Softver za virtualnu sobu podataka
Dijelite povjerljive dokumente s vanjskim pregledavaocima uz kontrolu nad tim ko ih vidi, šta može raditi i kada njegov pristup završava.
Folderit donosi alate virtualne sobe za podatke u vaš sistem za upravljanje dokumentima: dozvole imenovanih korisnika, pristup samo za pregled, tragove revizije i opcionalne dinamičke vodene žigove. Pripremite datoteke, podijelite određeni folder za pregled i zadržite nadzor tokom rada.
Dajte svakom pregledavaocu pristup potreban njegovom zadatku
Pri dubinskoj provjeri rijetko je potrebno da svaki primalac vidi svaku datoteku. Podijelite odabrane datoteke, foldere ili odjeljke s imenovanim korisnicima ili grupama, a zatim odaberite nivo dozvola za svakoga. Interne radne dokumente držite odvojeno od materijala odobrenog za otkrivanje.
| Šta je primaocu potrebno | Pristup koji treba koristiti |
|---|---|
| Čitanje bez preuzimanja | Samo pregledPregled podržanih dokumenata bez kontrola za preuzimanje, štampanje, kopiranje teksta ili uređivanje. |
| Zadržavanje kopije za vlastiti rad | PregledavalacPregled, preuzimanje i štampanje bez mijenjanja ili brisanja pohranjenog resursa. |
| Priprema i revidiranje dokumenata | UrednikOmogućite internom timu ažuriranje verzija i metapodataka, uz prava uređivanja i brisanja zajedničkog resursa. |
Pogledajte detalje nivoa dozvola. Tailor dodaje prilagođene dozvole za pojedinačne radnje. Ograničenja pregleda ne sprečavaju nekoga da fotografiše svoj ekran.
Upravljajte pregledavaocima u grupama
Kreirajte grupe za osobe uključene u pregled, poput vanjskih pravnih savjetnika ili finansijskog tima kupca. Podijelite samo relevantne foldere sa svakom korisničkom grupom, tako da pristup prati njeno članstvo.
Povežite preglede s identitetom
Uz dodatak za vodene žigove, pregledi dijagonalno prikazuju korisničko ime pregledavaoca preko dokumenta, uz datum i vrijeme pristupa te naziv datoteke u zaglavlju ili podnožju. Prilagodljiva neprozirnost pomaže održati sadržaj čitljivim.
Primjer: pregled kupca. Vaš transakcijski tim priprema dokumente u internom folderu. Odobrene finansijske izvještaje dijelite s finansijskom grupom kupca uz pristup Samo pregled, dok odobrene rasporede za preuzimanje dijelite uz pristup Pregledavalac. Zaseban pravni folder ide pravnim pregledavaocima. Ovo je primjer konfiguracije; odredite obuhvat otkrivanja prije pozivanja primalaca.
Pregledajte aktivnosti i zatvorite pristup po završetku pregleda
Pregledajte trag revizije
Administratori mogu filtrirati globalni dnevnik revizije prema datumu, korisniku, obuhvatu resursa i radnji. Izvezite rezultate kao XLSX, ODS ili CSV radi pregleda zajedno s projektnom evidencijom.
Koristite dijeljenje imenovanim korisnicima kada aktivnost trebate povezati s računom. Anonimna posjeta javnom linku ne potvrđuje identitet posjetioca.
Postavite rok pristupa
Dodijelite datum i vrijeme kada korisniku ili grupi ističe dozvola dijeljenja. To je korisno za vremenski ograničen pregled ili angažman savjetnika.
Istek uklanja tu dozvolu dijeljenja, a ne datoteku. Provjerite i druge puteve pristupa: primalac i dalje može imati pristup putem druge grupe, nadređenog foldera ili zasebnog unosa dijeljenja.
Kontrola pristupa zavisi i od načina prijave. Administratori mogu zahtijevati dvofaktorsku autentifikaciju, postaviti pravila lozinki i podesiti IP ograničenja putem Sigurnosne politike. Folderit pruža šifrirane veze i 256-bitno šifriranu pohranu; pregledajte Centar povjerenja u odnosu na zahtjeve svoje organizacije.
Postavite sobu prema potrebama pregleda
- Definišite strukturu otkrivanjaPočnite s folderima kao što su Korporativni dokumenti, Finansije, Ugovori i Zaposlenici. Dodijelite internu odgovornu osobu za svako područje i odlučite koji su dokumenti spremni za vanjski pregled.
- Pripremite jasan skup dokumenataKoristite dosljedne nazive i provjerite da se dijeli ispravna verzija. Folderitova historija verzija drži revizije zajedno; uspostavite interni proces pregleda prije zamjene datoteka koje su već otkrivene.
- Provjerite iskustvo pregledavaocaPozovite ovlaštenog testnog pregledavaoca s predviđenim dozvolama. Provjerite vidljivost foldera, preglede dokumenata, dozvoljena preuzimanja i istek pristupa prije dodavanja cijele grupe. Potvrdite da se vaši formati datoteka prikazuju kako očekujete.
- Zatvorite pregled i sačuvajte zapisPregledajte aktivnosti, uklonite preostali pristup i odlučite šta organizacija treba zadržati. Arhiviranje i čuvanje zasebne su odluke od završetka vanjskog pregleda.
Spajanja i preuzimanja
Organizujte finansijski, pravni i operativni materijal za određene grupe kupaca. Istražite upotrebu sobe za podatke pri spajanjima i preuzimanjima.
Dubinska provjera
Dajte savjetnicima određen skup dokumenata za pregled, uz dozvole i rok pristupa. Pogledajte primjere dubinske provjere.
Prikupljanje sredstava za startup
Pripremajte materijal za investitore u fazama i odaberite čemu svaki primalac može pristupiti. Pročitajte o sobama za podatke za startup kompanije.
Pitanja koja treba razjasniti prije pozivanja pregledavalaca
Koja je prednost korištenja Folderita kao sobe za podatke?
Pregled se može odvijati unutar istog sistema koji koristite za organizovanje i upravljanje dokumentima. Možete interno pripremiti datoteke, otkriti odabrani skup uz definisane dozvole i nakon toga zadržati zapise. To je naročito korisno kada vaša organizacija treba stalno upravljanje dokumentima i povremene vanjske preglede.
Koji plan nam treba i jesu li vodeni žigovi uključeni?
Dinamički vodeni žigovi dodatak su koji se kupuje zasebno i nisu uključeni ni u jedan podrazumijevani plan. Tailor dodaje detaljne prilagođene dozvole. Planovi imaju i definisan broj korisnika i prostor za pohranu, pa potvrdite broj pregledavalaca i potrebne funkcije prema aktuelnim cijenama pri planiranju sobe. Zatražite demonstraciju planiranih postavki, uključujući vodene žigove ako su potrebni.
Trebaju li vanjski pregledavaoci Folderit račun?
Dijeljenje imenovanim korisnicima zahtijeva da se primaoci registruju i prijave. Javni link omogućava pristup bez računa, ali ga može koristiti svako ko ima URL. Odaberite dijeljenje imenovanim korisnicima za povjerljive preglede kod kojih pristup i revizijski zapisi trebaju zavisiti od identiteta.
Možemo li opozvati datoteku koju je neko već preuzeo?
Prekid pristupa sprečava daljnji pristup putem uklonjene dozvole; ne može povući kopije koje su već preuzete. Kada primaoci trebaju samo čitati dokument, razmotrite pristup Samo pregled i vodene žigove. Ove kontrole podržavaju vašu politiku otkrivanja, uz sporazume o povjerljivosti i procedure koje vaša organizacija zahtijeva.
Pogledajte svoj proces pregleda u Folderitu
Recite nam šta trebate podijeliti, ko će to pregledati i koje su kontrole važne. Proći ćemo kroz dozvole, vodene žigove i opcije planova za vašu primjenu.