Virtuaalinen datahuone yrityskauppoihin
Virtuaalinen datahuone yrityskauppoihin
Yrityskauppa on vaativa hanke. Yrityksen toiminta on esitettävä mahdollisille sijoittajille tai ostajille ymmärrettävässä ja analysoitavassa muodossa. Asiakirjoja ja toistuvia tietopyyntöjä kertyy selvityksestä ja ennakkomarkkinoinnista due diligence -tarkastukseen sekä kaupan jälkeiseen yhdistämiseen. Tätä asiakirjatyötä tukee Folderitin virtuaalinen datahuone yrityskauppoihin.
Miksi yrityskaupassa tarvitaan virtuaalinen datahuone?
Kaupassa yrityksen eri osa-alueet arvioidaan molempien osapuolten etuja suojaten. Tätä kutsutaan due diligence -tarkastukseksi. Osallistujia voivat olla esimerkiksi:
- Ostajat
- Myyjät
- Taloushallinto
- Henkilöstöpäällikkö
- Kirjanpitäjät
- Auditoijat
- Projektipäälliköt
Arviointi edellyttää luottamuksellisen yritystiedon käsittelyä ilman hallitsematonta levitystä. Ennen kuin yrityskauppojen virtuaaliset datahuoneet yleistyivät, aineistoa tarkasteltiin usein fyysisesti paikan päällä arkaluonteisen tiedon jakelun hallitsemiseksi.
Säilytä ja jaa asiakirjat turvallisesti
Folderit suojaa tallennettuja tietoja 256-bittisellä salauksella ja siirrettäviä tietoja salatuilla SSL/TLS-yhteyksillä. Käyttöoikeudet määrittävät, ketkä pääsevät sisältöön. Folderit tukee myös salasanakäytäntöä, jossa määritetään vahvuus ja tarvittaessa vaihtoväli.
Folderitin tavoite on suojata sisältö ja sallia tarpeellinen käyttö. Käyttäjille ja ryhmille voidaan antaa eri oikeudet laajasta käsittelystä pelkkään esikatseluun tai jättää pääsy antamatta. Olennaisen tiedostokäytön tallentaa tapahtumaloki, josta näet käyttäjän, tiedoston ja ajankohdan.
Folderitin yrityskauppadatahuoneessa osapuolet saavat tarpeellisen aineiston, mutta esimerkiksi tarpeettomat henkilöstötiedot voidaan pitää heidän käyttöoikeuksiensa ulkopuolella.
Oikein määritetyillä henkilö- ja ryhmäoikeuksilla rajoitat sisällön näkyvyyden valtuutettuihin käyttäjiin.
Folderitin automaattinen säilytyksen hallinta auttaa järjestämään myös kaupan jälkeisen käsittelyn. Määritä oikeaan tarkoitukseen arkistointi, roskakori tai pysyvä poisto säilytysajan päättyessä. Säilytysaika ei ole sama asia kuin jaetun pääsyn päättymisaika, ja oikeudelliset velvoitteet sekä varmuuskopioiden käsittely on arvioitava erikseen.
Helppo yhteistyö
Folderitin virtuaalisessa datahuoneessa osapuolet voivat käyttää sallittua sisältöä verkkoyhteydellä varustetulla tietokoneella, tabletilla tai puhelimella. Näin he voivat valmistella kauppaa ja hankittavan toiminnan yhdistämistä ilman jatkuvaa käyntiä yrityksen tiloissa.
Folderitin haku, metatiedot ja mukautetut kentät auttavat myös monimutkaisissa kansiorakenteissa ja arkistoissa. OCR-sisältöhaku löytää tietoa tuetuista kuvista, skannauksista ja PDF-tiedostoista. Tallennus- ja hakutuki riippuvat tiedostomuodosta ja skannauksen laadusta.
Folderitin hyväksyntätyönkulku tukee neuvottelua, kun asiakirja tarvitsee usean osapuolen päätöksen. Hyväksynnät voidaan kerätä rinnakkain tai määrätyssä järjestyksessä, esimerkiksi ensin talousjohtajalta ja sitten toimitusjohtajalta ennen taloudellista sitoumusta.
Lopuksi
Yrityskaupan datahuoneelta tarvitaan muutakin kuin säilytystila. Folderitin ominaisuuksilla voit tarkastella kokonaisuutta ja seurata tapahtumalokista, ketkä käyttivät mitäkin tiedostoja ja milloin. Nämä tapahtumat voivat auttaa jatkokysymysten ja pullonkaulojen tunnistamisessa, mutta ne eivät yksin mittaa tiedoston parissa vietettyä aikaa tai ennusta osapuolen päätöstä.