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Formulaires liés et enregistrements existants

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Les formulaires liés vous permettent de créer un nouvel enregistrement d’un autre type de formulaire en utilisant les valeurs sélectionnées d’un enregistrement existant. Par exemple, vous pouvez lancer une commande d’achat à partir d’une demande d’achat et conserver la description et la quantité de l’article.

Un administrateur configure les deux modèles, le bouton d’action et les champs à copier. Les utilisateurs utilisent ensuite cette action à partir d’un enregistrement original pour remplir le nouveau formulaire.

Configurer un formulaire lié

Vous devez accéder à Outils d’administration. Créez les deux modèles de formulaire et leurs champs avant de configurer le lien. Voir Créer un modèle de formulaire si vous devez d’abord les configurer.

  1. Accédez à Outils d’administration → Modèles de formulaire.
  2. Ouvrez le menu d’engrenage dans la colonne Actions du modèle d’origine et sélectionnez Ajouter un formulaire lié.
  3. Vérifiez le modèle original sélectionné en haut de la page. Son nom et ses champs apparaissent sous Formulaire d’origine. Il s’agit du formulaire dont les enregistrements fournissent les valeurs.
  4. Sous Formulaire lié, sélectionnez le modèle de destination. Il s’agit du formulaire utilisé pour créer le nouvel enregistrement.
  5. Utilisez Texte du bouton pour donner à l’action une étiquette claire, telle que Create Purchase Order.
  6. Pour chaque champ d’origine, choisissez le champ de destination dans la liste déroulante de droite. Laissez Ne pas copier sélectionné pour les valeurs que vous ne souhaitez pas conserver.
  7. Examinez les paires de champs et sélectionnez Enregistrer.

Par exemple, associez le champ Article ou service de la demande d’achat avec le champ Item description du bon de commande. Il n’est pas nécessaire que les deux champs aient le même libellé.

La numérotation automatique est facultative. Vous pouvez créer un enregistrement via une action de formulaire lié même lorsque le formulaire d’origine n’a pas de système de numérotation. Les mappages de champs copient toujours les valeurs sélectionnées dans le formulaire de destination.

Créer un enregistrement à l’aide d’un formulaire lié

  1. Ouvrir un enregistrement créé à partir du modèle de formulaire d’origine.
  2. Sélectionnez l’action de formulaire lié à l’aide du libellé de bouton configuré, tel que Create Purchase Order.
  3. Vérifiez les valeurs reportées dans le formulaire de destination et complétez les champs supplémentaires.
  4. Soumettez le formulaire de destination pour créer le nouvel enregistrement.

Créer des enregistrements de réponse avec une numérotation héritée

Utilisez des formulaires liés pour créer une réponse à partir d’un enregistrement de correspondance entrante. Configurez un lien Lettre entrante → Lettre de réponse, attribuez à son bouton un libellé tel que Create reply et mappez les champs à reporter, comme le sujet. Les utilisateurs ouvrent l’enregistrement entrant, cliquent sur ce bouton, examinent ou complètent la réponse et la soumettent.

Si l’enregistrement source a un Numéro de document, laissez le numéro de document de la réponse vide pour utiliser le numéro de réponse automatique. Lors de la soumission, Folderit ajoute un suffixe séquentiel au numéro de source : par exemple, IN-2026-001-1 pour la première réponse et IN-2026-001-2 pour la suivante. Un autre enregistrement source démarre sa propre séquence de réponses. Cela fonctionne à la fois avec un numéro source saisi manuellement et avec un numéro source attribué par un système de numérotation automatique ; un paramètre de numérotation des réponses distinct n’est pas requis.

Le numéro est attribué lorsque la réponse est soumise, de sorte que son champ Numéro de document peut être vide pendant que vous remplissez le formulaire. Lorsqu’une réponse hérite de son numéro de cette manière, ce numéro est prioritaire sur le système de numérotation automatique du formulaire de destination.

Folderit connecte automatiquement le nouvel enregistrement et sa source sous Éléments liés, avec des liens visibles sur les deux enregistrements. Cela ne nécessite pas de champ Relation distinct dans le modèle de réponse. La réponse est initialement créée dans le dossier de l’enregistrement source. Utilisez Déplacer ensuite s’il appartient à un autre endroit ; son numéro et sa relation sont conservés.

Continuer une chaîne de correspondance

Configurez une action de formulaire lié dans le sens inverse lorsque les utilisateurs doivent poursuivre l’échange entre deux types de formulaire. Une réponse à IN-2026-001-1 peut recevoir IN-2026-001-1-1 et est automatiquement liée à son enregistrement source immédiat.

Le sélecteur de formulaire lié propose actuellement d’autres modèles de formulaire ; il ne propose pas le modèle source lui-même. Utilisez deux types de formulaires avec des liens dans les deux sens pour ce flux.

La création de l’enregistrement de réponse n’envoie pas d’e-mail. Les étapes ci-dessus couvrent la création d’enregistrements, la copie de champs, la numérotation et les relations traçables. Pour produire un PDF ou un DOCX à partir d’un enregistrement, configurez la génération de document séparément.

Rechercher les formulaires liés configurés

Sélectionnez Formulaires liés dans le menu d’engrenage d’un modèle pour afficher ses liens configurés. Le bouton Formulaires liés de la barre d’outils Modèles de formulaire ouvre l’aperçu des formulaires liés.

Quand utiliser les formulaires liés

  • Demande d’achat → Bon de commande : réutiliser les détails de l’article, la quantité et le coût estimé lors de la préparation d’une commande.
  • Rapport d’incident → Action corrective : reporter la référence, la description et le service de l’incident pour lancer une action de suivi.
  • Cas client → Demande de suivi : réutiliser les détails du client et la référence du cas lorsqu’une autre équipe gère l’étape suivante.

Ces exemples nécessitent que les modèles et champs correspondants soient configurés dans votre compte.