Softver za automatizaciju tijeka rada s dokumentima
Jednostavni tijekovi rada s dokumentima: automatizirajte odobravanja, preglede, potvrde čitanja i potpise uz Folderit, najjednostavniji sustav za upravljanje dokumentima na svijetu.
Postavite jednostavne tijekove rada s dokumentima u nekoliko minuta. Za naprednije poslovne procese koristite vizualni dizajner tijeka rada:
Četiri tijeka rada. Jedan povezan proces.
Folderit podržava četiri osnovne vrste tijeka rada, uz prilagodljive metode tijeka rada temeljene na njima, svaku izrađenu za određenu fazu životnog ciklusa dokumenta. Koristite ih zasebno ili ih povežite kako bi jedan dokument mogao proći pregled, odobravanje, potpisivanje i potvrdu čitanja u jednom automatiziranom tijeku.
Tijekovi odobravanja dokumenata
Dobijte formalna, revizijski provjerljiva odobrenja pojedinaca ili određenih grupa — bez požurivanja ljudi e-poštom.
U nekoliko minuta postavite tijekove odobravanja dokumenata za račune, ugovore, narudžbenice, pravilnike, dokumente ljudskih resursa i sve ostalo što zahtijeva obvezujuću odluku prije nastavka. Odobravatelji vide dokument, vašu prilagođenu bilješku, popratne datoteke i potpuni popis drugih sudionika. Mogu odobriti, odbiti ili delegirati te ostaviti komentar ili privitak koji objašnjava odluku.
Ako je dokument odbijen, prenesite izmijenjenu verziju i pošaljite je na novo odobravanje. Upravljanje verzijama u Folderitu čuva potpunu povijest datoteke kako se između krugova ništa ne bi izgubilo. Svaka odluka ima vremensku oznaku i bilježi se u trag revizije. Odobreni i odbijeni dokumenti mogu se izvesti kao PDF-ovi s dodanim potpunim sažetkom tijeka rada, dok izvorna datoteka ostaje nepromijenjena.
Tijekovi pregleda dokumenata
Ne zahtijeva svaki dokument obvezujuću odluku. Ponekad ga samo prvo trebaju vidjeti prave osobe.
Tijekovi pregleda omogućuju usmjeravanje dokumenata jednom ili više pregledavatelja prije odobravanja ili potpisivanja. Koristite ih za kontrolu kvalitete, provjere usklađenosti, urednički pregled ili bilo koji interni postupak potvrde u kojem su povratne informacije važne, ali formalno odobrenje nije potrebno.
Kao i svi tijekovi rada u Folderitu, pregledi podržavaju paralelne, uzastopne ili prilagođene korake pa dokument možete poslati svima odjednom ili pregledavatelje poredati određenim redoslijedom. Svaka radnja bilježi se s vremenskom oznakom i identitetom pregledavatelja, pružajući uredan trag revizije bez ikakvog ručnog vođenja evidencije.
Tijekovi potvrde čitanja dokumenata
Trebate potvrdu da je dokument pročitan i shvaćen, a ne samo dostavljen?
Tijekovi potvrde čitanja pružaju strukturiranu, revizijski provjerljivu evidenciju osoba koje su potvrdile primitak i razumijevanje dokumenta. To je ključna mogućnost svake primjene automatizacije dokumenata u poduzeću u kojoj pasivna dostava nije dovoljna.
Uobičajene primjene uključuju pravilnike ljudskih resursa, zdravstvene i sigurnosne postupke, materijale za edukaciju, standardne operativne postupke i regulatorne obavijesti — svugdje gdje trebate dokazati da su zaposlenici ili treće strane pravilno obaviješteni. Svaka potvrda bilježi se s vremenskom oznakom i identitetom sudionika. Potpuna evidencija može se preuzeti kao sažeti PDF, a izvorni dokument ostaje nepromijenjen, što olakšava pružanje dokaza za revizije, ISO provjere ili provjere usklađenosti s GDPR-om. Možete koristiti i grupe korisnika za slanje tijekova potvrde čitanja cijelim timovima odjednom.
Tijekovi eSign: elektronički potpisi
Folderit eSign pruža vam neograničene elektroničke potpise uključene u paket Tailor — bez potrebe za uslugom treće strane ili naknadama po potpisu.
Koristite tijekove eSign gdje bi inače bio potreban vlastoručni potpis: za ugovore, ugovore o povjerljivosti, sporazume s dobavljačima, potvrde klijenata i dokumente za uvođenje u posao. Vanjske strane ne trebaju račun Folderita — primaju sigurnu poveznicu e-poštom i potpisuju izravno iz pristigle pošte, što ga čini praktičnim rješenjem automatizacije dokumenata za mješovite timove i vanjske ugovorne strane.
Već koristite DocuSign? Folderit podržava i njega — dostupan je u paketima Medium i Tailor uz vašu postojeću pretplatu na DocuSign. Niste vezani za jednog pružatelja potpisivanja. Organizacijama kojima su potrebni kvalificirani elektronički potpisi Folderit također podržava eID (XAdES/ASIC-E) za elektroničke osobne iskaznice koje izdaju državna tijela.
Postavite tijek rada prema svojem procesu
Pokrenite tijek rada
Pokrenite tijek rada:
- Izravno na bilo kojoj datoteci jednim klikom.
- Na mapi — svi novi dodani dokumenti automatski će pokrenuti tijekove rada.
- Iz višekratnog predloška tijeka rada izrađenog za ponavljajući poslovni proces.
- Iz spremljene vizualne automatizacije tijeka rada s unaprijed određenim fazama, pravilima i sudionicima.
(Dokumente čak možete poslati e-poštom izravno u te mape ako znate adresu mape.)
Postavite redoslijed sudionika
- Paralelno – Svi sudionici pozivaju se istodobno.
- Uzastopno – Svaki sudionik poziva se tek nakon što prethodni dovrši zadatak.
- Prilagođeno – Omogućuje kombiniranje paralelnih i uzastopnih koraka. Primjerice, možete započeti s tri osobe koje rade paralelno, a nakon njihova dovršetka prijeći na sljedeći korak s drugom grupom (ili čak jednom osobom) koja mora dati konačno odobrenje.
Ovdje odabirete metodu tijeka rada i postavljate sudionike za automatizaciju na razini mape:
Olakšajte dovršavanje svakog zadatka
Najkraće vrijeme izvršavanja zadataka među svim sustavima DMS
Prema Gartnerovu testu, Folderit nudi najbrže izvršavanje zadataka tijeka rada u svojoj klasi. Bilo da je dokument za pregled, odobravanje, potpisivanje ili potvrdu čitanja, Folderit to obavlja — brzo.
Ovo je prikaz koji donositelj odluke vidi u tijeku odobravanja. Može pregledati i preuzeti datoteku, pročitati prilagođenu bilješku i vidjeti tko još sudjeluje. Može ostaviti komentar, priložiti datoteku svojoj odluci i odabrati odobravanje, odbijanje ili delegiranje zadatka drugom korisniku.
Pružite pozvanim osobama puni kontekst
- Prikažite metapodatke dokumenta poput rokova, kategorija ili projektnih informacija ako želite.
- Prikažite povezane stavke (popratne dokumente, reference) za bolje odluke ako želite.
Svatko može sudjelovati
Unutar ili izvan vaše organizacije:
- Registrirani korisnici imaju potpuni pristup nadzornoj ploči za praćenje, upravljanje i pregled svih zadataka.
- Neregistrirani korisnici mogu sigurno sudjelovati putem e-pošte.
- Cijela povijest tijeka rada bilježi se i može se revidirati.
Delegiranje i način odsutnosti
- Niste prava osoba za zadatak? Delegirajte ga nekome drugome.
- Idete na godišnji odmor? Postavite razdoblje odsutnosti i dodijelite zamjenika za tijek rada u svojem profilu.
Održavajte odluke i napredak vidljivima
Pogledajte neriješene tijekove rada u cijeloj organizaciji
- Pogledajte sve neriješene tijekove rada u cijeloj organizaciji.
- Odmah saznajte gdje je i zašto nešto zapelo i kada je počelo.
Pogledajte status svakog dokumenta
Svaki dokument u prikazu mape pokazuje aktualni status tijeka rada jasnim ikonama:
Dokument može proći sve metode tijeka rada s dokumentima u jednom tijeku. Ovaj je dokument, primjerice, potpisan i ima potvrdu čitanja, što pokazuju ikone:
Preuzmite sažetke tijeka rada
Odbijene ili odobrene datoteke mogu postati PDF-ovi sa sažecima tijeka rada. Izvorni dokument ostaje nepromijenjen.
- Dodajte ažurirane verzije za ponovno pokretanje tijeka ako je nešto odbijeno.
- Stranice sažetka uključuju:
- Odluke s vremenskim oznakama
- Komentare
- Delegiranja
- Preuzmite:
- Cijeli dokument i stranice sažetka
- Samo sažetke
- Ili samo izvornu datoteku
Spremni ste pojednostavniti svoje tijekove rada s dokumentima?
Uz neograničeno ugrađeno odobravanje i elektroničko potpisivanje, najbrže izvršavanje zadataka i bez frustracija.