Softver za virtuelnu sobu podataka
Delite poverljive dokumente s spoljnim pregledavaocima uz kontrolu nad tim ko ih vidi, šta može raditi i kada njegov pristup završava.
Folderit donosi alate virtuelne sobe za podatke u vaš sistem za upravljanje dokumentima: dozvole imenovanih korisnika, pristup samo za pregled, tragove revizije i opcionalne dinamičke vodene žigove. Pripremite datoteke, podelite određeni folder za pregled i zadržite nadzor tokom rada.
Dajte svakom pregledavaocu pristup potreban njegovom zadatku
Pri dubinskoj proveri retko je potrebno da svaki primalac vidi svaku datoteku. Podelite odabrane datoteke, foldere ili odeljke s imenovanim korisnicima ili grupama, a zatim odaberite nivo dozvola za svakoga. Interne radne dokumente držite odvojeno od materijala odobrenog za otkrivanje.
| Šta je primaocu potrebno | Pristup koji treba koristiti |
|---|---|
| Čitanje bez preuzimanja | Samo pregledPregled podržanih dokumenata bez kontrola za preuzimanje, štampanje, kopiranje teksta ili uređivanje. |
| Zadržavanje kopije za vlastiti rad | PregledavalacPregled, preuzimanje i štampanje bez menjanja ili brisanja sačuvanog resursa. |
| Priprema i revidiranje dokumenata | UrednikOmogućite internom timu ažuriranje verzija i metapodataka, uz prava uređivanja i brisanja zajedničkog resursa. |
Pogledajte detalje nivoa dozvola. Tailor dodaje prilagođene dozvole za pojedinačne radnje. Ograničenja pregleda ne sprečavaju nekoga da fotografiše svoj ekran.
Upravljajte pregledavaocima u grupama
Kreirajte grupe za osobe uključene u pregled, poput spoljnih pravnih savetnika ili finansijskog tima kupca. Podelite samo relevantne foldere sa svakom korisničkom grupom, tako da pristup prati njeno članstvo.
Povežite preglede s identitetom
Uz dodatak za vodene žigove, pregledi dijagonalno prikazuju korisničko ime pregledavaoca preko dokumenta, uz datum i vreme pristupa te naziv datoteke u zaglavlju ili podnožju. Prilagodljiva neprozirnost pomaže održati sadržaj čitljivim.
Primer: pregled kupca. Vaš transakcijski tim priprema dokumente u internom folderu. Odobrene finansijske izveštaje delite s finansijskom grupom kupca uz pristup Samo pregled, dok odobrene rasporede za preuzimanje delite uz pristup Pregledavalac. Zaseban pravni folder ide pravnim pregledavaocima. Ovo je primer konfiguracije; odredite obuhvat otkrivanja pre pozivanja primalaca.
Pregledajte aktivnosti i zatvorite pristup po završetku pregleda
Pregledajte trag revizije
Administratori mogu filtrirati globalni dnevnik revizije prema datumu, korisniku, obuhvatu resursa i radnji. Izvezite rezultate kao XLSX, ODS ili CSV radi pregleda zajedno s projektnom evidencijom.
Koristite deljenje imenovanim korisnicima kada aktivnost trebate povezati s računom. Anonimna poseta javnom linku ne potvrđuje identitet posetioca.
Postavite rok pristupa
Dodelite datum i vreme kada korisniku ili grupi ističe dozvola deljenja. To je korisno za vremenski ograničen pregled ili angažman savetnika.
Istek uklanja tu dozvolu deljenja, a ne datoteku. Proverite i druge puteve pristupa: primalac i dalje može imati pristup putem druge grupe, nadređenog foldera ili zasebnog unosa deljenja.
Kontrola pristupa zavisi i od načina prijave. Administratori mogu zahtevati dvofaktorsku autentifikaciju, postaviti pravila lozinki i podesiti IP ograničenja putem Bezbednosne politike. Folderit pruža šifrirane veze i 256-bitno šifrirano skladištenje; pregledajte Centar poverenja u odnosu na zahteve svoje organizacije.
Postavite sobu prema potrebama pregleda
- Definišite strukturu otkrivanjaPočnite s folderima kao što su Korporativni dokumenti, Finansije, Ugovori i Zaposleni. Dodelite internu odgovornu osobu za svako područje i odlučite koji su dokumenti spremni za spoljni pregled.
- Pripremite jasan skup dokumenataKoristite dosledne nazive i proverite da se deli ispravna verzija. Folderitova istorija verzija drži revizije zajedno; uspostavite interni proces pregleda pre zamene datoteka koje su već otkrivene.
- Proverite iskustvo pregledavaocaPozovite ovlašćenog testnog pregledavaoca s predviđenim dozvolama. Proverite vidljivost foldera, preglede dokumenata, dozvoljena preuzimanja i istek pristupa pre dodavanja cele grupe. Potvrdite da se vaši formati datoteka prikazuju kako očekujete.
- Zatvorite pregled i sačuvajte zapisPregledajte aktivnosti, uklonite preostali pristup i odlučite šta organizacija treba zadržati. Arhiviranje i čuvanje zasebne su odluke od završetka spoljnog pregleda.
Spajanja i preuzimanja
Organizujte finansijski, pravni i operativni materijal za određene grupe kupaca. Istražite upotrebu sobe za podatke pri spajanjima i preuzimanjima.
Dubinska provera
Dajte savetnicima određen skup dokumenata za pregled, uz dozvole i rok pristupa. Pogledajte primere dubinske provere.
Prikupljanje sredstava za startup
Pripremajte materijal za investitore u fazama i odaberite čemu svaki primalac može pristupiti. Pročitajte o sobama za podatke za startup kompanije.
Pitanja koja treba razjasniti pre pozivanja pregledavalaca
Koja je prednost korišćenja Folderita kao sobe za podatke?
Pregled se može odvijati unutar istog sistema koji koristite za organizovanje i upravljanje dokumentima. Možete interno pripremiti datoteke, otkriti odabrani skup uz definisane dozvole i nakon toga zadržati zapise. To je naročito korisno kada vaša organizacija treba stalno upravljanje dokumentima i povremene spoljne preglede.
Koji plan nam treba i jesu li vodeni žigovi uključeni?
Dinamički vodeni žigovi dodatak su koji se kupuje zasebno i nisu uključeni ni u jedan podrazumevani plan. Tailor dodaje detaljne prilagođene dozvole. Planovi imaju i definisan broj korisnika i prostor za skladištenje, pa potvrdite broj pregledavalaca i potrebne funkcije prema aktuelnim cenama pri planiranju sobe. Zatražite demonstraciju planiranih postavki, uključujući vodene žigove ako su potrebni.
Trebaju li spoljni pregledavaoci Folderit račun?
Deljenje imenovanim korisnicima zahteva da se primaoci registruju i prijave. Javni link omogućava pristup bez računa, ali ga može koristiti svako ko ima URL. Odaberite deljenje imenovanim korisnicima za poverljive preglede kod kojih pristup i revizijski zapisi trebaju zavisiti od identiteta.
Možemo li opozvati datoteku koju je neko već preuzeo?
Prekid pristupa sprečava daljnji pristup putem uklonjene dozvole; ne može povući kopije koje su već preuzete. Kada primaoci trebaju samo čitati dokument, razmotrite pristup Samo pregled i vodene žigove. Ove kontrole podržavaju vašu politiku otkrivanja, uz sporazume o poverljivosti i procedure koje vaša organizacija zahteva.
Pogledajte svoj proces pregleda u Folderitu
Recite nam šta trebate podeliti, ko će to pregledati i koje su kontrole važne. Proći ćemo kroz dozvole, vodene žigove i opcije planova za vašu primenu.