pitanja
Softver za upravljanje ugovorima pojednostavljuje izradu, odobravanje, pohranu, praćenje i obnovu ugovora. Folderit pomaže tvrtkama sigurno upravljati cijelim životnim ciklusom ugovora u oblaku, osiguravajući da uvijek znate gdje su ugovori pohranjeni, tko ima pristup i kada dospijevaju ključni datumi ili odobravanja.
Da. Folderit uključuje prilagodljive tijekove odobravanja i automatizirane podsjetnike za rokove, obnove i datume isteka. Time osigurava da ugovori nikada ne isteknu neprimijećeno te održava interne procese dosljednima i usklađenima.
Folderit koristi šifriranje na bankarskoj razini, detaljnu kontrolu pristupa, tragove revizije i višefaktorsku autentifikaciju za potpunu zaštitu ugovora. Možete kontrolirati tko što vidi, pratiti svaku radnju na dokumentu i ispunjavati stroge zahtjeve usklađenosti.
Apsolutno. Folderit omogućuje kontrolu verzija, komentiranje, označavanje metapodacima i kontrolirano dijeljenje kako bi timovi surađivali bez gubitka pregleda nad revizijama. Vanjski partneri također mogu sigurno pristupiti dokumentima putem vremenski ograničenih poveznica ili poveznica s pravima pristupa.
Da. Folderit se integrira s Microsoft Officeom, DocuSignom i raznim alatima za automatizaciju. Također možete koristiti naš API za povezivanje Folderita s internim sustavima ili tijekovima rada, osiguravajući nesmetan proces odobravanja i pohrane ugovora u cijeloj organizaciji.
Da. Folderit Document Generator može izraditi nacrte ugovora PDF ili DOCX iz višekratnih predložaka i strukturiranih podataka e-obrazaca/zahtjeva. Timovi mogu standardizirati ugovore o povjerljivosti, opise posla, ugovore o radu, ugovore s dobavljačima i druge ponavljajuće dokumente te upravljati generiranom datotekom u Folderitu s metapodacima, tijekovima rada, elektroničkim potpisima, tragom revizije, čuvanjem i sigurnom pohranom.
