Rappels automatiques pour les enregistrements de formulaire
Les rappels de formulaire automatisés vous permettent de configurer des rappels par courrier électronique basés sur la date pour les enregistrements d’un modèle de formulaire, y compris les enregistrements existants. Utilisez-les pour les délais de contrat, les dates de révision et les suivis. Vous configurez la règle via Gérer les rappels dans le menu d’action du modèle de formulaire.
Pour un rappel sur un élément individuel avec une date et une heure que vous choisissez directement, voir Rappels. Pour obtenir de l’aide sur la création du formulaire lui-même, consultez eForms (Modèles de formulaire).
Ouvrir les paramètres de rappel
- Sous Outils d’administration, ouvrez Modèles de formulaire.
- Recherchez le modèle et ouvrez le menu d’engrenage dans sa colonne Actions.
- Sélectionnez Gérer les rappels.
- Sélectionnez Ajouter un rappel dans la barre d’outils.
Si aucun rappel n’a été configuré pour le modèle, la page affiche Aucun rappel configuré pour le moment.
Choisir quand envoyer le rappel
Sélectionnez le Champ de date sur lequel le rappel doit être basé. Définissez ensuite :
- Quantité : la taille du décalage horaire.
- Unité : minutes, heures, jours, semaines, mois ou années.
- Planification : Avant ou Après la date sélectionnée.
Exemple: pour configurer un rappel 30 jours avant la fin d’un contrat, sélectionnez le champ de date de fin de contrat approprié, saisissez 30, choisissez Jours et sélectionnez Avant. Les noms de champs dépendent de la configuration de votre formulaire et de votre compte.
Ajouter des conditions facultatives
Utilisez Conditions (facultatives) pour spécifier quels enregistrements sont éligibles. Les conditions sont vérifiées au début du rappel et à nouveau lorsqu’il est dû.
- Sélectionnez + Ajouter une condition.
- Choisissez le Champ de formulaire à vérifier.
- Sélectionnez un Opérateur.
- Saisissez un Valeur lorsque cet opérateur le demande.
- Ajoutez plus de conditions si nécessaire.
Sous Conditions de correspondance, choisissez Toutes les conditions (ET) si toutes les conditions doivent correspondre, ou Au moins une condition (OU) si au moins une doit correspondre.
Les opérateurs disponibles dépendent du type de champ. Les options incluent les vérifications d’existence et de valeurs vides, l’égalité, la correspondance de texte et les comparaisons supérieures ou inférieures. Par exemple, un champ de texte peut utiliser Égal à, Contient, Commence par ou Se termine par.
Conditions de dates
Pour une comparaison de dates, Type de valeur propose Absolu et Relatif. Les valeurs relatives ont un montant, une unité et un timing Avant/Après. Par rapport à propose Heure actuelle et Valeur du champ ; + Décalage ajoute un autre composant de décalage. Les unités de condition relative incluent les secondes, les minutes, les heures, les jours, les semaines, les mois et les années.
Choisir les destinataires
Utilisez un ou plusieurs contrôles de destinataire :
- + Ajouter un e-mail : saisissez une adresse email.
- + Ajouter un utilisateur : sélectionnez un utilisateur de compte.
- + Ajouter un groupe : sélectionnez un groupe d’utilisateurs.
- + Ajouter un destinataire à partir d’un champ : sélectionnez un champ éligible qui identifie le destinataire de l’enregistrement.
Les champs destinataire disponibles dépendent du formulaire. Utilisez le contrôle de suppression à côté d’une ligne de destinataire ajoutée pour la supprimer de la configuration.
Écrivez le message et enregistrez
Saisissez un Objet et un Message. L’éditeur répertorie les espaces réservés pour les champs de formulaire disponibles pour votre modèle. Utilisez les espaces réservés exacts qui y sont indiqués lors de la rédaction du rappel ; les noms disponibles varient selon les modèles.
Vérifiez le champ de date, l’heure, les conditions, les destinataires et le message, puis sélectionnez Enregistrer.